Etiqueta: ayuda Excel

Un experto Excel no pudo resolverlo…

«Intentamos trabajar con un experto Excel, pero no funcionó. No entendía nuestro lenguaje…»

Así comenzó nuestra conversación con Rodrigo.

Él tenia un ambicioso proyecto en mente, pero para materializarlo necesitaba alguien que además de saber Excel, supiera de Abastecimiento Estratégico. (o Strategic Sourcing)

«Tú tienes el mix perfecto. Sabes Excel y conoces nuestro negocio. Conversemos»

Rodrigo trabaja en el mundo de compras estratégicas. Licitaciones. Pero de las grandes.

Procesos que involucran a muchos proveedores, muchos artículos, distintas áreas solicitantes. Alta complejidad.

«En algunos casos pasamos semanas planillando. No es eficiente. Necesitamos optimizar el proceso»

El proyecto

Abordamos el proyecto en tres etapas :

Fase 1: Estructurar el formato de cotización. Generar una planilla inteligente, que efectuara validaciones automáticas, para que los proveedores que participaran del proceso de licitación no cometieran errores en el envío de sus ofertas

Fase 2: Automatizar el proceso de generación de las bases de licitación. Una vez definido el universo de artículos que se licitará, la idea es generar el formato de cotización «con solo hacer un click en un botón»

Fase 3: Automatizar el proceso de consolidación de ofertas.

Imagínense lo que es recibir más de 40 ofertas de distintos proveedores.

¿Cómo determinar cuáles son los mejores oferentes? ¿Qué artículos se adjudicarán a cada proveedor?

Sin lugar a dudas, este fue el mayor desafío.

Luego de tres meses de trabajo y ciclos exigentes de pruebas, el producto final vió la luz.

Ayer recibí feedback del resultado:

El proceso de consolidación pasó de tardarse más de 4 horas de planilleo a apenas 5 minutos.

En 5 minutos la planilla arroja la lista de artículos adjudicados y el detalle.

Un verdadero éxito!

Incluso superó la estimación que habíamos hecho inicialmente.

Una planilla automática no sólo minimiza errores, sino que ademas te hace ganar muchísimo tiempo.

Tiempo improductivo planillando que puedes destinar a labores de análisis que generen mayor valor.

Deja de trabajar para Excel, planillando todo el día y empieza a hacer que Excel trabaje para ti.

Excelente idea. Desarrollamos soluciones de bajo costo y tremendos resultados.

ABC Costing – Cómo determinar el costo de productos de forma simple

Tanto las grandes corporaciones como los pequeños negocios necesitan conocer con claridad sus costos.

La industria cada vez más competitiva ha hecho que los procesos productivos se vuelvan cada vez más complejos.

A medida que la organización crece, surgen más unidades de apoyo, cuyos costos engrosan la línea de costos indirectos, por lo que resulta difícil establecer criterios para asociarlos a un producto o canal.

En este escenario, la pregunta : ¿cuánto me cuesta producir una unidad de producto z y entregarla en la sucursal x? Se vuelve casi imposible de resolver.

La metodología de costeo por actividades (ABC Costing en sus siglas en inglés) provee una manera simple y eficaz de resolver este problema.

Mediante un levantamiento de gastos por centro de costos, actividades desarrolladas por cada unidad, tiempos dedicados a esas actividades y productos y/o servicios vendidos, es posible determinar de forma bastante precisa :

  • ¿En qué actividades se gastan más recursos?
  • ¿Cuál es el costo que agregan las unidades de apoyo?
  • ¿Cuánto me cuesta cada producto en cada sucursal?
  • ¿Qué canal de ventas es más rentable y cuál menos?

Ésta metodología incluso te permite identificar oportunidades de externalizacion de procesos (tareas en las que no soy eficiente, y no son relevantes para mi negocio), que pueden significar importantes ahorros y mayor competitividad.

Y lo mejor de todo esto, es que no requieres comprar un gran sistema para implementarlo. Puedes hacerlo directamente en una planilla Excel.

Fácil de administrar, fácil de usar y tremendamente útil para tomar decisiones estratégicas, tácticas y operativas de tu negocio.

Si requieres mayor información acerca de esta metodología y te interesa implementar un piloto, ponte en contacto con nosotros!

Lo que nadie te contó del Caso La Polar

A mediados del año 2011 la opinión pública se enteraba de uno de los escándalos financieros más bullados de los últimos años.

La conocida casa comercial La Polar había efectuado reiteradas renegociaciones unilaterales de deuda, generando intereses abusivos que afectaron a un gran número de clientes.

Inmediatamente de conocida la noticia, los altos ejecutivos de la firma ofrecieron planes de pago a los clientes afectados con importantes descuentos en el interés, situación que muchos aprovecharon para liquidar sus deudas y deshacerse del problema.

Pero, ¿qué pasó con los clientes que no pudieron acogerse a estos planes de pago y siguieron manteniendo una deuda con La Polar? ¿Cómo se determinó el monto que efectivamente adeudaban estas personas, eliminando el efecto de la repactación unilateral?
La solución implementada por La Polar

La Polar contrató los servicios de un experto matemático que se encargó de definir el algoritmo mediante el cual debían recalcularse las deudas de los clientes afectados.

Una vez definido el algoritmo, el área de sistemas se encargó de aplicar el algoritmo a la base de clientes y corregir los montos.

Le pregunto: ¿Usted se habría quedado tranquilo sabiendo que La Polar fue quien hizo la corrección de las deudas? 

Probablemente su respuesta sea que no. Los ejecutivos de La Polar pensaron lo mismo, así que contrataron a una empresa consultora para que efectuara la revisión. 
La «sencilla» revisión

Para que se haga usted una idea, estamos hablando de una cartera de aproximadamente 100.000 clientes.

La base de datos que nos entregaron para efectuar la revisión, contenía la información histórica de todas las compras efectuadas por estos clientes: monto compra, fecha, tasa de interés, saldo insoluto, interés.

El cálculo del saldo insoluto e interés, para cada compra, mes a mes. ¿Se imagina la cantidad de información?

Afortunadamente las estadísticas nos permiten reducir el análisis a una «muestra representativa», así que debíamos revisar la información de sólo unos 15.000 clientes extraídos al azar.

¿Se imagina efectuando la revisión uno a uno? Imposible!


La solución no podía ser otra

Primero revisé manualmente un caso: desarrollé una planilla Excel que generaba la tabla de desarrollo de cada compra, es decir, indicando monto, tasa de interés y meses plazo, calculaba el que debía ser el saldo insoluto e interés de cada periodo.

Luego simplemente debía verificar que esos montos en cada mes fueran iguales a los registrados en la base de datos...pero para 15.000 clientes!!!

Construí una macro de Excel que se conectaba a la base de datos que contenía la información de deuda de los clientes (SQL Server), recorría los registros de cada uno de los clientes y pegaba en mi plantilla de cálculo el monto de deuda, tasa de interés y meses plazo.

Luego la misma macro comparaba uno a uno los valores calculados por la plantilla con los valores de la base de datos y generaba un archivo de salida (CSV, texto separado por comas) con el resultado de la revisión.

Dejé corriendo este proceso automático y como por arte de magia, en unos minutos ya tenía el resultado de los primeros 5000 clientes!

Revisé los archivos y encontré las primeras diferencias. Analicé los datos y empecé a encontrar ciertos patrones que fui reportando.

La historia dirá que finalmente nuestro informe validó la corrección de deudas aplicada por La Polar y que este proyecto no habría sido posible sin contar con esta poderosa herramienta de análisis que es Excel.

Hay cientos de aplicaciones que ni imaginas! Te puedo asegurar que en este momento tienes muchas oportunidades de optimización de tu trabajo pero no las ves porque estás sumergido en el día a día.

Déjame ayudarte! 

Soluciones en Excel de bajo costo y rápida implementación. EXCELente idea!

«Con el nuevo sistema me tardo el doble!» … Te suena conocido?

«Des​​​de que tenemos el nuevo sistema las cosas van de mal en peor… Me demoro el doble en generar el reporte semanal de ventas…no lo puedo creer!!»«Los de informática me dijeron que ese módulo no estaba incluido en la implementación, así que tendremos que arreglarnos porque no hay más presupuesto»

«Pero si yo les dije que necesitaba un reporte de compras por proveedor. El informe estándar no me resuelve el problema!»

«Mira, la solución es sacar una sábana de datos y filtrar de ahí lo que necesitas»

¿Te resultan familiares estas frases? Seguramente.

Los ERP están diseñados para resolver el 80% de las problemáticas de la operación. El 20% restante es parte de las particularidades de cada empresa, y normalmente se resuelve «sobre la marcha», «lo mejor que se pueda» o queda para la «versión beta»

¿Qué puedes hacer entonces?

EXCEL..ente idea te ayuda potenciar tus actuales planillas de cálculo o implementar nuevas soluciones sencillas, de bajo costo, que te permitan resolver de manera rápida y eficiente estos problemas.

¿No contemplaron la interfaz para registro de proveedores y debes redigitar la información en dos sistemas?

¿Nadie se acordó del reporte semanal que debes generar y ahora tardas el doble en generarlo?

Podemos ayudarte!! Sácale partido a tus planillas, mejora tus procesos de negocio y sobrevive al cambio que implica una implementación de un nuevo ERP…

EXCEL..ente idea! 

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