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«Excel me salvó de cientos de pensionados reclamando en mi escritorio!»

Hace dos años atrás asumí como jefe de operaciones de rentas vitalicias en Penta Vida.

El área que tenía a cargo, venía de un complejo proyecto de cambio de sistema y la supervisora que tenía a cargo, había pasado por un periodo maternal que la tuvo alejada del proceso varios meses.

Si bien, cada miembro del equipo conocía sus funciones y responsabilidades bastante bien, mi percepción era que no existían herramientas de control que permitieran asegurar que las cosas se estaban haciendo a tiempo.

Y en rentas vitalicias eso es clave! Porque el pago de las pensiones no puede retrasarse por ningún motivo. Eso sería una catástrofe: portadas de diarios seguro y una larga fila de pensionados reclamando por su pago!

Pero para asegurar que el pago saliera en fecha, todos los demás procesos precedentes también tenían que suceder en fechas específicas.

La supervisora manejaba un «calendario de proceso» que distribuía a todo el equipo el primer día hábil del mes, con la lista de actividades y la fecha en que ésta debía ser completada.

La lista era bastante detallada: Alrededor de 80 tareas distribuidas en los miembros del equipo.

Pero, ¿cómo podíamos controlar su ejecución?

«Tranquilo, ellos saben lo que tienen que hacer!» era la respuesta de la supervisora. Para mí, no era suficiente. 

Entonces pensé en asignar las tareas en Outlook. La herramienta permite asignar una tarea,y además confirmar su ejecución

Era la solución perfecta!…pero enviar 80 tareas manualmente todos los meses!! 
La solución definitiva

No estaba dispuesto a asignar manualmente 80 tareas mensuales por Outlook, ni mucho menos a tener que llenar un checklist impreso…pero tampoco quería correr el riesgo de retrasar el proceso de pago y tener a cientos de pensionados reclamando en la ventanilla!!

La solución tenía que ser electrónica y automatizada!

Diseñé una macro de Excel que tomaba la lista de tareas y enviaba automáticamente las tareas por Outlook!

No tardaba ni dos minutos en hacerlo!

Presionaba un botón y la magia de Excel hacía todo el trabajo!

Y además, tenía en mi casilla de correo el control de todas las tareas de mi equipo: las que estaban terminadas, las que se encontraban a tiempo y especialmente, las retrasadas!

Nos ganamos una felicitación del Gerente por la mejora y otras áreas implementaron la misma solución.

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