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La guía definitiva para proteger tus datos: Protección con contraseña en Excel

La gente usa Microsoft Excel todo el tiempo para organizar y analizar datos. Su computadora portátil puede tener muchos de estos archivos si usa Word y Excel.

¿Qué haces para mantenerlos a salvo? Si le preocupa la seguridad, debe utilizar contraseñas para proteger la información confidencial y sensible.

Es por eso que debe aprender a proteger con contraseña Excel hojas de trabajo Además, puede proteger con contraseña hojas de cálculo y libros de trabajo.

Aquí se explica cómo proteger con contraseña un archivo de Excel para que nadie pueda acceder a él sin su permiso.

¿Por qué los archivos de Excel protegidos con contraseña son importantes y cómo son efectivos?

Las hojas de cálculo de Excel contienen información confidencial. Cuando usa el software en el trabajo, puede acceder a la información de contacto del cliente, la información de la tarjeta de crédito, los números de seguro social y la información de los colegas.

Desafortunadamente, a veces los archivos se comparten por error y no podemos hacer nada al respecto. Esto podría conducir a una Violacíon de datos.

Las personas no autorizadas pueden acceder a datos confidenciales, que podrían usarse para fraude o robo de identidad. Incluso pueden corromperlo. Por lo tanto, la protección con contraseña es crucial para los archivos de Excel.

Aquí hay otras razones por las que es importante proteger los archivos de Excel con contraseña:

  • La protección con contraseña mantiene segura la información confidencial.
  • Restringe la edición, copia, eliminación e impresión del archivo.
  • Garantiza que los datos estén protegidos contra manipulaciones maliciosas y posibles infracciones.
  • Asegúrese de que los datos confidenciales no se compartan sin consentimiento.
  • Protege a los usuarios de actividades maliciosas como computadora virus e intentos de piratería.

Niveles de protección

Hay tres tipos de protección: protección a nivel de archivo, protección a nivel de hoja de trabajo y protección a nivel de libro de trabajo.

#1. Nivel de archivo

Si toma esta medida, evitará que personas no autorizadas abran o alteren archivos.

  • Acceso seguro a archivos: Debe proteger con contraseña el archivo de Excel para abrirlo. 
  • Crear una contraseña para abrir o modificar un archivo: Los archivos se pueden ver sin contraseña, pero deben estar protegidos con contraseña para que no se puedan editar.
  • Marcar como final: Esto evita que otros usuarios realicen más modificaciones. 
  • Restricciones de acceso: Documentar permisos en el Sistema de Gestión de Derechos de Información (IRM) de la empresa.
  • Firmas digitales: A firma digital respaldado por un certificado ayuda a probar la identidad.

#2. Nivel del libro de trabajo

Una contraseña puede evitar que otros usuarios agreguen, muevan, eliminen, oculten y cambien el nombre de las hojas de trabajo en el libro.

#3. Nivel de la hoja de trabajo

Con esta función, puede restringir el acceso a los datos dentro de las hojas de trabajo para que ninguno de los datos esenciales de su hoja de trabajo se vea afectado.

una contraseña. Guarda tu contraseña en el campo designado para que la recuerdes.

Paso 7 – Si no tiene la contraseña para recuperar el archivo de Excel, perderá el acceso a la hoja de cálculo protegida.

Paso 8 – Debe ingresar su contraseña nuevamente para confirmar lo que ingresó anteriormente.

  • Haga clic en el botón «Aceptar» en la parte inferior para solicitar la protección con contraseña.

El siguiente paso es ingresar la contraseña nuevamente y hacer clic en Aceptar. A partir de entonces, deberá ingresar la contraseña cada vez que abra el libro. Este método muestra cómo proteger con contraseña un archivo de Excel usando la pestaña Información.

Método 2: usar la pestaña Revisar

Este método puede proteger su hoja con contraseña si desea hacerlo rápidamente. Cuando esté encriptando su hoja de trabajo, asegúrese de seguir los pasos.

Paso 1 – Haga clic en la hoja de trabajo que desea proteger con contraseña o cree un nuevo libro de trabajo en blanco.

Paso 2 – Haga clic en la pestaña del menú Revisar y luego haga clic en la opción Proteger.

Paso 3 – Haga clic en la opción Proteger hoja en la sección Proteger.

Paso 4 – Aparece el cuadro de diálogo Proteger hoja. Ingrese su contraseña y marque la casilla Proteger celdas y hojas de trabajo bloqueadas.

Paso 5 – Verá dos casillas de verificación de forma predeterminada: Seleccionar celdas bloqueadas y Seleccionar celdas desbloqueadas. Puede proteger filas y columnas seleccionando Insertar columnas e Insertar filas.

Paso 6 – Asegúrese de marcar las casillas correctas para proteger su hoja. Una vez que haya terminado, haga clic en Aceptar.

Cómo proteger el Libro

Debe utilizar la protección a nivel de libro de trabajo si no desea que otros usuarios editen hojas de trabajo en su libro de trabajo.

Suponga que su libro de trabajo contiene varias hojas de trabajo, cada una de las cuales se refiere a un individuo o departamento en particular. En ese caso, puede restringir el acceso a las hojas de trabajo en el libro de trabajo.

Puede seguir los siguientes pasos:

Paso 1 – Abra un libro de trabajo.

Paso 2 – Puede proteger un libro de trabajo en Excel haciendo clic en la pestaña Revisar.

Si el usuario selecciona Windows, la ventana del libro de trabajo no se puede cambiar de tamaño, cerrar, mover ni ocultar ni mostrar.

Paso 3 – Por favor, introduzca su contraseña.

Excel

Si un libro de trabajo no está protegido con contraseña, cualquiera puede cambiar la información o desprotegerla.

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Paso 4 – Haga clic en Aceptar para confirmar su contraseña.

Tips adicionales

Debe proteger sus hojas de cálculo de Excel con una contraseña, pero hay varios pasos adicionales que puede seguir para garantizar que los datos permanezcan seguros:

✅ Establezca parámetros alrededor de las secciones de su hoja de trabajo que no se pueden cambiar ni editar. Esto ayudará a garantizar la consistencia de los datos. Debe tener especial cuidado si su hoja de cálculo está vinculada a otra hoja de cálculo que se basa en fórmulas y datos actualizados.

✅ Mantenga un administrador de contraseñas y cambie sus contraseñas con frecuencia. Una empresa debe actualizar las contraseñas de inmediato cuando cambia el acceso del personal a los archivos para garantizar que solo los empleados actuales tengan acceso y puedan ver los archivos.

✅ Asegúrese de que los niveles de permiso de «ver» y «editar» estén establecidos de acuerdo con quién puede hacer cambios y quién solo puede ver el documento. Por ejemplo, si comparte archivos solo como referencia, «ver» es la opción correcta, ya que la persona o el equipo no necesitarán cambiar los datos.

Conclusiones

Proteger sus hojas de cálculo de Excel con contraseñas es un método de protección de datos simple y efectivo. Puede prevenir ataques maliciosos y accesos no autorizados y proteger sus datos.

Contraseñas seguras y medidas de seguridad como autenticación de dos factores puede proteger los datos comerciales confidenciales y prevenir las filtraciones de datos.

Y por supuesto, si necesitas ayuda para implementar una planilla con macros, protegida o con Fórmulas complejas, ponte en contacto con nosotros! 😉

Fuente: La información de este tutorial fue extraída del portal Geekflare.com
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