Etiqueta: errores de implantación

Increíble!!! Trabajó tres noches completas sin descanso!!!

Hace unos años me desempeñaba como jefe del área de compras de un importante Banco.

En mi equipo contaba con profesionales muy dedicados y comprometidos. Era frecuente que tuvieran que hacer horas extras para poder responder al alto volumen de trabajo, pero la situación se escapó de todo límite cuando se implementó el nuevo sistema.

Un «pequeño error de omisión»

La gestión de compras contemplaba desde la solicitud de parte del área usuaria, las cotizaciones (minino tres proveedores) y finalmente el registro de la orden de compra al proveedor adjudicado.

Cuando empezamos a utilizar el nuevo sistema noté que el volumen de órdenes disminuyó, sin embargo veía que todos trabajaban duro, hasta muy tarde. ¿Qué estaba ocurriendo?

«Jefe, nos demoramos el doble!!!»

– «Por cada compra que gestionamos, debemos registrar todos los datos del proveedor: Rut, razón social, giro, dirección comercial, persona de contacto, etc.»

– «¿Pero cómo? Si el antiguo sistema tenía toda esa información!!!»

– «Es que no migraron la información de proveedores!!!!»

– «ESTO ES INSÓLITO!!!! ¿Cómo salimos en productivo sin que se haya efectuado la migración

«No estaba contemplada» me dijeron en informática. «Es algo compleja. Tendríamos que cotizarla» me dijeron los representantes del software… Y nosotros con el agua al cuello!!!

«No se preocupen, yo lo hago!»

La única forma de revertir esto era haciendo la carga de los proveedores en el nuevo sistema.

Revisé el sistema antiguo y descubrí que podía descargar la base completa de proveedores a una planilla Excel.

El nuevo sistema proveía una interfaz web en la que se podía ingresar la información de los proveedores, pero registrándola uno a uno. No tenía un proceso de carga masiva.

«No se preocupen!! YO LO HAGO!», les dije.

Obviamente lo que tenía en mente no era ingresarlos uno a uno. Era una locura!

Programé una macro en Excel que dejaba corriendo toda la noche!

En tres noches registré la totalidad de los proveedores: más de 6.000!!

Con esta información cargada, el registro de la información de compras se hizo mucho más sencillo. Rápidamente nos pusimos al día y volvimos a la normalidad.

A la semana siguiente, el proveedor del software me envío la cotización por el proyecto de migración. Demoraban dos semanas y cobraban una cifra ridículamente alta.

¿Se imaginan mi respuesta? (Espero sus comentarios! ¿Qué habrías respondido?)

Una macro de Excel puede interactuar con otro sistema, registrando datos como si fuera un digitador incansable que trabaja día y noche para ti!

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«Con el nuevo sistema me tardo el doble!» … Te suena conocido?

«Des​​​de que tenemos el nuevo sistema las cosas van de mal en peor… Me demoro el doble en generar el reporte semanal de ventas…no lo puedo creer!!»«Los de informática me dijeron que ese módulo no estaba incluido en la implementación, así que tendremos que arreglarnos porque no hay más presupuesto»

«Pero si yo les dije que necesitaba un reporte de compras por proveedor. El informe estándar no me resuelve el problema!»

«Mira, la solución es sacar una sábana de datos y filtrar de ahí lo que necesitas»

¿Te resultan familiares estas frases? Seguramente.

Los ERP están diseñados para resolver el 80% de las problemáticas de la operación. El 20% restante es parte de las particularidades de cada empresa, y normalmente se resuelve «sobre la marcha», «lo mejor que se pueda» o queda para la «versión beta»

¿Qué puedes hacer entonces?

EXCEL..ente idea te ayuda potenciar tus actuales planillas de cálculo o implementar nuevas soluciones sencillas, de bajo costo, que te permitan resolver de manera rápida y eficiente estos problemas.

¿No contemplaron la interfaz para registro de proveedores y debes redigitar la información en dos sistemas?

¿Nadie se acordó del reporte semanal que debes generar y ahora tardas el doble en generarlo?

Podemos ayudarte!! Sácale partido a tus planillas, mejora tus procesos de negocio y sobrevive al cambio que implica una implementación de un nuevo ERP…

EXCEL..ente idea! 

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