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Más que sólo Excel, Tecnología

¿Cómo puedo automatizar procesos administrativos? Excelente idea!

Mar 21, 2023 , , , , por Luis Pacheco

La automatización de procesos administrativos se refiere a la implementación de tecnologías que permiten la realización de tareas repetitivas y tediosas de manera más eficiente y rápida.

En lugar de que los empleados deban realizar manualmente estas tareas, la automatización puede hacerlo de forma más precisa, confiable y en menos tiempo.

La automatización de procesos administrativos se puede lograr mediante el uso de diversas herramientas y tecnologías. Algunas de las opciones más comunes incluyen:

  1. Software de automatización: existen diversas soluciones de software que permiten la automatización de procesos administrativos. Estos programas pueden ser utilizados para automatizar tareas como la gestión de inventarios, la facturación, la contabilidad y otras tareas relacionadas con la administración.
  2. Inteligencia Artificial (IA): La IA puede ser utilizada para automatizar procesos más complejos, como la toma de decisiones y el análisis de datos. La IA puede ser entrenada para analizar grandes conjuntos de datos y proporcionar recomendaciones basadas en patrones y tendencias.
  3. Robótica: La robótica se utiliza para automatizar procesos físicos, como la fabricación y el ensamblaje. Los robots pueden ser programados para realizar tareas repetitivas de manera rápida y precisa.

Algunos de los beneficios de la automatización de procesos administrativos incluyen:

  1. Ahorro de tiempo: al automatizar tareas tediosas y repetitivas, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más importantes y valiosas.
  2. Reducción de errores: la automatización de procesos puede reducir significativamente la posibilidad de errores humanos. Esto puede ser especialmente importante en áreas como la contabilidad y la facturación.
  3. Mejora de la eficiencia: la automatización puede ayudar a las empresas a ser más eficientes al reducir el tiempo necesario para completar tareas administrativas.
  4. Ahorro de costos: la automatización de procesos puede reducir los costos operativos al permitir que las empresas hagan más con menos empleados.

En conclusión, la automatización de procesos administrativos puede ser una herramienta valiosa para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la precisión de sus procesos administrativos.

Al implementar soluciones de automatización, las empresas pueden liberar a sus empleados de tareas tediosas y repetitivas, permitiéndoles enfocarse en tareas más importantes y valiosas.

¿Tienes un proyecto de automatización en mente? Conversemos!

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«No puedo creer que todo eso se puede hacer con Google Sheets!!» 😱

Ene 26, 2023 , , , , , , , , por Luis Pacheco

Otro Cliente sorprendido.. Y no es para menos! Google te entrega una plataforma integral donde no solo puedes hacer planillas de cálculo, sino que también puedes:

  • Programar procesos que se ejecuten de forma automática: Rescata diariamente indicadores financieros, envía correos electrónicos, genera consultas nocturnas y carga una base de datos de gestion. 🚀
  • Trabajo colaborativo: Varias personas trabajando al mismo tiempo sobre la misma planilla sin ningun problema 💪
  • Reportes de Gestion: Podemos desarrollar para ti reportes sumamente amigables y de una atractiva gráfica con Looker Studio. Sácale partido a tus datos!! 📊
  • Protección de tus datos: Puedes restringir cuanto quieras el acceso a las planillas, para evitar que personas no autorizadas lean y mucho menos editen datos 🔒

Y todo esto con una cuenta gmail GRATUITA, sin costo de licenciamiento!!! 😉

¿Y tú qué esperas? Ponte en contacto con nosotros y empieza a imaginar todo lo que podemos construir este 2023

Quiero saber más…
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No quiero regalos esta Navidad…

Dic 13, 2022 , , , , , , por Luis Pacheco

«Querido Santa, esta Navidad no quiero regalos… Solo quiero que ayudes a papá con su trabajo, porque siempre anda malhunorado, sale muy tarde de la oficina y cuando llega a casa ya estamos durmiendo…»

… esta fue la carta que encontré en mi correo electrónico esta mañana…

Santa me pidió que le enviara una propuesta al papá de Jorgito y la próxima semana ya comenzamos a hacer realidad su sueño!!! 😊

Y tú que esperas!!!! Excelente idea. Soluciones para que dejes de planillar todo el día y te dediques a lo que realmente importa

Conoce nuestros casos de éxito e imagina todo lo que podemos hacer juntos

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Se termina Office!.. Y ahora quién podrá ayudarnos?

Oct 19, 2022 , , , , , por Luis Pacheco

La empresa a cargo de la suite informática más popular del mundo, Microsoft, anunció el fin de su marca Office, la cual dejará de funcionar en noviembre.

La corporación de Bill Gates aclaró que las aplicaciones como Word, Excel, PowerPoint y Teams no desaparecerán, sino que serán albergadas en un nuevo paquete de programas bajo el nombre Microsoft 365.

Microsoft ha decidido despedirse de la marca Office y englobar las aplicaciones de ofimática en la nueva aplicación Microsoft 365, que adoptará una nueva apariencia e incorporará nuevas funciones, según consignó EuropaPress.

La compañía tecnológica ha anunciado la nueva aplicación Microsoft 365 (distinta de la plataforma en la nube con el mismo nombre), que “en los próximos meses”, sustituirá a servicios actualmente disponibles bajo el nombre de Office: Office.com, la ‘app’ móvil Office y la ‘app’ Office para Windows.

Este cambio de nombre, que incluye un nuevo icono, una nueva apariencia y nuevas funciones, empezará a materializarse en noviembre con Office.com, y se completará en enero con su llegada a las aplicaciones para móvil y Windows.

El cambio será automático, como ha confirmado Microsoft en la página de la nueva ‘app’, e incorporará nuevas plantillas, nuevos módulos para descubrir herramientas o anclar las que más se utilicen y nuevas formas de organizar los trabajos con etiquetas personalizadas, entre otras novedades.

Para Microsoft, la nueva ‘app’ Microsoft 365, que reemplazará a Office luego de su fin, es “el punto de partida para experimentar” con las herramientas que incluye, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, mientras que la suscripción a esta nueva app da acceso a una plataforma en la nube con más aplicaciones, más funciones y más almacenamiento.

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La hilarante publicidad de Microsoft de hace 30 años que destaca lo que todos amamos de Excel!

May 17, 2022 , , , , , por Luis Pacheco

El primer software de hoja de cálculo de Microsoft salió al mercado en 1982 con el nombre de Multiplan —desarrollado por Charles Simonyi— alcanzó gran popularidad en los sistemas CP/M, pero en MS-DOS no fue capaz de competir con el rey del sector, Lotus 1-2-3.

La primera versión de Microsoft Excel salió al mercado en septiembre de 1985, y lo hizo únicamente para sistemas Macintosh.

A Windows 1.0 aún le faltaban dos meses para salir al mercado. Excel tardaría dos años más en lanzar su versión 2.0 y desembarcar en los entornos gráficos Windows que venía desarrollando la misma compañía.

Otros tres años después, llegaría Excel 3.0, que implementaba por primera vez las barras de herramientas, las herramientas de dibujo o los gráficos 3D.

Por fin, en 1992, llegaría Excel 4.0, la primera versión de este software que podríamos considerar «popular«.

Para entonces, los entornos Windows de 16 bits triunfaban ya en las empresas, y la tardanza de Lotus en desembarcar en los mismos (confiado en su posición dominante en el mercado MS-DOS) había erosionado su cuota de mercado de forma irremediable.

«Mi hoja de cálculo no hace eso»


Microsoft sabía que con Excel 4.0 tenía que hacer una campaña publicitaria fuerte que lo consolidara como estándar de facto de las hojas de cálculo, y decidió lanzar este anuncio televisivo que cumple ahora 30 años

El vídeo muestra a dos empleados de una gran empresa que deben exponer ante su jefa en unos minutos las proyecciones de los «nuevos paquetes de vacaciones«, una información aparentemente imprescindible para cerrar un trato comercial.

La hoja de cálculo que necesitan no está creada, y deben finalizarla en el plazo de tiempo que su ascensor tarda en subir hasta el piso en el que les esperan.

De modo que uno de ellos le pide al otro que le sujete el portátil (una tarea meritoria, pues los de aquel entonces eran mucho más pesados que los actuales), mientras abre el Microsoft Excel, recién lanzado al mercado, que ha instalado hace poco en el mismo.

—Ahora estate quiero, estoy a punto de realizar un milagro.

—Estás loco, no hay tiempo

Mientras el primero le va contando paso a paso lo que está haciendo para elaborar la hoja de cálculo —bien es cierto que no que muy compleja—, su escéptico colega no deja de pensar en excusas que pueden ponerle a la jefa para justificar que no hayan podido tener a tiempo el documento.

Confiado, su compañero le va explicando cómo funcionan determinadas funciones estrella de Excel, como el relleno automático de datos (pone los datos de los trimestres primero y segundo, y la función se encarga de completar la tabla con los dos siguientes trimestres).

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«Mira esto: Excel recoge las tendencias totales, trimestres, fechas… y me hace hace las proyecciones».

A continuación repasa la introducción de títulos, la aplicación de formato de moneda a las cifras y la aplicación de estilos «diseñados profesionalmente» a la tabla.

«No puedo creerlo, ¡lo tienes! ¡Esto es un milagro!», grita su amigo mientras sus compañeros de ascensor no dejan de aseverar por detrás «Mi hoja de cálculo no hace eso».

Las reacciones de los usuarios actuales que han visto el anuncio en YouTube en los últimos días se dividen en dos grandes grupos:

Los que destacan (como algo positivo) lo poco que ha cambiado Excel en varias décadas: como «resulta alucinante que, 30 años después, esas características funcionen más o menos exactamente igual en el Excel moderno, lo clavaron desde el primer día» o «las decisiones de diseño sobre ese cuadro de diálogo de formato de celda, autosuma y autocompletar se han mantenido sin cambios en 30 años: me quito el sombrero ante el equipo original que llevó esto al mercado».

Los asombrados porque aquello resultara asombroso: Como el que se queda con que «es bueno saber que hace 30 años mis habilidades de Excel de cuando estaba en quinto curso habrían cerrado un enorme acuerdo comercial» o el que se plantea «imagina vivir en un mundo donde esto se considera impresionante… ¡¿Cómo hacía la gente las cosas antes de Excel?!».

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Capacitación Excel, Más que sólo Excel

Planilla Excel gratis para Administrar los gastos de tu negocio!

Ago 10, 2021 , , , , , , , , , , , , , , , por Luis Pacheco

La señora Olga tiene un pequeño negocio de venta de sopaipillas.

Se ganó un fondo concursable de SERCOTEC y pudo comprar un horno, una revolvedora y una freidora, así que ve con optimismo cómo su negocio está creciendo!

Sin embargo, se siente estancada porque a pesar de todos sus esfuerzos y de que cada día vende más y más productos, le sigue faltando para llegar a fin de mes.

El caso de la Señora Olga no es aislado. Miles de emprendedores sufren este mismo problema, porque no tienen claridad de las finanzas de su negocio.

  • ¿Cuál es mi producto más rentable?
  • ¿Cuánto gano por cada unidad vendida?
  • ¿Como andan mis precios respecto de mi costos?
  • ¿Cómo haré para renovar mi maquinaria dentro de 5 años?

En el siguiente video respondemos esas preguntas y más.. Y no sólo eso! Porque además te compartimos la planilla completamente gratis para que puedas llevar un registro de las finanzas de tu negocio

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Excelente idea. Soluciones Excel para resolver los problemas de tu negocio!

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Si necesitas ayuda para implementar una solución complementaria, estaremos encantados de escuchar tus ideas!

Más que sólo Excel, Sabías que

Los 10 mejores atajos de Excel

Ago 8, 2021 , , , , , por Luis Pacheco

Se estima que más de 1.200 millones de personas usan Microsoft Excel en todo el mundo.

Desde simples registros hasta verdaderos sistemas, lo cierto es que a pesar de la proliferación de diversos sistemas administrativos de clase mundial, Excel sigue siendo la herramienta ofimática imprescindible cualquiera sea el tamaño o características de tu negocio.

Y seguramente tú lleves mucho tiempo trabajando con esta planilla pero sientes que aun te queda mucho por descubrir

Por eso te entregamos en este artículo los 10 atajos imperdibles que seguramente te sorprenderán y te ayudarán a ganar muchísimo tiempo!

1.- Poner la fecha y hora automáticamente 

Si pulsamos “Ctrl” y “:”, aparecerá la fecha y la hora de manera automática en la celda que hayamos seleccionado. 

2.- Negritas

Si quieres pasar el texto de la celda seleccionada a negrita no hace falta que lo hagas desde la barra de herramientas, basta con seleccionar el contenido y pulsar “Ctrl” + “N”.

3.- Cursivas

Si quieres pasar el texto de la celda seleccionada a cursiva no hace falta que lo hagas desde la barra de herramientas, basta con seleccionar el contenido y pulsar “Ctrl” + “K”.

4.- Subrayar el contenido

Para subrayar sin tener que usar la barra de herramientas basta con seleccionar el texto y pulsar “Ctrl” + “S”.

5.- Repetir el contenido de la celda superior

Si lo que quieres es repetir el contenido de la celda superior en las celdas inferiores, la fórmula más cómoda y rápida de hacerlo es presionando “CTRL” y “apóstrofe”. En el caso de Mac debes sustituir “Ctrl” por “Command”.

6.- Insertar más de una fila o columna a la vez 

Para poder insertar de manera simultánea más de una fila o columna, arrastra el cursor y selecciona la cantidad de filas o columnas que quieres añadir. A continuación, haz clic en el botón derecho sobre el área seleccionada y pulsa “insertar”.

7.- Eliminar todo el contenido de las celdas

Pulsa «Alt» más H, E o A, lo que te permitirá eliminar todo el contenido que hay en las celdas como el texto, formato, enlaces y comentarios anidados en ellas. Así, podrás realizar un reseteo completo de todas las celdas marcadas en lugar de tener que ir una por una. 

8.- Ajustar el tamaño de todas las columnas o líneas al tamaño de la celda

Para terminar, si quieres ajustar el tamaño deberás pulsar «Alt» junto con las teclas O o I. 

9.- Seleccionarlo todo con un solo clic

Lo más habitual para seleccionar a la vez varias celdas es utilizar el comando “Ctrl + A” en Windows o “Cmd + A” en Mac OS X. No obstante, dentro de la propia herramienta de Excel hay un modo más fácil de hacerlo. En la esquina superior derecha encontrarás un botón con el que tan solo tendrás que pulsar sobre él para seleccionarlo todo. 

10.- Abrir varios archivos a la vez

Si quieres trabajar con varios archivos de forma simultánea puedes abrirlos a la vez sin tener que que ir uno por uno. Para ello, debes seleccionar todos los archivos y pulsar “Enter”.

Sabías que, Tecnología

¿Qué son las macros de Excel y para qué sirven?

Jul 24, 2021 , , , , , , , , , por Luis Pacheco

Seguramente habías oído hablar de las macros de Excel, pero en realidad no tienes mucha certeza acerca de que se trata y qué pueden hacer por ti.

En términos simples, una macro es un programa.

Excel provee un entorno de programación donde es posible escribir en código Visual Basic un programa que puede ejecutar tareas de forma automática sobre una planilla.

Cualquier cosa que un usuario pueda hacer sobre una planilla : editar una celda, cambiar el color, poner negritas, o incluso realizar algún cálculo, se puede realizar también mediante código Visual Basic y se puede programar en una macro para que se ejecute automáticamente al presionar un botón.

Incluso una macro de Excel podria ejecutar acciones sobre aplicaciones fuera de Excel, como por ejemplo, rescatar información desde un sitio web o generar automáticamente una presentación de Powerpoint.

Con el conocimiento necesario, podrias programar un sofisticado robot que hiciera todo el trabajo que hoy haces manualmente con una planilla básica de Excel, literalmente mientras te tomas un café.

Pero, ¿existe un riesgo? ¿Una macro podría fallar?

Todo programa automatizado es susceptible de fallas, y este no es la excepción.

No obstante, dentro del código de programación, también se pueden desarrollar funciones de control de errores que permitan alterar al usuario de que algo no anda bien.

Por lo mismo, lo recomendable es que si necesitas desarrollar una solución con macros, te pongas en manos de un experto que cuente con el conocimiento y experiencia necesarios

En Excelente idea hemos desarrollado varios proyectos con macros de distinta complejidad y los resultados han sido muy positivos.

La implementación de macros en procesos administrativos permite reducir hasta en un 80% el tiempo de trabajo asociado a estas labores improductivas.

¿Significa que me voy a quedar sin empleo?

No veas a las macros de Excel como el enemigo. Al contrario, son tus aliados!

Una macro de Excel puede hacer el «trabajo sucio» de copiar y pegar valores de aquí para allá, cambiar formatos, preparar el informe, pero no puede hacer el análisis y el aporte de valor intelectual que sólo pun profesional preparado como tú puede entregar.

Quítate de encima el trabajo administrativo aburrido con una macro y enfócate en lo realmente importante.

Dale una mirada a alguno de estos proyectos y echa a volar tu imaginación!

Si quieres más información sobre este tema, ponte en contacto con nosotros y estaremos felices de orientarte.

Más que sólo Excel, Sabías que

¿Cómo Excel puede mejorar la productividad de tu negocio?

Jul 16, 2021 , , , , , , , , , por Luis Pacheco

Desde que Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985 esta hoja cálculo  se ha convertido en una herramienta de gran utilidad para todo tipo de usuarios, pero imprescindible para la gestión administrativa y financiera de las empresas.

Hoy es completamente común encontrar en las empresas hojas de cálculo con modelos de facturas, presupuestos, amortizaciones del inmovilizado, previsiones de tesorería, hojas de control de caja, cuadros de amortización de préstamos, hojas de control de líneas de financiación y un largo etcétera.

¿Por qué es tan importante Excel en los trabajos administrativos y financieros?

Existen una serie de ventajas que proporciona Excel en los trabajos administrativos y financieros, que son:

  1. Optimiza el tiempo de la manipulación y el procesamiento de datos. Excel permite mejorar la productividad al facilitar el tratamiento de los datos con funciones como la ordenación, los filtros, la búsqueda, etc.
  2. Es ampliamente utilizado en el reporting de datos para facilitar información de utilidad para la toma de decisiones.
  3. Facilita la presentación de los datos en tablas y gráficos. Además, las tablas y gráficos dinámicos permiten analizar los datos desde diferentes ópticas.
  4. Se pueden analizar grandes volúmenes de datos.
  5. La posibilidad de importar datos facilita el análisis de datos de los programas de gestión y contabilidad, así como de los extractos bancarios.
  6. Se puede trabajar en equipo, de manera que diferentes usuarios puede trabajar en una misma hoja de Excel.
  7. Es muy útil para verificar la corrección de los datos contables, facilitando por ejemplo el punteo de los mayores contables.
  8. El tratamiento en Excel de un balance de sumas y saldos facilita el estudio de la integridad contable de las diferentes cuentas que lo componen.
  9. Se suele utilizar para construir el pool bancario.
  10. Se puede conectar con otros programas de Office como Powerpoint, Access y Word.
  11. Permite el desarrollo de modelos financieros complejos en donde utilizar diferentes escenarios.
  12. Facilita la creación de modelos de estados financieros para la planificación presupuestaria integral, generando diferentes escenarios en función de las diferentes hipótesis del negocio.
  13. Se pueden utilizar todo tipo de funciones y formulas que facilitan el tratamiento de los datos.
  14. Simplifica y mecaniza las decisiones sobre valoración de proyectos de inversión, facilitando medidas de rentabilidad, liquidez, simulaciones, etc.
  15. Permite la creación de cuadros de mando, integrando diferentes hojas de cálculo.

Si tienes en mente la optimización de alguno de tus procesos de negocio, ponte en contacto con nosotros.

Excelente idea. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados!

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