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Etiqueta: optimizacion

Cuando una planilla es demasiado buena…

Hace poco más de un año desarrollamos una planilla para la gestión de reserva de horas de una Clínica en Santiago.

La solución sería solo temporal ya que se encontraban trabajando en el desarrollo de un sistema.

Hace un par de semanas me contactaron para hacer un mantenimiento general a la planilla ya que se había puesto un poco lenta por la gran cantidad de datos históricos que tienen almacenados.

Sorprendido al ver que aún estaban usándola, les pregunté: qué pasó con el sistema?

«Aún no pasa nada.. Según supe, no esta fácil desarrollar algo así.»

«Ahhh, y me olvidé de decirte: te van a contactar de otra área porque necesitan desarrollar algo similar a lo que hiciste para nosotros»😁

Eso es lo que yo llamo una «solución temporal con carácter de definitiva» 😂

Hazlo simple.  Llama a Excelente idea!

VOLVIÓ DE VACACIONES Y SE ENCONTRÓ CON ESTO!

Era jefe de operaciones con un equipo de unas 15 personas. Dentro de este equipo teníamos respaldos funcionales para todos los colaboradores… excepto Jessica.

Jessica desarrollaba algunas tareas críticas que solo ella conocía, así que sus vacaciones eran la oportunidad perfecta para capacitar a alguien más en esas funciones.

Andrea se reunía en las tardes con ella para entender todo lo que hacía y cuando Jessica salió finalmente de vacaciones, Andrea tomó su lugar.

Al cabo de un par de días, consulté a Andrea como iba todo y ella me dijo:

«Todo bien, jefe, pero le puedo comentar algo del proceso de registro?»

Si claro!. Cuéntame, qué pasa?

«Jessica me indicó que cuando recibiera una solicitud de este tipo, debía transcribir la información a una planilla, porque esa información se enviaba semanalmente al área de Auditoría, así que era muy importante.«

Ok, y ¿cuál es el problema con eso? – pregunté ya un poco asustado (Cuando se menciona la palabra «auditoría» generalmente viene acompañada de problemas graves)

«Es que yo conozco un reporte de sistema que entrega toda esa información, así que no es necesario transcribir todo. Basta con registrar el número de solicitud y el resto lo extremos con una macro muy sencilla de Excel.«

Me volvió el alma al cuerpo! Maravillosas noticias así que la felicité por la iniciativa y le dije: «Ok, hagamos algo. Sigue haciéndolo como te lo explicó Jessica y cuando ella vuelva, evaluamos tu idea«

Jessica volvió de sus vacaciones y le comentamos el hallazgo de Andrea.

Debo ser sincero, en principio se puso en una actitud muy negativa. Pero luego, se dio cuenta que era una excelente idea e incluso propuso hacer algo similar con otras solicitudes.


Esta semana nos contactó uno de nuestros clientes recurrentes para pedirnos ayuda:

«Hola Luis! Tengo un nuevo proyecto para Excelente idea. No me vas a creer. Uno de mis colaboradores salió de vacaciones la semana pasada y cuando volvió me planteó esta idea que le dio la persona que lo estaba reemplazando»

Y tu equipo, ya volvió de vacaciones? Cuéntame qué descubriste y como podemos ayudarte.

«¿Estamos listos? Hoy lo van a despedir…»

Uno de mis primeros trabajos como Ingeniero Industrial fue como Analista de Procesos en una importante compañía de seguros.

Una tarde, mi jefe se reunió conmigo para comunicarme mi próximo trabajo: Debía hacer un levantamiento detallado del proceso de pago de comisiones a la fuerza de ventas.

No era sencillo. La fuerza de ventas la componían más de 300 personas y el proceso involucraba a varias áreas de la compañía: comercial, operaciones, recursos humanos, remuneraciones.

Trabajamos durante casi tres meses, junto al Jefe de Operaciones. Identificamos una serie de falencias de distinto tipo: desde necesidades de automatización, ajuste en los plazos, estandarización de cláusulas contractuales, contratación de más recursos para soportar un proceso altamente complejo.

Más de 20 iniciativas se generaron a partir de este levantamiento.

Al final de todo ese trabajo, las palabras de mi jefe me dejaron congelado. Despedirían a la persona que lideraba el área y este levantamiento buscaba asegurar la continuidad operacional.

El lo tomó muy bien y unos meses después, nos encontramos un par de veces. Siempre con la misma amabilidad y simpatía.

Esa experiencia me dejó una gran lección: o haces algo por arreglar el problema o la solución que encontrará tu jefe será despedirte.

Y mira las ironías de la vida. Años después, siendo jefe de un área administrativa, me tocó a mí recibir a los expertos de procesos que venían a «ayudarme» a arreglar las cosas… Un par de semanas después de eso, ya se imaginarán para qué me llamó mi jefe a su oficina.

Cuando hacemos proyectos con Excelente idea, logramos mejoras significativas de los procesos que intervenimos… Pero además de eso, también aportamos a mejorar tu propio valor dentro de la empresa.

No esperes a que lleguen a intervenir tu área. Toma la iniciativa y lidera tú mismo ese cambio. Queremos que te luzcas dentro de la organización. Si tú ganas, todos ganamos.

¿Necesitas inspiración? Revisa nuestros casos de éxito o mira alguno de los videos en nuestro canal. Sorpréndete de todo lo que podemos hacer juntos.

Ahorré dos millones de pesos mensuales con esta Planilla!

Una planilla automatizada puede llevarte a ahorrar mucho dinero. De hecho, la mayoría de los proyectos que desarrollamos terminan «pagándose solos» con el aumento de eficiencia que logramos generar en apenas algunas semanas.

El ahorro que puedes generar dependerá de una serie de factores, pero para que te hagas una idea, considera lo siguiente:

a) Evalúa cuántos de tus empleados pueden verse beneficiados con la planilla.

Haz un par de preguntas dentro del área. Puedes llegar a sorprenderte. Muchas planillas que se usan en tu área son compartidas por varios de tus colaboradores. Incluso en algunos casos hemos detectado hasta 4 ó 5 versiones de una planilla que están circulando dentro de la organización.

b) Determina cuánto tiempo dedican tus colaboradores a la tarea que soporta la planilla

Según una encuesta realizada por Harvard Business Review durante una década a varios cientos de empleados de la oficina, pasan 10% de la vida laboral en hojas de cálculo, y los que trabajan en investigación y desarrollo o finanzas pasan 30%, o 2,5 horas al día. (ver «Las 10 funciones Excel que todo profesional debe conocer, segun Harvard»)

Si a eso sumas que una macro de Excel, puede hacer en un par de segundos lo que manualmente te tardaría varias horas de trabajo, no es resulta descabellado pensar que la automatización de estos procesos te puede reportar una cantidad significativa de horas.

c) Considera los factores de oportunidad en el acceso a la información

Muchas veces, la falta de información oportuna significa la pérdida de importantes oportunidades de negocio. Disponer de un dato clave en el momento adecuado puede marcar la diferencia entre ganar o perder un negocio. La inmediatez es algo que es cada vez más valorado por los clientes.

Incluso lo ves en tí mismo! Cuando necesitas comprar un producto o servicio, envías un whatsapp a varios proveedores y ¿a quién le compras? Seguro que al primero que te contestó, ¿cierto?

d) Multas por incumplimiento

businesspeople talking

Muchos procesos de negocio responden a requerimientos normativos. Informes que deben ser enviados en fechas especificas o en plazos bien definidos. el incumplimiento de estos trae consigo desde multas hasta incluso el riesgo de descalificación o pérdida reputacional.

Probablemente estos procesos críticos están soportados por complejos sistemas, sin embargo, muchas veces, algunas partes del proceso no quedaron debidamente implementados y debemos recurrir al salvador «planilleo» para terminarlo. Si éste es el caso, la necesidad de reducir la intervención humana en esta etapa resulta vital.

Asigna un valor a cada una de estas variables y podrás determinar cuánto puedes llegar a ahorrar en un proceso de automatización de un proceso administrativo.

En Excelente idea tenemos amplia experiencia implementando proyectos de este tipo con resultados realmente fabulosos. Por eso nuestros clientes vuelven a llamarnos!

¿Necesitas apoyo para implementar esa idea? Ponte en contacto con nosotros y házla realidad!

«Quiero que te vayas…

… a casa más temprano para que disfrutes con tu familia»

Por eso, no dejo de insistir: Deja de planillar todo el día y asesórate con nosotros!!!

Revisa alguno de nuestros proyectos y nuestros casos de éxito y descubre todo lo que podemos hacer juntos.

Ponte en contacto con nosotros!

«Best Practices»: Un concepto en retirada

Durante toda mi carrera profesional participé en la implementación de soluciones tecnológicas de diverso tamaño: desde sistemas ERP de Clase Mundial hasta soluciones a la medida para resolver problemáticas puntuales.

Los grandes proveedores de software se promovían a sí mismos como expertos en procesos de negocios y presentaban sus soluciones como la gran panacea que incluía «las mejores prácticas de la industria».

Su discurso frente al cliente – de forma indirecta – les transmitía el concepto: «tú no sabes cómo deberías hacer las cosas… déjame que te enseñe»

Este modelo subsiste hasta nuestros días, sin embargo, cada vez es más frecuente escuchar términos como «diferenciarse», «hacer la cosas distinto», «innovar», «ser disruptivo» y por lo tanto, los clientes ahora buscan soluciones flexibles que se adapten a sus procesos de negocio, porque ahora son ellos los que realmente saben cómo hacer las cosas.

El software debe adaptarse al proceso y no al revés.

El éxito de Excelente idea se basa precisamente en ese concepto: cuéntame cómo es tu proceso y luego veamos cómo implementamos una solución tecnológica que se ajuste a esa necesidad.

Hoy día estamos realmente felices de haber encontrado ese mismo espíritu en un socio estratégico al otro lado del mundo: en sudáfrica 😁

Explorer Bi es una solución de CRM (Client Relationship Management ó Gestión de la Relación con el Cliente) flexible, que se adapta a tu proceso de negocio. Lo destacable de esta solución, es que complementa esta flexibilidad con una solución robusta, amigable y sencilla.

Así que si estás en búsqueda de un CRM para tu empresa, no me pidas que te explique cómo funciona éste….mejor dime qué necesitas y te cuento cómo podemos ayudarte! 😉

Si no es instantáneo, no sirve

Buenas tardes, en qué puedo ayudarle?»… «No, nada… YA LO RESOLVÍ»

Todos los negocios se están moviendo hacia la INMEDIATEZ. ⏳

Hoy más que nunca, 10 minutos pueden marcar la diferencia entre cerrar un negocio o perder la venta.

Ofertas comerciales agresivas que garantizan tiempos de respuesta que eran imposibles hace sólo algunos años, requieren áreas de soporte operacional y de back office que se encuentren a la altura.

Porque no es sostenible tener que estar llenando formularios de autorización en papel si necesito llegar con el producto final en 30 minutos!!!!.. O menos…

No obstante la automatización de procesos administrativos mediante la implementación de sistemas de clase mundial requiere altos costos de inversión y mucho tiempo dedicado a las tareas de diseño, desarrollo, pruebas y puesta en producción.

¿Qué hacer entonces?

En Excelente idea implementamos soluciones sencillas, que en un par de semanas te permitirán reducir de manera significativa tus tiempos de proceso.

Nuestros desarrollos sobre plataforma Excel y Google te permite generar importantes ahorros en costo de licenciamiento, ya que aprovechamos las licencias corporativas qué ya estas usando.

Y si requieres abordar problemáticas complejas, diseñamos el proyecto por etapas, de forma que puedas adecuar tu forma de trabajo gradualmente y cuentes de forma rápida con las funcionalidades críticas mejoradas

¿Tienes un proyecto en mente? Ponte en contacto!

«Mañana entras a trabajar a las 5am!!»


Esa era la única solución. El jefe de administración de una exportadora me describía así el problema

«Necesitamos monitorear diariamente estos indicadores, así que hicimos una planilla para calcularlos.

Juan llega diariamente a las 8am, saca los reportes del sistema y o pasa las primeras horas de su día copiando y pegando datos.

¿Como optimizar procesos administrativos? Excelente idea!

No es fácil, porque a esa hora todos trabajan en el sistema, así que el reporte se queda pegado, no sale entero, en fin…

Finalmente, recién cerca del mediodía tenemos los indicadores para trabajar…

Siempre existe una mejor forma…

Con Excelente idea desarrollamos un proceso con Google apps script que corre automáticamente todos los días en la madrugada.

El programa pega la base y actualiza el reporte, sin intervención humana. Al finalizar, registra el día y hora en que finalizó el proceso y un mensaje de confirmación validando la ejecución éxitosa.

Ahora tienen sus indicadores disponibles a primera hora 😵

… Y Juan tiene la mañana libre para dedicarla a actividades más interesantes qué copiar y pegar datos en una planilla 😁

El siguiente paso será desarrollar nuevos reportes de seguimiento, pero esta vez en Google Looker Studio, que provee atractivas métricas y gráficos.

Y tú, ¿Qué necesitas?

✅ Automatizacion de procesos

✅ Dashboards y reportes

✅ Apps móviles

Haz click aquí y cuéntanos tu problema.

Deja de perder tiempo planillando y dedícate a tu negocio! Consulta!

Web scraping: ¿Cómo rescatar información de un sitio web con macros de Excel?

Seguramente habías escuchado de tablas dinámicas, fórmulas avanzadas e incluso, macros en Excel

Siempre te imaginaste que su campo de acción, estaba limitado sólo a la planilla.

Sorprendete con esta aplicación poco conocida de Excel. Si no conocías el término web scraping, consiste en el proceso de extraccion de informacion desde la web usando algun aplicativo automático (en este caso, con Excel).

Aqui te presento una planilla que:

✅ Se conecta a un sitio web

✅ Ingresa parámetros de búsqueda en el sitio del Poder Judicial y

✅ Rescata la información de una causa en proceso.

TE PUEDE INTERESAR: Descarga tu Robot Excel y mira como tu planilla trabaja mientras te tomas un café

¿Te imaginas todas las aplicaciones?

Ingresa datos en un formulario web o cualquier otra aplicación en cuestión de segundos, sin descanso, 24×7.

Excelente idea. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados!

Cuéntame tu proyecto! Podemos ayudarte!

¿Cómo puedo automatizar procesos administrativos? Excelente idea!

La automatización de procesos administrativos se refiere a la implementación de tecnologías que permiten la realización de tareas repetitivas y tediosas de manera más eficiente y rápida.

En lugar de que los empleados deban realizar manualmente estas tareas, la automatización puede hacerlo de forma más precisa, confiable y en menos tiempo.

La automatización de procesos administrativos se puede lograr mediante el uso de diversas herramientas y tecnologías. Algunas de las opciones más comunes incluyen:

  1. Software de automatización: existen diversas soluciones de software que permiten la automatización de procesos administrativos. Estos programas pueden ser utilizados para automatizar tareas como la gestión de inventarios, la facturación, la contabilidad y otras tareas relacionadas con la administración.
  2. Inteligencia Artificial (IA): La IA puede ser utilizada para automatizar procesos más complejos, como la toma de decisiones y el análisis de datos. La IA puede ser entrenada para analizar grandes conjuntos de datos y proporcionar recomendaciones basadas en patrones y tendencias.
  3. Robótica: La robótica se utiliza para automatizar procesos físicos, como la fabricación y el ensamblaje. Los robots pueden ser programados para realizar tareas repetitivas de manera rápida y precisa.

TE PUEDE INTERESAR: ¿Quieres tener tu propio Robot Excel trabajando para ti?

Algunos de los beneficios de la automatización de procesos administrativos incluyen:

  1. Ahorro de tiempo: al automatizar tareas tediosas y repetitivas, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más importantes y valiosas.
  2. Reducción de errores: la automatización de procesos puede reducir significativamente la posibilidad de errores humanos. Esto puede ser especialmente importante en áreas como la contabilidad y la facturación.
  3. Mejora de la eficiencia: la automatización puede ayudar a las empresas a ser más eficientes al reducir el tiempo necesario para completar tareas administrativas.
  4. Ahorro de costos: la automatización de procesos puede reducir los costos operativos al permitir que las empresas hagan más con menos empleados.

En conclusión, la automatización de procesos administrativos puede ser una herramienta valiosa para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la precisión de sus procesos administrativos.

Al implementar soluciones de automatización, las empresas pueden liberar a sus empleados de tareas tediosas y repetitivas, permitiéndoles enfocarse en tareas más importantes y valiosas.

¿Tienes un proyecto de automatización en mente? Conversemos!

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