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Macro Excel para buscar y rescatar información de un sitio web

Seguramente habías escuchado de tablas dinámicas, fórmulas avanzadas e incluso, macros en Excel

Siempre te imaginaste que su campo de acción, estaba limitado sólo a la planilla.

Sorprendete con esta aplicación poco conocida de Excel.

Una planilla que:

✅ Se conecta a un sitio web

✅ Ingresa parámetros de búsqueda en el sitio del Poder Judicial y

✅ Rescata la información de una causa en proceso.

https://youtu.be/GhJaQ53fJnQ

¿Te imaginas todas las aplicaciones?

Ingresa datos en un formulario web o cualquier otra aplicación en cuestión de segundos, sin descanso, 24×7.

Excelente idea. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados!

Cuéntame tu proyecto! Podemos ayudarte!

«Excel me salvó de cientos de pensionados reclamando en mi escritorio!»

Hace dos años atrás asumí como jefe de operaciones de rentas vitalicias en Penta Vida.

El área que tenía a cargo, venía de un complejo proyecto de cambio de sistema y la supervisora que tenía a cargo, había pasado por un periodo maternal que la tuvo alejada del proceso varios meses.

Si bien, cada miembro del equipo conocía sus funciones y responsabilidades bastante bien, mi percepción era que no existían herramientas de control que permitieran asegurar que las cosas se estaban haciendo a tiempo.

Y en rentas vitalicias eso es clave! Porque el pago de las pensiones no puede retrasarse por ningún motivo. Eso sería una catástrofe: portadas de diarios seguro y una larga fila de pensionados reclamando por su pago!

Pero para asegurar que el pago saliera en fecha, todos los demás procesos precedentes también tenían que suceder en fechas específicas.

La supervisora manejaba un «calendario de proceso» que distribuía a todo el equipo el primer día hábil del mes, con la lista de actividades y la fecha en que ésta debía ser completada.

La lista era bastante detallada: Alrededor de 80 tareas distribuidas en los miembros del equipo.

Pero, ¿cómo podíamos controlar su ejecución?

«Tranquilo, ellos saben lo que tienen que hacer!» era la respuesta de la supervisora. Para mí, no era suficiente. 

Entonces pensé en asignar las tareas en Outlook. La herramienta permite asignar una tarea,y además confirmar su ejecución

Era la solución perfecta!…pero enviar 80 tareas manualmente todos los meses!! 
La solución definitiva

No estaba dispuesto a asignar manualmente 80 tareas mensuales por Outlook, ni mucho menos a tener que llenar un checklist impreso…pero tampoco quería correr el riesgo de retrasar el proceso de pago y tener a cientos de pensionados reclamando en la ventanilla!!

La solución tenía que ser electrónica y automatizada!

Diseñé una macro de Excel que tomaba la lista de tareas y enviaba automáticamente las tareas por Outlook!

No tardaba ni dos minutos en hacerlo!

Presionaba un botón y la magia de Excel hacía todo el trabajo!

Y además, tenía en mi casilla de correo el control de todas las tareas de mi equipo: las que estaban terminadas, las que se encontraban a tiempo y especialmente, las retrasadas!

Nos ganamos una felicitación del Gerente por la mejora y otras áreas implementaron la misma solución.

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Increíble!!! Trabajó tres noches completas sin descanso!!!

Hace unos años me desempeñaba como jefe del área de compras de un importante Banco.

En mi equipo contaba con profesionales muy dedicados y comprometidos. Era frecuente que tuvieran que hacer horas extras para poder responder al alto volumen de trabajo, pero la situación se escapó de todo límite cuando se implementó el nuevo sistema.

Un «pequeño error de omisión»

La gestión de compras contemplaba desde la solicitud de parte del área usuaria, las cotizaciones (minino tres proveedores) y finalmente el registro de la orden de compra al proveedor adjudicado.

Cuando empezamos a utilizar el nuevo sistema noté que el volumen de órdenes disminuyó, sin embargo veía que todos trabajaban duro, hasta muy tarde. ¿Qué estaba ocurriendo?

«Jefe, nos demoramos el doble!!!»

– «Por cada compra que gestionamos, debemos registrar todos los datos del proveedor: Rut, razón social, giro, dirección comercial, persona de contacto, etc.»

– «¿Pero cómo? Si el antiguo sistema tenía toda esa información!!!»

– «Es que no migraron la información de proveedores!!!!»

– «ESTO ES INSÓLITO!!!! ¿Cómo salimos en productivo sin que se haya efectuado la migración

«No estaba contemplada» me dijeron en informática. «Es algo compleja. Tendríamos que cotizarla» me dijeron los representantes del software… Y nosotros con el agua al cuello!!!

«No se preocupen, yo lo hago!»

La única forma de revertir esto era haciendo la carga de los proveedores en el nuevo sistema.

Revisé el sistema antiguo y descubrí que podía descargar la base completa de proveedores a una planilla Excel.

El nuevo sistema proveía una interfaz web en la que se podía ingresar la información de los proveedores, pero registrándola uno a uno. No tenía un proceso de carga masiva.

«No se preocupen!! YO LO HAGO!», les dije.

Obviamente lo que tenía en mente no era ingresarlos uno a uno. Era una locura!

Programé una macro en Excel que dejaba corriendo toda la noche!

En tres noches registré la totalidad de los proveedores: más de 6.000!!

Con esta información cargada, el registro de la información de compras se hizo mucho más sencillo. Rápidamente nos pusimos al día y volvimos a la normalidad.

A la semana siguiente, el proveedor del software me envío la cotización por el proyecto de migración. Demoraban dos semanas y cobraban una cifra ridículamente alta.

¿Se imaginan mi respuesta? (Espero sus comentarios! ¿Qué habrías respondido?)

Una macro de Excel puede interactuar con otro sistema, registrando datos como si fuera un digitador incansable que trabaja día y noche para ti!

¿Tienes un problema similar que no sabes como resolver? Ponte en contacto con nosotros!

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