Autor: luis

«Excel me salvó de cientos de pensionados reclamando en mi escritorio!»

Hace dos años atrás asumí como jefe de operaciones de rentas vitalicias en Penta Vida.

El área que tenía a cargo, venía de un complejo proyecto de cambio de sistema y la supervisora que tenía a cargo, había pasado por un periodo maternal que la tuvo alejada del proceso varios meses.

Si bien, cada miembro del equipo conocía sus funciones y responsabilidades bastante bien, mi percepción era que no existían herramientas de control que permitieran asegurar que las cosas se estaban haciendo a tiempo.

Y en rentas vitalicias eso es clave! Porque el pago de las pensiones no puede retrasarse por ningún motivo. Eso sería una catástrofe: portadas de diarios seguro y una larga fila de pensionados reclamando por su pago!

Pero para asegurar que el pago saliera en fecha, todos los demás procesos precedentes también tenían que suceder en fechas específicas.

La supervisora manejaba un «calendario de proceso» que distribuía a todo el equipo el primer día hábil del mes, con la lista de actividades y la fecha en que ésta debía ser completada.

La lista era bastante detallada: Alrededor de 80 tareas distribuidas en los miembros del equipo.

Pero, ¿cómo podíamos controlar su ejecución?

«Tranquilo, ellos saben lo que tienen que hacer!» era la respuesta de la supervisora. Para mí, no era suficiente. 

Entonces pensé en asignar las tareas en Outlook. La herramienta permite asignar una tarea,y además confirmar su ejecución

Era la solución perfecta!…pero enviar 80 tareas manualmente todos los meses!! 
La solución definitiva

No estaba dispuesto a asignar manualmente 80 tareas mensuales por Outlook, ni mucho menos a tener que llenar un checklist impreso…pero tampoco quería correr el riesgo de retrasar el proceso de pago y tener a cientos de pensionados reclamando en la ventanilla!!

La solución tenía que ser electrónica y automatizada!

Diseñé una macro de Excel que tomaba la lista de tareas y enviaba automáticamente las tareas por Outlook!

No tardaba ni dos minutos en hacerlo!

Presionaba un botón y la magia de Excel hacía todo el trabajo!

Y además, tenía en mi casilla de correo el control de todas las tareas de mi equipo: las que estaban terminadas, las que se encontraban a tiempo y especialmente, las retrasadas!

Nos ganamos una felicitación del Gerente por la mejora y otras áreas implementaron la misma solución.

Excelente idea! Soluciones en Excel de bajo costo y rápida implementación

Consulta! Seguro que podemos ayudarte a resolver tu problema.

Lo que nadie te contó del Caso La Polar

A mediados del año 2011 la opinión pública se enteraba de uno de los escándalos financieros más bullados de los últimos años.

La conocida casa comercial La Polar había efectuado reiteradas renegociaciones unilaterales de deuda, generando intereses abusivos que afectaron a un gran número de clientes.

Inmediatamente de conocida la noticia, los altos ejecutivos de la firma ofrecieron planes de pago a los clientes afectados con importantes descuentos en el interés, situación que muchos aprovecharon para liquidar sus deudas y deshacerse del problema.

Pero, ¿qué pasó con los clientes que no pudieron acogerse a estos planes de pago y siguieron manteniendo una deuda con La Polar? ¿Cómo se determinó el monto que efectivamente adeudaban estas personas, eliminando el efecto de la repactación unilateral?
La solución implementada por La Polar

La Polar contrató los servicios de un experto matemático que se encargó de definir el algoritmo mediante el cual debían recalcularse las deudas de los clientes afectados.

Una vez definido el algoritmo, el área de sistemas se encargó de aplicar el algoritmo a la base de clientes y corregir los montos.

Le pregunto: ¿Usted se habría quedado tranquilo sabiendo que La Polar fue quien hizo la corrección de las deudas? 

Probablemente su respuesta sea que no. Los ejecutivos de La Polar pensaron lo mismo, así que contrataron a una empresa consultora para que efectuara la revisión. 
La «sencilla» revisión

Para que se haga usted una idea, estamos hablando de una cartera de aproximadamente 100.000 clientes.

La base de datos que nos entregaron para efectuar la revisión, contenía la información histórica de todas las compras efectuadas por estos clientes: monto compra, fecha, tasa de interés, saldo insoluto, interés.

El cálculo del saldo insoluto e interés, para cada compra, mes a mes. ¿Se imagina la cantidad de información?

Afortunadamente las estadísticas nos permiten reducir el análisis a una «muestra representativa», así que debíamos revisar la información de sólo unos 15.000 clientes extraídos al azar.

¿Se imagina efectuando la revisión uno a uno? Imposible!


La solución no podía ser otra

Primero revisé manualmente un caso: desarrollé una planilla Excel que generaba la tabla de desarrollo de cada compra, es decir, indicando monto, tasa de interés y meses plazo, calculaba el que debía ser el saldo insoluto e interés de cada periodo.

Luego simplemente debía verificar que esos montos en cada mes fueran iguales a los registrados en la base de datos...pero para 15.000 clientes!!!

Construí una macro de Excel que se conectaba a la base de datos que contenía la información de deuda de los clientes (SQL Server), recorría los registros de cada uno de los clientes y pegaba en mi plantilla de cálculo el monto de deuda, tasa de interés y meses plazo.

Luego la misma macro comparaba uno a uno los valores calculados por la plantilla con los valores de la base de datos y generaba un archivo de salida (CSV, texto separado por comas) con el resultado de la revisión.

Dejé corriendo este proceso automático y como por arte de magia, en unos minutos ya tenía el resultado de los primeros 5000 clientes!

Revisé los archivos y encontré las primeras diferencias. Analicé los datos y empecé a encontrar ciertos patrones que fui reportando.

La historia dirá que finalmente nuestro informe validó la corrección de deudas aplicada por La Polar y que este proyecto no habría sido posible sin contar con esta poderosa herramienta de análisis que es Excel.

Hay cientos de aplicaciones que ni imaginas! Te puedo asegurar que en este momento tienes muchas oportunidades de optimización de tu trabajo pero no las ves porque estás sumergido en el día a día.

Déjame ayudarte! 

Soluciones en Excel de bajo costo y rápida implementación. EXCELente idea!

Increíble!!! Trabajó tres noches completas sin descanso!!!

Hace unos años me desempeñaba como jefe del área de compras de un importante Banco.

En mi equipo contaba con profesionales muy dedicados y comprometidos. Era frecuente que tuvieran que hacer horas extras para poder responder al alto volumen de trabajo, pero la situación se escapó de todo límite cuando se implementó el nuevo sistema.

Un «pequeño error de omisión»

La gestión de compras contemplaba desde la solicitud de parte del área usuaria, las cotizaciones (minino tres proveedores) y finalmente el registro de la orden de compra al proveedor adjudicado.

Cuando empezamos a utilizar el nuevo sistema noté que el volumen de órdenes disminuyó, sin embargo veía que todos trabajaban duro, hasta muy tarde. ¿Qué estaba ocurriendo?

«Jefe, nos demoramos el doble!!!»

– «Por cada compra que gestionamos, debemos registrar todos los datos del proveedor: Rut, razón social, giro, dirección comercial, persona de contacto, etc.»

– «¿Pero cómo? Si el antiguo sistema tenía toda esa información!!!»

– «Es que no migraron la información de proveedores!!!!»

– «ESTO ES INSÓLITO!!!! ¿Cómo salimos en productivo sin que se haya efectuado la migración

«No estaba contemplada» me dijeron en informática. «Es algo compleja. Tendríamos que cotizarla» me dijeron los representantes del software… Y nosotros con el agua al cuello!!!

«No se preocupen, yo lo hago!»

La única forma de revertir esto era haciendo la carga de los proveedores en el nuevo sistema.

Revisé el sistema antiguo y descubrí que podía descargar la base completa de proveedores a una planilla Excel.

El nuevo sistema proveía una interfaz web en la que se podía ingresar la información de los proveedores, pero registrándola uno a uno. No tenía un proceso de carga masiva.

«No se preocupen!! YO LO HAGO!», les dije.

Obviamente lo que tenía en mente no era ingresarlos uno a uno. Era una locura!

Programé una macro en Excel que dejaba corriendo toda la noche!

En tres noches registré la totalidad de los proveedores: más de 6.000!!

Con esta información cargada, el registro de la información de compras se hizo mucho más sencillo. Rápidamente nos pusimos al día y volvimos a la normalidad.

A la semana siguiente, el proveedor del software me envío la cotización por el proyecto de migración. Demoraban dos semanas y cobraban una cifra ridículamente alta.

¿Se imaginan mi respuesta? (Espero sus comentarios! ¿Qué habrías respondido?)

Una macro de Excel puede interactuar con otro sistema, registrando datos como si fuera un digitador incansable que trabaja día y noche para ti!

¿Tienes un problema similar que no sabes como resolver? Ponte en contacto con nosotros!

EXCELente ideasoluciones en excel para tu empresa.

 

«Con el nuevo sistema me tardo el doble!» … Te suena conocido?

«Des​​​de que tenemos el nuevo sistema las cosas van de mal en peor… Me demoro el doble en generar el reporte semanal de ventas…no lo puedo creer!!»«Los de informática me dijeron que ese módulo no estaba incluido en la implementación, así que tendremos que arreglarnos porque no hay más presupuesto»

«Pero si yo les dije que necesitaba un reporte de compras por proveedor. El informe estándar no me resuelve el problema!»

«Mira, la solución es sacar una sábana de datos y filtrar de ahí lo que necesitas»

¿Te resultan familiares estas frases? Seguramente.

Los ERP están diseñados para resolver el 80% de las problemáticas de la operación. El 20% restante es parte de las particularidades de cada empresa, y normalmente se resuelve «sobre la marcha», «lo mejor que se pueda» o queda para la «versión beta»

¿Qué puedes hacer entonces?

EXCEL..ente idea te ayuda potenciar tus actuales planillas de cálculo o implementar nuevas soluciones sencillas, de bajo costo, que te permitan resolver de manera rápida y eficiente estos problemas.

¿No contemplaron la interfaz para registro de proveedores y debes redigitar la información en dos sistemas?

¿Nadie se acordó del reporte semanal que debes generar y ahora tardas el doble en generarlo?

Podemos ayudarte!! Sácale partido a tus planillas, mejora tus procesos de negocio y sobrevive al cambio que implica una implementación de un nuevo ERP…

EXCEL..ente idea! 

¿Sabías que…es posible programar una macro de Excel para que ingrese datos en un formulario?

¿Es posible programar una macro de Excel para que ingrese datos en un formulario?

Así es! Una macro puede emular señales del teclado y movimientos del mouse, como si tú mismo estuvieras escribiendo algo!

En consecuencia la macro puede interactuar con un formulario web o con otra aplicación, ingresando datos COMO SI FUERA UN ROBOT TRABAJANDO PARA TI!

No sigas perdiendo el tiempo con tareas repetitivas que no aportan valor!

Deja que excel trabaje para ti y dedícate a lo que realmente importa!

Solicita una evaluación gratuita… podemos ayudarte!

Abrir chat
Bienvenido! En qué podemos ayudarte?