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Etiqueta: automatizacion

Excluyen a Alexis y los hinchas explotan!

Alexis Sánchez ha realizado una temporada de ensueño en su primer año en la Ligue 1 de Francia.

Su nivel ha deslumbrado a la prensa y los hinchas, que no paran de elogiarlo. Sin embargo este martes una situación ha causado indignación: el chileno no fue nominado al premio al Jugador del Año de la UNFP.

Nominados al premio mejor jugador UNFP

Pese a que su nombre se ha tomado las portadas y sus goles han dado que hablar, Alexis Sánchez quedó increíblemente afuera de uno de los premios más importantes de Francia.

El «Niño maravilla» se refirió al tema y sus declaraciones son sencillamente impresionantes:

«Puedo entender que me hayan dejado fuera de este premio…

No lo comparto, pero lo entiendo…

Sin embargo hay algo que por más que pienso NO LO COMPRENDO y es: por qué sigues perdiendo tiempo con tus planillas, si existe EXCELENTE IDEA???»

Alexis, la tiene clara.. Y tú ? Qué esperas?

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¿Cómo puedo automatizar procesos administrativos? Excelente idea!

La automatización de procesos administrativos se refiere a la implementación de tecnologías que permiten la realización de tareas repetitivas y tediosas de manera más eficiente y rápida.

En lugar de que los empleados deban realizar manualmente estas tareas, la automatización puede hacerlo de forma más precisa, confiable y en menos tiempo.

La automatización de procesos administrativos se puede lograr mediante el uso de diversas herramientas y tecnologías. Algunas de las opciones más comunes incluyen:

  1. Software de automatización: existen diversas soluciones de software que permiten la automatización de procesos administrativos. Estos programas pueden ser utilizados para automatizar tareas como la gestión de inventarios, la facturación, la contabilidad y otras tareas relacionadas con la administración.
  2. Inteligencia Artificial (IA): La IA puede ser utilizada para automatizar procesos más complejos, como la toma de decisiones y el análisis de datos. La IA puede ser entrenada para analizar grandes conjuntos de datos y proporcionar recomendaciones basadas en patrones y tendencias.
  3. Robótica: La robótica se utiliza para automatizar procesos físicos, como la fabricación y el ensamblaje. Los robots pueden ser programados para realizar tareas repetitivas de manera rápida y precisa.

Algunos de los beneficios de la automatización de procesos administrativos incluyen:

  1. Ahorro de tiempo: al automatizar tareas tediosas y repetitivas, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más importantes y valiosas.
  2. Reducción de errores: la automatización de procesos puede reducir significativamente la posibilidad de errores humanos. Esto puede ser especialmente importante en áreas como la contabilidad y la facturación.
  3. Mejora de la eficiencia: la automatización puede ayudar a las empresas a ser más eficientes al reducir el tiempo necesario para completar tareas administrativas.
  4. Ahorro de costos: la automatización de procesos puede reducir los costos operativos al permitir que las empresas hagan más con menos empleados.

En conclusión, la automatización de procesos administrativos puede ser una herramienta valiosa para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la precisión de sus procesos administrativos.

Al implementar soluciones de automatización, las empresas pueden liberar a sus empleados de tareas tediosas y repetitivas, permitiéndoles enfocarse en tareas más importantes y valiosas.

¿Tienes un proyecto de automatización en mente? Conversemos!

Cómo ahorrar tiempo en Excel? Ejemplo de Macro en Excel

La automatización de procesos con macros de Excel es una técnica muy útil para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia en el trabajo diario. En este artículo, te explicaré qué son las macros de Excel, cómo crearlas y cómo pueden ayudarte en tus tareas diarias.


¿Qué son las macros de Excel?


Las macros de Excel son pequeños programas que se crean en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones (VBA) y se utilizan para automatizar tareas repetitivas en Excel.

Con una macro, puedes grabar una serie de acciones que realizas con frecuencia y luego reproducirlas con un solo clic.

Por ejemplo, supongamos que tienes una hoja de cálculo en la que cada mes tienes que calcular el total de ventas y el promedio de ventas diarias. En lugar de realizar esta tarea manualmente cada mes, puedes grabar una macro que realice los cálculos automáticamente.

Luego, cada mes, puedes ejecutar la macro con un solo clic y obtener los resultados en segundos.

TE PUEDE INTERESAR: «Mientras tomaba un café, la macro trabajaba para mi!»


¿Cómo crear una macro en Excel?

Para crear una macro en Excel, sigue estos pasos:

  1. Abre la hoja de cálculo en la que deseas crear la macro.
  2. Haz clic en la pestaña «Desarrollador» en la cinta de opciones. Si no ves esta pestaña, debes activarla en las opciones de Excel.
  3. Haz clic en el botón «Grabar macro» en el grupo «Código».
  4. Asigna un nombre a la macro y selecciona la ubicación en la que se almacenará.
  5. Realiza las acciones que deseas grabar en la macro.
  6. Haz clic en el botón «Detener grabación» en el grupo «Código».
    Una vez que hayas creado la macro, puedes asignarla a un botón o un atajo de teclado para ejecutarla con más facilidad.
    ¿Cómo pueden ayudar las macros en tus tareas diarias?
    Las macros de Excel pueden ser muy útiles en una variedad de tareas diarias, como:
    • Formatear y limpiar datos: si tienes una gran cantidad de datos que necesitas formatear o limpiar, una macro puede hacerlo por ti automáticamente.
    • Realizar cálculos complejos: si tienes que realizar cálculos complejos con frecuencia, una macro puede hacerlo por ti de manera rápida y precisa.
    • Crear informes: si tienes que crear informes con frecuencia, una macro puede hacerlo por ti automáticamente.
    • Automatizar el proceso de facturación: si tienes una pequeña empresa y necesitas facturar a tus clientes, una macro puede ayudarte a generar facturas automáticamente a partir de los datos de tu hoja de cálculo.

En resumen, las macros de Excel son una herramienta poderosa para automatizar tareas repetitivas y aumentar la eficiencia en tu trabajo diario. Si aún no las has utilizado, te recomendamos que comiences a explorarlas para ahorrar tiempo y mejorar la productividad.

Pero si te parece muy complejo y necesitas ayuda, no te preocupes!!!

En Excelente idea nos especializamos en el desarrollo de macros de excel, google sheets, reportes y aplicaciones móviles. Ponte en contacto con nosotros y hay realidad tu proyecto!

No quiero regalos esta Navidad…

«Querido Santa, esta Navidad no quiero regalos… Solo quiero que ayudes a papá con su trabajo, porque siempre anda malhunorado, sale muy tarde de la oficina y cuando llega a casa ya estamos durmiendo…»

… esta fue la carta que encontré en mi correo electrónico esta mañana…

Santa me pidió que le enviara una propuesta al papá de Jorgito y la próxima semana ya comenzamos a hacer realidad su sueño!!! 😊

Y tú que esperas!!!! Excelente idea. Soluciones para que dejes de planillar todo el día y te dediques a lo que realmente importa

Conoce nuestros casos de éxito e imagina todo lo que podemos hacer juntos

Que es RPA y para que sirve?

Una automatización robótica de procesos, o RPA (Robotic Process Automation), es una forma naciente de automatización de los procesos de negocio que replica las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático.

Por ejemplo, la ejecución de la entrada de datos en un sistema SAP -o, de hecho, un proceso completo de extremo a extremo- sería una actividad típica de un robot de software.

El robot de software opera en la interfaz de usuario (IU) de la misma manera que un ser humano.

Esto es una diferencia significativa con respecto a las formas tradicionales de integración de TI que históricamente se han basado en Interfaces de Programación de Aplicación (API), es decir, formas de comunicación máquina a máquina basadas en capas de datos que operan en una capa arquitectónica debajo de la IU.

Ejemplos de RPA

Es posible que te cueste imaginar aplicaciones prácticas para esta automatización de procesos, así que a continuación te presentamos 16 ejemplos concretos en los que una aplicación RPA puede hacerte ganar muchísimo tiempo (y dinero!)

Incorporación de nuevos empleados

Una empresa requiere dar de alta al empleado en la base de datos de la compañía y crear todas las cuentas necesarias (e-mail, imputación de horas, imputación de gastos, permisos, etcétera). 

Un sistema RPA puede recoger la información remitida por el nuevo empleado, crear las cuentas y además enviar mensajes personalizados en cuestión de minutos.

Guardar adjuntos masivamente

Darle un valor añadido a la gestión de adjuntos es todavía más fácil con los robots RPA. Cada día se reciben facturas, fichas de clientes o proveedores que pueden ser guardados automáticamente en las carpetas correspondientes, ya sea local o Sharepoint.

Recopilar datos web

El Web/Data Scraping es una herramienta cada vez más utilizada en nuestro entorno. Con RPA puedes automatizar las búsquedas, guardar los datos extraídos, compararlos y así poder tomar las decisiones oportunas.

Te puede interesar conocer nuestra soluciones de recopilación de información en la web: Prospector Inmobiliario

Actualizar documentos y formularios

No tendrás que rellenar documentos y formularios de forma manual, con posibilidad de error. Al usar RPA, el robot accederá a los diferentes orígenes de datos y lo hará sin que se necesite la intervención humana.

Servicio al cliente

Los clientes están acostumbrados a respuestas rápidas y soluciones efectivas, y hoy en día es posible entregar los resultados deseados con la ayuda de la automatización. Los sistemas automatizados de atención al cliente pueden ordenar las consultas y ofrecer respuestas iniciales a los clientes.

El sistema automatizado puede segregar las consultas en diferentes categorías, como departamento de tecnología, departamento de servicio y más. La clasificación garantiza que las consultas lleguen al agente de atención al cliente adecuado para una resolución rápida. No es necesario que la llamada del cliente se transfiera de un ejecutivo a otro. El servicio al cliente tiene varios procesos basados en reglas que pueden automatizarse y simplificarse, de hecho, más del 70% al 80% de los procesos basados en reglas se pueden automatizar con RPA y es una buena idea comenzar con el servicio al cliente.

Procesar facturas

Evita pagos demorados e incorrectos. Los pagos oportunos pueden entregar bienes o servicios de calidad del proveedor. RPA procesa automáticamente las facturas una vez recibidas.

El formato de factura en papel puede automatizarse mediante OCR. RPA puede automatizar la entrada de datos, el error de conciliación, e incluso puede procesar cierta toma de decisiones requerida para el procesamiento de facturas, lo que minimiza la necesidad de intervención humana.  RPA puede automatizar el proceso de extremo a extremo desde la recepción hasta el pago.

Órdenes de venta

La consistencia de los datos en los sistemas empresariales es una tarea muy pesada. El representante de ventas debe pasar su tiempo crítico para ingresar datos al sistema CRM, así como al sistema ERP. Los analistas financieros deben replicar los datos e ingresarlos en otro sistema o módulo. Esto puede resultar en duplicación, producir errores y afectar la productividad.

RPA puede realizar actividades de ventas de extremo a extremo mediante la automatización de tareas como la entrada de pedidos de ventas, la facturación, etc. Ayudará a mantener una base de datos eliminando datos duplicados, mejorando la experiencia del cliente y aumentando la satisfacción de sus empleados de ventas eliminando todas las tareas que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, pueden concentrarse en la prospección de sus tareas principales y generar más negocios.

Procesar Nóminas

Dependiendo de cómo se haga en tu empresa, la nómina será una tarea repetitiva que se hace quincenal o mensualmente. Generalmente consume mucho tiempo y esfuerzo debido a su gran cantidad de datos por ingresar, lo que puede resultar en una inexactitud en los pagos.

RPA puede verificar la consistencia de los datos de los empleados en múltiples sistemas, validar hojas de asistencia, generar ganancias y deducciones. También puede automatizar las creaciones de cheques de pago, administrar beneficios y reembolsos; y realizar la automatización de las transacciones relacionadas con la nómina de principio a fin para evitar imprecisiones y retrasos.

Comparar Precios

Muchas empresas realiazan compras de materia prima o productos que necesitan para fabricar otros o brindar servicios. Su costo puede afectar a los ingresos de la compañía, por eso es muy importante elegir el precio adecuado.

El proceso de investigación puede llevar mucho tiempo y ser complicado, por lo que muchas empresas ahora han comenzado a usar RPA. El sistema no solo compara precios de diferentes proveedores, sino que también puede comparar atributos y calidad del producto. Las empresas pueden comprar los mejores recursos al mejor precio posible.

Almacenar información del cliente

RPA puede ayudarte a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea de fácil acceso. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos como información de contacto, historial de compras, preferencias, información personal como cumpleaños o aniversarios.

El sistema puede mostrar toda la información a ejecutivos de atención al cliente, vendedores y empleados similares. No es necesario ingresar manualmente esta información o preocuparse por su precisión. La RPA es más precisa que las personas y tiene un margen de error más bajo. El almacenamiento de información es uno de los trabajos más intensivos en mano de obra y puede causar mucho estrés.

Procesar información de RRHH

Almacenar y procesar información de recursos humanos es una tarea difícil. Lleva mucho tiempo y puede ser un proceso tedioso. Un negocio exitoso genera enormes cantidades de datos de empleados, que pueden ser difíciles de ordenar y organizar.

El sistema RPA puede recopilar y organizar toda la información que requiere su departamento de recursos humanos. La información como el historial del empleado, la nómina, los reembolsos, el nivel de capacitación, se pueden clasificar y almacenar a través de RPA. Puede manejar todas las tareas del día a día y permitir que sus empleados de Recursos Humanos se centren en el aspecto humano. Pueden trabajar para mejorar la productividad de los empleados y la cultura de trabajo, que no puede ser manejada por la automatización.

Procesar reembolsos rápidos

La reputación de una empresa depende de la rapidez con la que puede procesar los reembolsos. Los clientes desean que este proceso sea rápido y continuo, pero es más fácil decirlo que hacerlo.

Las quejas y las solicitudes de devolución generan una gran cantidad de datos que pueden ser agotadores de ordenar. El sistema RPA se ocupa de la cuestión de manera efectiva y procesa el reembolso sin demora. Eso mejora la experiencia general del cliente y tiene un impacto positivo en su reputación.

Automatizar Reclutamiento

La automatización de procesos robóticos puede ayudar con el reclutamiento, lo que puede ayudar a agilizar el proceso considerablemente.

El sistema puede generar currículums de diferentes plataformas, acceder al valor, clasificar a través de correo no deseado o aplicaciones no deseadas, y otros factores similares. Esto puede agilizar el proceso de reclutamiento por un margen considerable. Puede reducir el estrés de los reclutadores y permitirles acceder a cada solicitante de manera más exhaustiva.

La RPA puede manejar alrededor del 90% al 95% de los procesos de reclutamiento vitales, como la selección, evaluación, medición, a bordo y administración.

Extracción y registro de datos usando OCR

Una de las tareas más densas de toda empresa es la relacionada con administración y contabilidad, debido al gran volumen de documentos, tanto digitales como físicos, que se acaban manejando.

RPA es una tecnología muy utilizada en tareas relacionadas con extraer datos de documentos digitalizados gracias a que entre sus mecanismos de extracción suelen contar con herramientas OCR (Optical Character Recognition), de forma que no haya que hacer un pase manual de datos; de esta forma conseguimos ahorrar tiempo al empleado y disminuir la probabilidad de error manual.

Alta de distribuidores, clientes y empleados

Dar de alta usuarios en diversos sistemas es uno de los puntos fuertes del RPA, ya que suele tratarse de tareas de cumplimentación de breves formularios de alta o registro.

En general, automatizar una lectura de datos estructurados (partiendo de un formulario web, un fichero excel o base de datos), algunos clics, y la inserción de datos en un formulario suele ser suficiente para llevar a cabo este tipo de tareas.

Actualización de datos en CRM, ERP u otros

A veces no es posible tener integrados todos los sistemas que se utilizan en la compañía, y la duplicidad de datos es difícil de evitar. Para prevenir tal duplicidad es común encontrar bots RPA cuya única finalidad es acceder a varios sistemas y actualizar algún dato o entrada (por ejemplo, actualizar un elemento en un inventario) cuando se produce un cambio en alguna de las aplicaciones core de la empresa.

Si crees que alguna de estas situaciones se adapta a tu empresa y quieres optimizar tu tiempo y el de tus trabajadores para enfocarse en tareas que realmente enfoquen valor, ponte en contacto con nosotros y cuéntanos tu necesidad.

Seguro podemos construir una gran solución para ti!

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¿Qué son las macros de Excel y para qué sirven?

Seguramente habías oído hablar de las macros de Excel, pero en realidad no tienes mucha certeza acerca de que se trata y qué pueden hacer por ti.

En términos simples, una macro es un programa.

Excel provee un entorno de programación donde es posible escribir en código Visual Basic un programa que puede ejecutar tareas de forma automática sobre una planilla.

Cualquier cosa que un usuario pueda hacer sobre una planilla : editar una celda, cambiar el color, poner negritas, o incluso realizar algún cálculo, se puede realizar también mediante código Visual Basic y se puede programar en una macro para que se ejecute automáticamente al presionar un botón.

Incluso una macro de Excel podria ejecutar acciones sobre aplicaciones fuera de Excel, como por ejemplo, rescatar información desde un sitio web o generar automáticamente una presentación de Powerpoint.

Con el conocimiento necesario, podrias programar un sofisticado robot que hiciera todo el trabajo que hoy haces manualmente con una planilla básica de Excel, literalmente mientras te tomas un café.

Pero, ¿existe un riesgo? ¿Una macro podría fallar?

Todo programa automatizado es susceptible de fallas, y este no es la excepción.

No obstante, dentro del código de programación, también se pueden desarrollar funciones de control de errores que permitan alterar al usuario de que algo no anda bien.

Por lo mismo, lo recomendable es que si necesitas desarrollar una solución con macros, te pongas en manos de un experto que cuente con el conocimiento y experiencia necesarios

En Excelente idea hemos desarrollado varios proyectos con macros de distinta complejidad y los resultados han sido muy positivos.

La implementación de macros en procesos administrativos permite reducir hasta en un 80% el tiempo de trabajo asociado a estas labores improductivas.

¿Significa que me voy a quedar sin empleo?

No veas a las macros de Excel como el enemigo. Al contrario, son tus aliados!

Una macro de Excel puede hacer el «trabajo sucio» de copiar y pegar valores de aquí para allá, cambiar formatos, preparar el informe, pero no puede hacer el análisis y el aporte de valor intelectual que sólo pun profesional preparado como tú puede entregar.

Quítate de encima el trabajo administrativo aburrido con una macro y enfócate en lo realmente importante.

Dale una mirada a alguno de estos proyectos y echa a volar tu imaginación!

Si quieres más información sobre este tema, ponte en contacto con nosotros y estaremos felices de orientarte.

Excelente idea delivery : Sistema de gestión de pedidos on line

Excelente idea delivery es una solución desarrollada sobre plataforma Google Suite que te permite gestionar eficientemente los pedidos de tu negocio.

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Tiempo de implementación

La solución se configura en menos de 3 días hábiles.

Costo

Esta solución puede ser tuya por un valor de CLP$250.000 (o su equivalente en tu moneda local)

Un experto Excel no pudo resolverlo…

«Intentamos trabajar con un experto Excel, pero no funcionó. No entendía nuestro lenguaje…»

Así comenzó nuestra conversación con Rodrigo.

Él tenia un ambicioso proyecto en mente, pero para materializarlo necesitaba alguien que además de saber Excel, supiera de Abastecimiento Estratégico. (o Strategic Sourcing)

«Tú tienes el mix perfecto. Sabes Excel y conoces nuestro negocio. Conversemos»

Rodrigo trabaja en el mundo de compras estratégicas. Licitaciones. Pero de las grandes.

Procesos que involucran a muchos proveedores, muchos artículos, distintas áreas solicitantes. Alta complejidad.

«En algunos casos pasamos semanas planillando. No es eficiente. Necesitamos optimizar el proceso»

El proyecto

Abordamos el proyecto en tres etapas :

Fase 1: Estructurar el formato de cotización. Generar una planilla inteligente, que efectuara validaciones automáticas, para que los proveedores que participaran del proceso de licitación no cometieran errores en el envío de sus ofertas

Fase 2: Automatizar el proceso de generación de las bases de licitación. Una vez definido el universo de artículos que se licitará, la idea es generar el formato de cotización «con solo hacer un click en un botón»

Fase 3: Automatizar el proceso de consolidación de ofertas.

Imagínense lo que es recibir más de 40 ofertas de distintos proveedores.

¿Cómo determinar cuáles son los mejores oferentes? ¿Qué artículos se adjudicarán a cada proveedor?

Sin lugar a dudas, este fue el mayor desafío.

Luego de tres meses de trabajo y ciclos exigentes de pruebas, el producto final vió la luz.

Ayer recibí feedback del resultado:

El proceso de consolidación pasó de tardarse más de 4 horas de planilleo a apenas 5 minutos.

En 5 minutos la planilla arroja la lista de artículos adjudicados y el detalle.

Un verdadero éxito!

Incluso superó la estimación que habíamos hecho inicialmente.

Una planilla automática no sólo minimiza errores, sino que ademas te hace ganar muchísimo tiempo.

Tiempo improductivo planillando que puedes destinar a labores de análisis que generen mayor valor.

Deja de trabajar para Excel, planillando todo el día y empieza a hacer que Excel trabaje para ti.

Excelente idea. Desarrollamos soluciones de bajo costo y tremendos resultados.

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