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Se termina Office!.. Y ahora quién podrá ayudarnos?

Se termina Office!.. Y ahora quién podrá ayudarnos?

La empresa a cargo de la suite informática más popular del mundo, Microsoft, anunció el fin de su marca Office, la cual dejará de funcionar en noviembre.

La corporación de Bill Gates aclaró que las aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y Teams no desaparecerán, sino que serán albergadas en un nuevo paquete de programas bajo el nombre Microsoft 365.

Microsoft ha decidido despedirse de la marca Office y englobar las aplicaciones de ofimática en la nueva aplicación Microsoft 365, que adoptará una nueva apariencia e incorporará nuevas funciones, según consignó EuropaPress.

La compañía tecnológica ha anunciado la nueva aplicación Microsoft 365 (distinta de la plataforma en la nube con el mismo nombre), que “en los próximos meses”, sustituirá a servicios actualmente disponibles bajo el nombre de Office: Office.com, la ‘app’ móvil Office y la ‘app’ Office para Windows.

Este cambio de nombre, que incluye un nuevo icono, una nueva apariencia y nuevas funciones, empezará a materializarse en noviembre con Office.com, y se completará en enero con su llegada a las aplicaciones para móvil y Windows.

El cambio será automático, como ha confirmado Microsoft en la página de la nueva ‘app’, e incorporará nuevas plantillas, nuevos módulos para descubrir herramientas o anclar las que más se utilicen y nuevas formas de organizar los trabajos con etiquetas personalizadas, entre otras novedades.

Para Microsoft, la nueva ‘app’ Microsoft 365, que reemplazará a Office luego de su fin, es “el punto de partida para experimentar” con las herramientas que incluye, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, mientras que la suscripción a esta nueva app da acceso a una plataforma en la nube con más aplicaciones, más funciones y más almacenamiento.

5 ideas para automatizar procesos administrativos con IA

La Inteligencia Artificial (IA) ha revolucionado la forma en que las empresas automatizan sus procesos administrativos, aumentando la eficiencia y reduciendo los errores.

Hoy día los robot se aplican a una serie de ámbitos e industrias, reduciendo significativamente los tiempos de proceso y generando con ello, ventajas competitivas que pueden marcar la diferencia entre generar o no una venta.

Los clientes necesitan soluciones ahora y estarán dispuestos a comprar sólo aquellos productos y servicios que se entreguen de forma inmediata.

Si tu sitio web no tiene un robot atendiendo esas llamadas, estás perdiendo muchísimo terreno.

A continuación, te presentamos cinco ideas innovadoras para implementar IA en la automatización de procesos administrativos, junto con soluciones específicas de IA, casos reales de implementación, el país donde se implementó y la duración de su funcionamiento.

Seguro que estas ideas te inspiraran para optimizar tus procesos de negocio.

1. Automatización de la Gestión de documentos

Gestión documental

Te has pasado horas buscando un archivo que guardaste por error en la carpeta equivocada?

Utilizando la Visión por Computadora, una rama de la IA, para clasificar, etiquetar y organizar documentos de manera inteligente, es posible optimizar la organización y búsqueda de expedientes y archivos relevantes.

En 2015, la empresa norteamericana ABBYY implementó soluciones de IA para procesamiento de documentos, y logró reducir el tiempo de gestión en un 50%.

2. Asistente virtual para atención de clientes

Chatbot

Una de las soluciones que más se han desarrollado en el último tiempo son los chatbot.

Contestadores automáticos que atienden los requerimientos de los clientes 24×7.

Con la irrupción de Chatgpt se produjo un avance significativo en estas soluciones, ya que en la actualidad es posible implementar Chatbot con procesamiento del lenguaje natural (NLP), lo que ofrece una interfaz mucho más «humana» para atender consultas de clientes.

El banco HSBC de México utiliza desde 2018 un chatbot impulsado por IA para responder preguntas de clientes las 24 horas del día.

Según sus estimaciones, con esta herramienta han conseguido mejorar la satisfacción del cliente en más de un 30%.

3. Análisis Predictivo de Datos Financieros:

3. Análisis predictivo de datos financieros

Análisis financiero

Una rama poco conocida de la inteligencia artificial es el desarrollo de algoritmos de Machine Learning.

Estos algoritmos se utilizan para analizar datos financieros y generar pronósticos precisos.

La IA va «aprendiendo» el comportamiento de los datos en la medida que los procesa, por lo que logra generar predicciones cada vez más precisas.

La empresa de seguros Allstate en Estados Unidos utiliza IA para analizar datos y predecir reclamaciones desde 2017.

Sus predicciones han permitido generar ahorros en los costos de gestión de reclamos del orden de un 20%.

4. Optimización de procesos de Recursos Humanos

Recursos humanos

Tareas como la selección de candidatos y evaluación del desempeño son factibles de optimizar con el uso de inteligencia artificial.

El gigante Amazon utiliza IA para el reclutamiento desde hace más de 8 años, agilizando el proceso de selección y mejorando la calidad de las contrataciones.

5. Mantenimiento predictivo de equipos

Mantenimiento de equipos

Utilizando IA y el Internet de las Cosas (IoT) para monitorear el estado de los equipos y predecir fallas, es posible reducir costos de mantenimiento, programar más efectivamente las paradas de máquinas y aumentar la disponibilidad de los equipos.

La compañía de transporte UPS utiliza sensores e IA para predecir fallos en sus vehículos, reduciendo los tiempos de inactividad en un 25%.

Estas soluciones muestran cómo la IA puede transformar los procesos administrativos, aumentando la eficiencia y mejorando la experiencia del cliente.

Al implementar estas ideas, las empresas pueden aprovechar al máximo el potencial de la IA en su operación diaria.

En Excelente idea hemos implementado soluciones de optimización y reducción de trabajo administrativo para diversas industrias.

Si te interesa hacer realidad tu proyecto, ponte en contacto con nosotros!

¿Sabías que…es posible programar una macro de Excel para que ingrese datos en un formulario?

¿Es posible programar una macro de Excel para que ingrese datos en un formulario?

Así es! Una macro puede emular señales del teclado y movimientos del mouse, como si tú mismo estuvieras escribiendo algo!

En consecuencia la macro puede interactuar con un formulario web o con otra aplicación, ingresando datos COMO SI FUERA UN ROBOT TRABAJANDO PARA TI!

No sigas perdiendo el tiempo con tareas repetitivas que no aportan valor!

Deja que excel trabaje para ti y dedícate a lo que realmente importa!

Solicita una evaluación gratuita… podemos ayudarte!

¿Cómo hacer un dashboard de Recursos Humanos en Excel?

Vivimos en una época saturada de información, donde el verdadero desafío no es acceder a los datos, sino discernir entre la avalancha de información que recibimos constantemente, qué es lo realmente importante.

Este escenario ha llevado a valorar cada vez más el uso de infografías como una herramienta clave para comunicar de manera efectiva. Las infografías presentan datos de forma estructurada y visualmente atractiva, permitiendo entender rápidamente los puntos relevantes de un tema complejo.

En el siguiente video, mostramos un ejemplo práctico de cómo Excelente idea ha desarrollado un panel de control para un departamento de recursos humanos, abordando el desafío común de gestionar el exceso de información en la actualidad.

Este panel de control ofrece una solución intuitiva que permite navegar de lo general a lo particular de forma eficiente. Además, cuenta con un proceso automático de actualización mensual, garantizando información actualizada en segundos.

Hemos implementado paneles de control para áreas de Recursos Humanos, pero también para áreas operacionales y administrativas en empresas de distinto tamaño: distribuidoras, empresas de servicios, universidades, clínicas, entre otras.

¿Necesitas mejorar la visibilidad de tus datos? Solicita una reunión gratuita y cuéntanos tu proyecto. Juntos, podemos hacerlo realidad.

5 pasos para optimizar costos y procesos de negocio con Excel

La optimización de costos y procesos es esencial para mejorar la eficiencia y la rentabilidad de cualquier empresa.

A continuación, detallamos cada paso para utilizar Excel en este proceso de optimización:

Paso 1: Análisis detallado

El primer paso consiste en realizar un análisis minucioso de todos los costos y procesos de tu empresa.

Esto implica revisar cada partida de gasto, identificar áreas de redundancia o desperdicio, y entender a fondo cómo se llevan a cabo los procesos clave.

En este análisis, es crucial involucrar a todos los departamentos relevantes para obtener una visión completa de la situación.

Utiliza herramientas como tablas dinámicas en Excel para organizar y filtrar datos complejos, lo que te permitirá identificar patrones y tendencias de manera más efectiva.

Además, considera la posibilidad de realizar análisis comparativos con períodos anteriores para evaluar la evolución de los costos y detectar posibles desviaciones.

Paso 2: Organización de datos

Una vez que hayas recopilado toda la información necesaria, organiza tus datos de manera clara y estructurada en hojas de cálculo de Excel.

Utiliza diferentes pestañas o libros para separar la información por categorías, como costos fijos, variables, mano de obra, materiales, entre otros.Asegúrate de utilizar nombres descriptivos para tus hojas y celdas, lo que facilitará la referencia cruzada y la comprensión de los datos por parte de otros usuarios.

Además, utiliza fórmulas y funciones avanzadas de Excel para calcular automáticamente totales, promedios, y otros indicadores clave.

Paso 3: Creación de informes clave

Con los datos organizados, genera informes personalizados en Excel que reflejen de manera clara y concisa la situación de los costos y procesos de tu empresa.

Utiliza gráficos, tablas dinámicas, y formatos condicionales para resaltar información importante y facilitar su interpretación. En nuestra sección de descargas, encontrarás un completo set de manuales y tutoriales para que sepas cómo hacerlo.

Es importante adaptar el diseño de los informes al público objetivo, ya sea gerentes, accionistas, o empleados de diferentes áreas. Utiliza colores, tipos de gráfico, y elementos visuales que mejoren la presentación de la información y la hagan más atractiva y comprensible.

Paso 4: Análisis de tendencias y patrones

Emplea herramientas de análisis de datos en Excel para identificar tendencias y patrones significativos en tus costos y procesos.

Utiliza funciones como análisis de regresión, correlación, y tendencias temporales para profundizar en la comprensión de los datos y anticipar posibles cambios futuros.Realiza comparaciones interanuales, trimestrales, o mensuales según sea necesario para identificar fluctuaciones estacionales o tendencias a largo plazo.

Esto te ayudará a tomar decisiones más informadas y proactivas en la gestión de costos y procesos.

Paso 5: Seguimiento

Basado en los análisis realizados, desarrolla e implementa estrategias específicas para optimizar costos y mejorar procesos en tu empresa.

Utiliza herramientas de simulación y escenarios en Excel para evaluar el impacto de estas estrategias bajo diferentes condiciones y variables.

Establece indicadores clave de rendimiento (KPI) y utiliza Excel para dar seguimiento continuo a la implementación de tus estrategias.

Realiza evaluaciones periódicas para medir el progreso, identificar desviaciones, y ajustar tus acciones según sea necesario para alcanzar tus objetivos de optimización.

    Con estos pasos detallados, podrás aprovechar al máximo las capacidades de Excel para optimizar costos y procesos en tu empresa, impulsando así la eficiencia y la rentabilidad.

    Si necesitas ayuda para implementarlo en tu empresa, cuéntanos la idea que tienes en mente y con gusto te aportaremos toda nuestra experiencia para que la hagas realidad!

    Google Vids, la nueva herramienta de Google

    La firma norteamericana lanza su cuarta aplicación de productividad tras Docs, Slides y Hojas de cálculo

    Google ha anunciado por sorpresa una nueva herramienta de trabajo que pasará a integrar la familia Google Workspace en las próximas semanas.

    Desde hace años, muchos usuarios exprimen las virtudes de esta opción, ya que les permite contar con herramientas similares a Word, Excel y PowerPoint, pero diseñadas por Google e integradas en sus servicios.

    Y, como confirmó la propia compañía, muy pronto se unirá a esta familia una nueva vertiente denominada Google Vids.

    Que se puede hacer con Google Vida?

    Como señala Ars Technica en una reciente publicación, esta nueva función es un editor de vídeo.

    No obstante, no imagines una herramienta  capaz de realizar vídeos para YouTube o películas, sino más bien la evolución natural de Slides, el PowerPoint de Google que, con la llegada de Vids, permitirá apostar por presentaciones más centradas en vídeos.

    Por ello, Google ha promocionado la llegada de la herramienta con una demostración centrada en venta de productos, reuniones empresariales y similares.

    En esencia, Vids es igual que Slides, pero con un toque diferencial: en lugar de tener una línea de tiempo de presentación, Vids cuenta con una línea de tiempo de vídeo.

    De esta forma, Google ofrece varias plantillas de vídeo predeterminadas con títulos, subtítulos y espacios para los ya citados vídeos.

    Además, también puedes añadir archivos grabados con tu cámara (ya sea web o móvil) o notas de voz, dos opciones que darán un toque aún más personal a la presentación

    impulsada por inteligencia artificial

    Como era de esperar, Google ha confirmado que Vids estará potenciado por inteligencia artificial.

    De esta forma, no se espera que ofrezca una opción similar a Sora (el creador de vídeo de los padres de ChatGPT), sino más bien ayudas que se podrían asemejar con Copilot al sugerir detalles para la presentación, el guion y otros aspectos.

    En cuanto a la fecha de lanzamiento, si bien no se ha dado un día exacto, los responsables de Vids revelaron que la herramienta llegará en junio.

    Así que no desesperes. Ya tendremos la oportunidad de conocerla.

    Por mientras, aprovecha todas las novedades de Sheets y LookerStudio con nuestras soluciones a medida

    Excelente idea. Soluciones en Excel y Google

    Trabaja para ti mientras te tomas un café

    Siempre quisiste tener un robot que trabaje para ti, sin descanso, 24 x 7 y más aún… Gratis!!!

    Ahora es posible! Te presento el robot Excel que hará todo lo que le indiques.

    Mira el siguiente video y observa lo fácil que es configurarlo con un sencillo ejemplo.

    Envía un correo y solicita tu Robot Excel o descárgalo directamente aquí.

    Configura tu robot y disfruta tu café mientras él hace el trabajo por ti!

    Cuando una planilla es demasiado buena…

    Hace poco más de un año desarrollamos una planilla para la gestión de reserva de horas de una Clínica en Santiago.

    La solución sería solo temporal ya que se encontraban trabajando en el desarrollo de un sistema.

    Hace un par de semanas me contactaron para hacer un mantenimiento general a la planilla ya que se había puesto un poco lenta por la gran cantidad de datos históricos que tienen almacenados.

    Sorprendido al ver que aún estaban usándola, les pregunté: qué pasó con el sistema?

    «Aún no pasa nada.. Según supe, no esta fácil desarrollar algo así.»

    «Ahhh, y me olvidé de decirte: te van a contactar de otra área porque necesitan desarrollar algo similar a lo que hiciste para nosotros»😁

    Eso es lo que yo llamo una «solución temporal con carácter de definitiva» 😂

    Hazlo simple.  Llama a Excelente idea!

    No implementes SAP… ni te inscribas en el gimnasio!

    ¿Sabes cuál es la fecha en que hay más inscripciones en el gimnasio? El 20 de Septiembre… Ya te imaginarás por qué.

    La culpa de los kilos de más post Fiestas Patrias no nos deja dormir y queremos resultados YA MISMO!
    No nos damos cuenta que la sola inscripción en el gimnasio no es suficiente, sino apenas es un paso… Y probablemente no el más acertado.

    Los resultados vienen de la mano del trabajo constante y – principalmente- de la generación de hábitos… Si no tienes el hábito de alimentarte sanamente y hacer ejercicio, una inscripción en el gimnasio no hará el milagro.. Sólo te hará perder dinero.

    Antes de siquiera pensar en gastar tu dinero en una suscripción al gimnasio, o unas NIKE Air, deberías probar simplemente salir a dar una vuelta a correr por tu barrio.

    Hacer un par de abdominales y sentadillas a ver cómo te sientes al día siguiente.

    Continua con la rutina durante un par de días. Luego unas semanas, tal vez un par de meses.

    Ahora que los dolores son más soportables y ya te has visto un par de tutoriales en Youtube, probablemente estás preparado para avanzar al siguiente nivel, y si aun te parece que es buena idea, el gimnasio te está esperando.

    Lo mismo pasa con los Sistemas ERP de Clase Mundial: SAP, Oracle y tantos otros, no garantizan el éxito en la administración de tu negocio.

    Son herramientas que requieren no solo un esfuerzo financiero importante, sino también un trabajo organizacional tremendo.

    Para que un proyecto de esta magnitud tenga éxito, es necesario que tu empresa tenga un mínimo de madurez… que al menos haya salido a trotar por la cuadra un par de veces.

    Si nunca has tenido un sistema para administrar tu negocio, implementar un ERP puede ser una muy mala idea: gastarás muchísimo dinero, someterás a tu organización a un estrés tremendo.

    Perderás el control de las variables clave del negocio, lo que probablemente te hará tomar malas decisiones y eso, te puede llevar a la ruina.

    Con Excelente idea hemos acompañado a muchos de nuestros clientes en ese proceso. Algunos de ellos comenzaron pidiéndonos algunas planillas para organizar ciertos procesos y aun las planillas son suficientes para manejar la complejidad de su negocio.

    Otros, ya dejaron esas planillas atrás y avanzaron a la implementación de un sistema ERP, CRM u otro. Complementan las funcionalidades de esos sistemas con algunas planillas puntuales que les entregan funcionalidad que los sistemas aun no son capaces de suplir.

    Seguramente en un tiempo más, estarán pensando que llegó el momento de entrar a las «grandes ligas» e invertir en un sistema de clase mundial. De todas maneras siempre contarán con el apoyo de Excelente idea para ayudarles a soportar el proceso.

    Aunque estés trabajando tus biceps en el gimnasio, no deja de ser agradable salir a trotar en el barrio de vez en cuando. ¿No crees?

    VOLVIÓ DE VACACIONES Y SE ENCONTRÓ CON ESTO!

    Era jefe de operaciones con un equipo de unas 15 personas. Dentro de este equipo teníamos respaldos funcionales para todos los colaboradores… excepto Jessica.

    Jessica desarrollaba algunas tareas críticas que solo ella conocía, así que sus vacaciones eran la oportunidad perfecta para capacitar a alguien más en esas funciones.

    Andrea se reunía en las tardes con ella para entender todo lo que hacía y cuando Jessica salió finalmente de vacaciones, Andrea tomó su lugar.

    Al cabo de un par de días, consulté a Andrea como iba todo y ella me dijo:

    «Todo bien, jefe, pero le puedo comentar algo del proceso de registro?»

    Si claro!. Cuéntame, qué pasa?

    «Jessica me indicó que cuando recibiera una solicitud de este tipo, debía transcribir la información a una planilla, porque esa información se enviaba semanalmente al área de Auditoría, así que era muy importante.«

    Ok, y ¿cuál es el problema con eso? – pregunté ya un poco asustado (Cuando se menciona la palabra «auditoría» generalmente viene acompañada de problemas graves)

    «Es que yo conozco un reporte de sistema que entrega toda esa información, así que no es necesario transcribir todo. Basta con registrar el número de solicitud y el resto lo extremos con una macro muy sencilla de Excel.«

    Me volvió el alma al cuerpo! Maravillosas noticias así que la felicité por la iniciativa y le dije: «Ok, hagamos algo. Sigue haciéndolo como te lo explicó Jessica y cuando ella vuelva, evaluamos tu idea«

    Jessica volvió de sus vacaciones y le comentamos el hallazgo de Andrea.

    Debo ser sincero, en principio se puso en una actitud muy negativa. Pero luego, se dio cuenta que era una excelente idea e incluso propuso hacer algo similar con otras solicitudes.


    Esta semana nos contactó uno de nuestros clientes recurrentes para pedirnos ayuda:

    «Hola Luis! Tengo un nuevo proyecto para Excelente idea. No me vas a creer. Uno de mis colaboradores salió de vacaciones la semana pasada y cuando volvió me planteó esta idea que le dio la persona que lo estaba reemplazando»

    Y tu equipo, ya volvió de vacaciones? Cuéntame qué descubriste y como podemos ayudarte.

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