Tanto las grandes corporaciones como los pequeños negocios necesitan tener una comprensión clara de sus costos, pero crees que es posible tener un sistema de costeo ABC en Excel?
Si tu respuesta es no, prepárate para leer lo que viene a continuación porque te mostraremos cómo implementar esta metodología de costeo en simples pasos.
Industria compleja… costos simples
La creciente competencia en la industria ha llevado a que los procesos productivos se vuelvan cada vez más complejos.
A medida que una organización crece, surgen más unidades de apoyo cuyos costos aumentan los costos indirectos, lo que dificulta establecer criterios para asignarlos a un producto o canal específico.
En este contexto, responder a la pregunta: «¿Cuánto cuesta producir una unidad del producto Z y entregarla en la sucursal X?» se vuelve casi imposible.
La metodología de costeo por actividades (ABC Costing en sus siglas en inglés) provee una manera simple y eficaz de resolver este problema.
Paso 1: Identifica tus recursos
Tus recursos no es ni mas ni menos que tu estructura de costos base. Generalmente esta se agrupa en centros de costos que corresponden en la mayoría de las ocasiones a las áreas de la empresa (gerencias, sub gerencias, unidades)
Cada área incurre en gastos como gastos de personal, equipos, proveedores, gastos de administracion
Tu primera misión será consolidar y ordenar esta información
Paso 2: Actividades
Cada una de las áreas de la empresa desarrolla actividades. Algunas de ellas estarán relacionadas directamente a productos y/o servicios, como por ejemplo, si hablamos de un banco, una sucursal tipo ejecuta las actividades de apertura de cuentas, cierre de cuentas, recaudación de fondos, etc.
También hay actividades que no tienen que ver con productos o servicios, como por ejemplo: administración de caja chica, gestión de viajes corporativos, soporte tecnológico, etc.
Debes identificar todas las actividades que realice cada unidad de negocio identificada en el punto anterior, idenpendiente si se trata de actividades relacionadas a productos o no.
Paso 3: Objetos de costo
Esta es sin duda la definicion mas importante del modelo. ¿qué queremos costear? Claramente los productos y servicios que la empresa entrega son los principales, pero aparte de estos, también será interesante costear canales de distribución, para determinar qué canales son más eficientes, etc.
Paso 4: Drivers
Ahora debemos distribuir los costos desde los recursos hasta los objetos de costo, pasando por las actividades.
¿Como lo hacemos? Primero definimos los llamados factores de imputación, es decir, los factores que utilizaremos para distribuir los recursos en sus actividades
El factor de imputación más usual es % de tiempo, pero también pueden usarse algunos como número de personas, metros cuadrados, etc.
Por ejemplo, siguiendo con el ejemplo de la sucursal bancaria, el gasto de remuneraciones de la sucursal se distribuirá e las distintas actividades de acuerdo al tiempo dedicado a cada actividad. Si una persona tiene una remuneración de $100 y desarrolla 2 actividades a las que dedica el mismo tiempo, lo natural es que cada actividad sea reconocida con un gasto de $50.
Los gastos de aseo, por ejemplo, podrían distribuirse por metros cuadrados. Las áreas mas grandes recibirán una proporción mayor de este gasto que las mas pequeñas.
Una vez que se ha distribuido el gasto a todas las actividades, es necesario redistribuir desde las actividades hacia los objetos de costo.
Nuevamente considerando el ejemplo bancario. El producto cuenta corriente recibirá los gastos de todas las actividades directamente asociadas a este producto: apertura de cuentas corrientes, cierre de cuentas corrientes, administración de cuentas corrientes, etc.
En este caso, estamos visualizando un costo total del gasto asociado a cuentas corrientes. No obstante, incorporando el volumen de cuentas, es posible llegar a un valor unitario y responder la pregunta: ¿cuánto cuesta administrar una cuenta corriente en la sucursal X?
Análisis de resultados
De esta forma, a través de un análisis de gastos por centro de costos, considerando las actividades realizadas por cada unidad, los tiempos dedicados a dichas actividades y los productos y/o servicios vendidos, es posible determinar con bastante precisión:
- ¿En qué actividades se están gastando más recursos?
- ¿Cuál es el costo adicional que generan las unidades de apoyo?
- ¿Cuál es el costo de cada producto en cada sucursal?
- ¿Qué canal de ventas resulta más rentable y cuál es el menos rentable?
Esta metodología también te permite identificar oportunidades para la externalización de procesos, es decir, aquellas tareas en las que no se es eficiente.
Y lo mejor de todo esto, es que no requieres comprar un gran sistema para implementarlo. Puedes hacerlo directamente en una planilla Excel.
Fácil de administrar, fácil de usar y tremendamente útil para tomar decisiones estratégicas, tácticas y operativas de tu negocio.
Si requieres mayor información acerca de esta metodología y te interesa implementar un piloto, ponte en contacto con nosotros!