Categoría: Sabías que

Curiosas aplicaciones de Excel

Basta de envases estúpidos!

“La cáscara de ninguna fruta tarda 400 años en descomponerse. Detén esta locura”. Así de contundente es el mensaje que lanza esta campaña que lleva por título “Envases estúpidos” y que ha sido creada por Mullenlowe SSP3 (Bogotá) para la ONG Conservación Internacional Colombia.

En estas gráficas nos encontramos imágenes que todos estamos acostumbrados a ver en supermercados y que reflejan cómo el abuso de los envases plásticos se nos ha ido de las manos: plátanos empaquetados individualmente, mandarinas peladas y presentadas en bandejas de plástico, aguacates que se venden cortados por la mitad envueltos en film…

Tal y como cuentan en la explicación de la campaña, “la naturaleza se ha tomado miles de años para crear el envoltorio perfecto para las frutas, pero paradójicamente, estamos sustituyéndolo con plásticos que, en lugar de proteger, destruyen nuestra medio ambiente”.

Excelente idea! Comparte para que más tiendas y supermercados se unan en esta campaña!

Las 10 funciones Excel que todo profesional debe conocer, según Harvard

Rellenar un Excel puede parecer lo más tedioso y aburrido del mundo. Sin embargo, el sistema de hojas de cálculo que lanzó Microsoft a finales de los 80 puede ser mucho más interesante y útil de lo que muchos imaginan!

Según la prestigiosa Universidad de Harvard(en Massachusetts, EE.UU.), 10 de las 500 funciones que ofrece el programa son básicas y necesarias, y «todos deberíamos aprenderlas».

La institución educativa destacó en su sitio web Harvard Business Review que 750 millones de personas trabajan a diario para mantener Excel actualizado, y que el producto de Microsoft se destaca de otras aplicaciones de cálculo.

«Llevamos una década enseñando y probando Microsoft Excel», se lee en la revista digital. «Una encuesta que elaboramos a varios empleados de oficina sugiere que pasamos más de un 10% de nuestra vida laboral haciendo hojas de cálculo».

«Para quienes trabajan en investigación y desarrollo o finanzas, esa cifra se eleva al 30%, unas 2,5 horas al día».

El problema es que no todos ellos son igual de buenos a la hora de manejar las hojas de cálculo o conocen las fórmulas básicas.

A continuación, Excelente idea te muestra un decálogo de funciones Excel que la Universidad de Harvard considera «especialmente fáciles de aprender» (necesitas unas dos horas en total) y que «pueden marcar la diferencia» a la hora de «ahorrar tiempo y mejorar la productividad».

1. Pegado especial (10 minutos de aprendizaje)

Excel permite copiar toda la información de una selección de celdas y pegar los datos en otras celdas especificadas, pero puedes utilizar una opción llamada «pegado especial» para pegar la información de otra manera.

El pegado especial sirve para que puedas elegir qué elementos copias y cuáles no. De esa manera evitas copiar formatos o fórmulas indeseadas.

¿Cómo ejecutarlo?: cuando copies lo que hay en tu celda (Ctr+C) pulsa Ctrl+Alt+V para hacer un pegado especial y selecciona lo que quieres copiar. Alt+E+S+V es el comando para pegar esos elementos. También puedes usar el menú desplegable y elegir la opción en el cuadro de diálogo.

2. Insertar varias filas (2 minutos)

A veces, necesitas añadir varias filas de vez a una tabla, y hacerlo una por una no siempre es lo más práctico. Esta función agiliza la tarea.

¿Cómo ejecutarlo?: usando un atajo del teclado (Ctrl, shift, +) selecciona el número de filas que quieres agregar y haz clic en el botón derecho para insertadas. También puedes usar el comando «Insertar filas de hoja», siempre y cuando selecciones antes las filas que vas a añadir.

3. Relleno rápido (30 minutos)

«El relleno rápido (Flash Fill en inglés) es como magia y puede usarse en diferentes situaciones», se lee en la Harvard Business Review. «Es un ahorro de tiempo fantástico cuando necesitas ingresar o cambiar muchos datos de forma rápida y precisa; es un método asombroso».

Se trata de un sistema que le permite a Excel aprender ciertas cosas del trabajo que haces e identificar patrones para completar algunas celdas, rellenándolas automáticamente.

Por ejemplo, sugiere un nombre completo si pones nombres y apellidos en dos columnas diferentes, o permite separarlos si los pones juntos.

¿Cómo ejecutarlo?: debes pulsar Ctrl + E, o ir a la pestaña de «Datos» y activar «Relleno Rápido». Si no te aparece esa opción, prueba en «Avanzado» y «Relleno Rápido Automático», dice Microsoft Office en su página de ayuda.

4. Índice y coincidir (45 minutos)

«Índice» y «Coincidir» se usan ampliamente en Excel para realizar búsquedas complejas. Por separado no son demasiado interesantes, pero cuando las combinas se aprecia su poder, dicen los especialistas de Harvard.

Ambas permiten extraer datos y valores concretos que necesitas de grandes hojas de cálculo, de manera que «una tarea tediosa y rutinaria resulte rápida y sencilla», explican desde la universidad.

Este método requiere un poco más de tiempo (y paciencia) para aprenderlo, pero te permitirá ser mucho más veloz a la hora de buscar ciertos datos.

¿Cómo ejecutarlo?: «Índice» tiene dos sintaxis: matricial y de referencia. La primera (matriz; núm_fila; [núm_columna]) sirve para hacer búsquedas. «Coincidir»(valor_buscado,matriz_de_busqueda;[tipo_de_coincidencia]) se utiliza para encontrar la posición de un valor en una lista.

5. Suma rápida (2 minutos)

Según Harvard, esta es una de las primeras funciones que seguramente aprendiste en Excel: cómo sumar una fila o columna. Pero, ¿sabías que puedes seleccionar la celda al final de una fila o columna en apenas unos segundos?

¿Cómo ejecutarlo?: Selecciona la celda y haz clic en Ctrl + Shift + = para activar la función. Equivale a «Autosuma».

6. CTRL Z / CTRL Y (1 minuto)

Probablemente ya sepas que el Ctrl + Z se usa para revertir errores. Pues bien, existe otra opción para recuperar lo que borraste: el comando Ctrl + Y.

Es como un pase gratuito que te salva de cualquier problema, dice la universidad estadounidense.

¿Cómo ejecutarlo?: muy fácil: pulsa Ctrl + Y para revertir cualquier «error» que eliminaste con Ctrl + Z.

7. Eliminar duplicados (10 minutos)

Esta fórmula es sencilla y rápida de usar. Obviamente, sirve para lo que uno esperaría: eliminar valores que se repitan en cualquier conjunto de datos en Excel.

La Universidad de Harvard recomienda colocar en otra hoja lo que desees borrar. El sistema deja por defecto el primer valor que aparece en la tabla.

¿Cómo ejecutarlo?:seleccionar la tabla, ve a la pestaña «Datos» de Excel y haz clic en «Quitar Duplicados». El programa te preguntará a qué columna le aplicarás ese cambio.

8. Congelar paneles (15 minutos)

Inmovilizar filas y columnas puede servir para contrastar datos que tienes lejos de otros en la hoja de cálculo. Al hacerlo, los verás en la pantalla cuando navegues por ella.

¿Cómo ejecutarlo?: elige la parte de la hoja de cálculo que quieres congelar y haz clic en el menú «vista» o «visualización». Después selecciona «inmovilizar fila superior» e «inmovilizar columna», haciendo clic en lo que quieras congelar.

9 F4 (10 minutos)

F4 tiene dos funciones específicas en Excel: crear una referencia absoluta y repetir tu acción o comando más reciente.

¿Cómo ejecutarlo?: sencillamente, pulsa F4 cuando quieras hacer una de esas dos cosas. La mayoría de las veces repetirá la última acción. Si presionas la tecla mientras tienes resaltada una celda con una fórmula, te dará opciones de posibles referencias.

10 Ctrl + flechas (5 minutos)

Esta opción es especialmente práctica para grandes bases de datos, pues permite acceder a la última cifra en cuestión de segundos, sin pasear por toda la tabla de forma manual.

¿Cómo ejecutarlo?: ejecuta el comando con Ctrl + Abajo para llegar al final de documento, o desplázate por él con las flechas. También te servirá para seleccionar datos en segundos y maximizar tu productividad.

Cuál conocías? Cuál fue la que te pareció más útil? Recuerda, si necesitas ayuda para hacer realidad tu próximo proyecto de optimizacion, ponte en contacto con nosotros.

Descubre aquí todas las maravillas que es posible hacer con Excel.

Nadarías en una piscina a 500 pies de altura?

Sus diseñadores aseguran que soporta incluso un huracán, pero sin duda se te pondrán los pelos de punta al ver estas imágenes.

Una piscina donde puedes nadar a nada menos que 500 pies de altura!

No se si sea una excelente idea, pero te la traemos para sorprenderte nuevamente! Si quieres visitarla, se encuentra en Market Square Tower de Houston.

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Paseo en bus…por el río!!

Recorrer la ciudad el bus es un Tour bastante común en muchas ciudades del mundo, pero estos creativos operadores turísticos decidieron agregar algo de emoción desarrollando los recorridos en bus por el río.

Varios buses anfibios ya funcionan en ciudades como Amsterdam, Hamburgo y Sevilla.

Con que nos sorprenderán la próxima vez?

Excelente idea! Si buscas innovación para tu negocio, potenciando tus herramientas Excel, ponte en contacto con nosotros!

Vivirías en una «Ciudad bosque»? Pronto será una realidad!

No hablamos de ciencia ficción. La ciudad bosque se construirá en China antes del 2020. Con una capacidad para que habiten 30.000 personas, podrá absorber casi 10.000 toneladas de CO2 y producir 900 de oxígeno.



El Estudio a cargo es Stefano Boeri Architetti, SBA, conocido ya por los ‘edificios árbol’ en Suiza, Italia, Países Bajos y China.


Se ha elegido la zona montañosa de Guangxi, al sur de China para el proyecto que se extenderá unas 175 ha a lo largo del ríoLiujiang. Las construcciones que albergarán a unas 30.000 personas, estarán cubiertas completamente de una frondosa vegetación, un total 40.000 árboles y casi un millón de plantas de más de 100 especies.


Esto colaborará con la captación de unas10.000 toneladas de dióxido de carbono y57 toneladas de partículas contaminantes por año. Finalizada la obra y ya en funcionamiento, producirá aproximadamente 900 toneladas anuales de oxígeno.


Esta cubierta vegetal contribuirá a mejorar la calidad del aire y disminuirá la temperatura media, creando barreras naturales contra el ruido y mejorando también la biodiversidad de la fauna, al proporcionar un nuevo hábitat para las distintas especies de aves, insectos y animales pequeños que habitan el territorio de Liuzhou.


En cuanto al transporte, la ciudad no quedará aislada, se implementará una línea rápida de ferrocarril para coches eléctricos que conectarán con el centro de Liuzhou. De todas maneras, en la misma ciudad habrá centros comerciales, espacios recreativos, dos escuelas y un hospital.


Según el arquitecto Boeri, la ciudad bosque de Liuzhou contará con todas las conexiones aptas para el uso de nuevas tecnologías para funcionar como establecimiento urbano autosuficiente en materia de energías renovables. Este complejo dispondrá de energía geotérmica para su climatización interior, así como de paneles solares sobre sus techos. 

Esta será la primer ciudad del mundo que integreel uso de energías renovables,la autoeficiencia energética, y que aumentará la biodiversidad y reducirá la contaminación del aire, gracias a la multiplicación de las superficies urbanas vegetales y biológicas.


El arquitecto Boeri confía en que “esta experiencia servirá de referencia para animar a cada vez más arquitectos, planificadores urbanísticos, administraciones públicas y autoridades políticas a implementar, mejorar y multiplicar la construcción de nuevas ciudades bosque en China y otras partes del mundo”, y así colaborar con el cuidado del planeta. 


Los responsables del proyecto calculan que esta futurista y pionera ciudad estará terminada en 2020.

«Excel me salvó de cientos de pensionados reclamando en mi escritorio!»

Hace dos años atrás asumí como jefe de operaciones de rentas vitalicias en Penta Vida.

El área que tenía a cargo, venía de un complejo proyecto de cambio de sistema y la supervisora que tenía a cargo, había pasado por un periodo maternal que la tuvo alejada del proceso varios meses.

Si bien, cada miembro del equipo conocía sus funciones y responsabilidades bastante bien, mi percepción era que no existían herramientas de control que permitieran asegurar que las cosas se estaban haciendo a tiempo.

Y en rentas vitalicias eso es clave! Porque el pago de las pensiones no puede retrasarse por ningún motivo. Eso sería una catástrofe: portadas de diarios seguro y una larga fila de pensionados reclamando por su pago!

Pero para asegurar que el pago saliera en fecha, todos los demás procesos precedentes también tenían que suceder en fechas específicas.

La supervisora manejaba un «calendario de proceso» que distribuía a todo el equipo el primer día hábil del mes, con la lista de actividades y la fecha en que ésta debía ser completada.

La lista era bastante detallada: Alrededor de 80 tareas distribuidas en los miembros del equipo.

Pero, ¿cómo podíamos controlar su ejecución?

«Tranquilo, ellos saben lo que tienen que hacer!» era la respuesta de la supervisora. Para mí, no era suficiente. 

Entonces pensé en asignar las tareas en Outlook. La herramienta permite asignar una tarea,y además confirmar su ejecución

Era la solución perfecta!…pero enviar 80 tareas manualmente todos los meses!! 
La solución definitiva

No estaba dispuesto a asignar manualmente 80 tareas mensuales por Outlook, ni mucho menos a tener que llenar un checklist impreso…pero tampoco quería correr el riesgo de retrasar el proceso de pago y tener a cientos de pensionados reclamando en la ventanilla!!

La solución tenía que ser electrónica y automatizada!

Diseñé una macro de Excel que tomaba la lista de tareas y enviaba automáticamente las tareas por Outlook!

No tardaba ni dos minutos en hacerlo!

Presionaba un botón y la magia de Excel hacía todo el trabajo!

Y además, tenía en mi casilla de correo el control de todas las tareas de mi equipo: las que estaban terminadas, las que se encontraban a tiempo y especialmente, las retrasadas!

Nos ganamos una felicitación del Gerente por la mejora y otras áreas implementaron la misma solución.

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Consulta! Seguro que podemos ayudarte a resolver tu problema.

Lo que nadie te contó del Caso La Polar

A mediados del año 2011 la opinión pública se enteraba de uno de los escándalos financieros más bullados de los últimos años.

La conocida casa comercial La Polar había efectuado reiteradas renegociaciones unilaterales de deuda, generando intereses abusivos que afectaron a un gran número de clientes.

Inmediatamente de conocida la noticia, los altos ejecutivos de la firma ofrecieron planes de pago a los clientes afectados con importantes descuentos en el interés, situación que muchos aprovecharon para liquidar sus deudas y deshacerse del problema.

Pero, ¿qué pasó con los clientes que no pudieron acogerse a estos planes de pago y siguieron manteniendo una deuda con La Polar? ¿Cómo se determinó el monto que efectivamente adeudaban estas personas, eliminando el efecto de la repactación unilateral?
La solución implementada por La Polar

La Polar contrató los servicios de un experto matemático que se encargó de definir el algoritmo mediante el cual debían recalcularse las deudas de los clientes afectados.

Una vez definido el algoritmo, el área de sistemas se encargó de aplicar el algoritmo a la base de clientes y corregir los montos.

Le pregunto: ¿Usted se habría quedado tranquilo sabiendo que La Polar fue quien hizo la corrección de las deudas? 

Probablemente su respuesta sea que no. Los ejecutivos de La Polar pensaron lo mismo, así que contrataron a una empresa consultora para que efectuara la revisión. 
La «sencilla» revisión

Para que se haga usted una idea, estamos hablando de una cartera de aproximadamente 100.000 clientes.

La base de datos que nos entregaron para efectuar la revisión, contenía la información histórica de todas las compras efectuadas por estos clientes: monto compra, fecha, tasa de interés, saldo insoluto, interés.

El cálculo del saldo insoluto e interés, para cada compra, mes a mes. ¿Se imagina la cantidad de información?

Afortunadamente las estadísticas nos permiten reducir el análisis a una «muestra representativa», así que debíamos revisar la información de sólo unos 15.000 clientes extraídos al azar.

¿Se imagina efectuando la revisión uno a uno? Imposible!


La solución no podía ser otra

Primero revisé manualmente un caso: desarrollé una planilla Excel que generaba la tabla de desarrollo de cada compra, es decir, indicando monto, tasa de interés y meses plazo, calculaba el que debía ser el saldo insoluto e interés de cada periodo.

Luego simplemente debía verificar que esos montos en cada mes fueran iguales a los registrados en la base de datos...pero para 15.000 clientes!!!

Construí una macro de Excel que se conectaba a la base de datos que contenía la información de deuda de los clientes (SQL Server), recorría los registros de cada uno de los clientes y pegaba en mi plantilla de cálculo el monto de deuda, tasa de interés y meses plazo.

Luego la misma macro comparaba uno a uno los valores calculados por la plantilla con los valores de la base de datos y generaba un archivo de salida (CSV, texto separado por comas) con el resultado de la revisión.

Dejé corriendo este proceso automático y como por arte de magia, en unos minutos ya tenía el resultado de los primeros 5000 clientes!

Revisé los archivos y encontré las primeras diferencias. Analicé los datos y empecé a encontrar ciertos patrones que fui reportando.

La historia dirá que finalmente nuestro informe validó la corrección de deudas aplicada por La Polar y que este proyecto no habría sido posible sin contar con esta poderosa herramienta de análisis que es Excel.

Hay cientos de aplicaciones que ni imaginas! Te puedo asegurar que en este momento tienes muchas oportunidades de optimización de tu trabajo pero no las ves porque estás sumergido en el día a día.

Déjame ayudarte! 

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