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Etiqueta: optimizacion

Si no es instantáneo, no sirve

Buenas tardes, en qué puedo ayudarle?»… «No, nada… YA LO RESOLVÍ»

Todos los negocios se están moviendo hacia la INMEDIATEZ. ⏳

Hoy más que nunca, 10 minutos pueden marcar la diferencia entre cerrar un negocio o perder la venta.

Ofertas comerciales agresivas que garantizan tiempos de respuesta que eran imposibles hace sólo algunos años, requieren áreas de soporte operacional y de back office que se encuentren a la altura.

Porque no es sostenible tener que estar llenando formularios de autorización en papel si necesito llegar con el producto final en 30 minutos!!!!.. O menos…

No obstante la automatización de procesos administrativos mediante la implementación de sistemas de clase mundial requiere altos costos de inversión y mucho tiempo dedicado a las tareas de diseño, desarrollo, pruebas y puesta en producción.

¿Qué hacer entonces?

En Excelente idea implementamos soluciones sencillas, que en un par de semanas te permitirán reducir de manera significativa tus tiempos de proceso.

Nuestros desarrollos sobre plataforma Excel y Google te permite generar importantes ahorros en costo de licenciamiento, ya que aprovechamos las licencias corporativas qué ya estas usando.

Y si requieres abordar problemáticas complejas, diseñamos el proyecto por etapas, de forma que puedas adecuar tu forma de trabajo gradualmente y cuentes de forma rápida con las funcionalidades críticas mejoradas

¿Tienes un proyecto en mente? Ponte en contacto!

«Mañana entras a trabajar a las 5am!!»


Esa era la única solución. El jefe de administración de una exportadora me describía así el problema

«Necesitamos monitorear diariamente estos indicadores, así que hicimos una planilla para calcularlos.

Juan llega diariamente a las 8am, saca los reportes del sistema y o pasa las primeras horas de su día copiando y pegando datos.

¿Como optimizar procesos administrativos? Excelente idea!

No es fácil, porque a esa hora todos trabajan en el sistema, así que el reporte se queda pegado, no sale entero, en fin…

Finalmente, recién cerca del mediodía tenemos los indicadores para trabajar…

Siempre existe una mejor forma…

Con Excelente idea desarrollamos un proceso con Google apps script que corre automáticamente todos los días en la madrugada.

El programa pega la base y actualiza el reporte, sin intervención humana. Al finalizar, registra el día y hora en que finalizó el proceso y un mensaje de confirmación validando la ejecución éxitosa.

Ahora tienen sus indicadores disponibles a primera hora 😵

… Y Juan tiene la mañana libre para dedicarla a actividades más interesantes qué copiar y pegar datos en una planilla 😁

El siguiente paso será desarrollar nuevos reportes de seguimiento, pero esta vez en Google Looker Studio, que provee atractivas métricas y gráficos.

Y tú, ¿Qué necesitas?

✅ Automatizacion de procesos

✅ Dashboards y reportes

✅ Apps móviles

Haz click aquí y cuéntanos tu problema.

Deja de perder tiempo planillando y dedícate a tu negocio! Consulta!

Web scraping con Excel: ¿Cómo rescatar información de un sitio web con macros de Excel?

Seguramente habías escuchado de tablas dinámicas, fórmulas avanzadas e incluso, macros en Excel

Siempre te imaginaste que su campo de acción, estaba limitado sólo a la planilla.

Sorprendete con esta aplicación poco conocida de Excel. Si no conocías el término web scraping, consiste en el proceso de extraccion de informacion desde la web usando algun aplicativo automático (en este caso, con Excel).

Aqui te presento una planilla que:

✅ Se conecta a un sitio web

✅ Ingresa parámetros de búsqueda en el sitio del Poder Judicial y

✅ Rescata la información de una causa en proceso.

¿Te imaginas todas las aplicaciones?

Ingresa datos en un formulario web o cualquier otra aplicación en cuestión de segundos, sin descanso, 24×7.

Excelente idea. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados!

Cuéntame tu proyecto! Podemos ayudarte!

¿Cómo puedo automatizar procesos administrativos? Excelente idea!

La automatización de procesos administrativos se refiere a la implementación de tecnologías que permiten la realización de tareas repetitivas y tediosas de manera más eficiente y rápida.

En lugar de que los empleados deban realizar manualmente estas tareas, la automatización puede hacerlo de forma más precisa, confiable y en menos tiempo.

La automatización de procesos administrativos se puede lograr mediante el uso de diversas herramientas y tecnologías. Algunas de las opciones más comunes incluyen:

  1. Software de automatización: existen diversas soluciones de software que permiten la automatización de procesos administrativos. Estos programas pueden ser utilizados para automatizar tareas como la gestión de inventarios, la facturación, la contabilidad y otras tareas relacionadas con la administración.
  2. Inteligencia Artificial (IA): La IA puede ser utilizada para automatizar procesos más complejos, como la toma de decisiones y el análisis de datos. La IA puede ser entrenada para analizar grandes conjuntos de datos y proporcionar recomendaciones basadas en patrones y tendencias.
  3. Robótica: La robótica se utiliza para automatizar procesos físicos, como la fabricación y el ensamblaje. Los robots pueden ser programados para realizar tareas repetitivas de manera rápida y precisa.

Algunos de los beneficios de la automatización de procesos administrativos incluyen:

  1. Ahorro de tiempo: al automatizar tareas tediosas y repetitivas, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más importantes y valiosas.
  2. Reducción de errores: la automatización de procesos puede reducir significativamente la posibilidad de errores humanos. Esto puede ser especialmente importante en áreas como la contabilidad y la facturación.
  3. Mejora de la eficiencia: la automatización puede ayudar a las empresas a ser más eficientes al reducir el tiempo necesario para completar tareas administrativas.
  4. Ahorro de costos: la automatización de procesos puede reducir los costos operativos al permitir que las empresas hagan más con menos empleados.

En conclusión, la automatización de procesos administrativos puede ser una herramienta valiosa para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la precisión de sus procesos administrativos.

Al implementar soluciones de automatización, las empresas pueden liberar a sus empleados de tareas tediosas y repetitivas, permitiéndoles enfocarse en tareas más importantes y valiosas.

¿Tienes un proyecto de automatización en mente? Conversemos!

¿Cómo Excel puede mejorar la productividad de tu negocio?

Desde que Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985 esta hoja cálculo  se ha convertido en una herramienta de gran utilidad para todo tipo de usuarios, pero imprescindible para la gestión administrativa y financiera de las empresas.

Hoy es completamente común encontrar en las empresas hojas de cálculo con modelos de facturas, presupuestos, amortizaciones del inmovilizado, previsiones de tesorería, hojas de control de caja, cuadros de amortización de préstamos, hojas de control de líneas de financiación y un largo etcétera.

¿Por qué es tan importante Excel en los trabajos administrativos y financieros?

Existen una serie de ventajas que proporciona Excel en los trabajos administrativos y financieros, que son:

  1. Optimiza el tiempo de la manipulación y el procesamiento de datos. Excel permite mejorar la productividad al facilitar el tratamiento de los datos con funciones como la ordenación, los filtros, la búsqueda, etc.
  2. Es ampliamente utilizado en el reporting de datos para facilitar información de utilidad para la toma de decisiones.
  3. Facilita la presentación de los datos en tablas y gráficos. Además, las tablas y gráficos dinámicos permiten analizar los datos desde diferentes ópticas.
  4. Se pueden analizar grandes volúmenes de datos.
  5. La posibilidad de importar datos facilita el análisis de datos de los programas de gestión y contabilidad, así como de los extractos bancarios.
  6. Se puede trabajar en equipo, de manera que diferentes usuarios puede trabajar en una misma hoja de Excel.
  7. Es muy útil para verificar la corrección de los datos contables, facilitando por ejemplo el punteo de los mayores contables.
  8. El tratamiento en Excel de un balance de sumas y saldos facilita el estudio de la integridad contable de las diferentes cuentas que lo componen.
  9. Se suele utilizar para construir el pool bancario.
  10. Se puede conectar con otros programas de Office como Powerpoint, Access y Word.
  11. Permite el desarrollo de modelos financieros complejos en donde utilizar diferentes escenarios.
  12. Facilita la creación de modelos de estados financieros para la planificación presupuestaria integral, generando diferentes escenarios en función de las diferentes hipótesis del negocio.
  13. Se pueden utilizar todo tipo de funciones y formulas que facilitan el tratamiento de los datos.
  14. Simplifica y mecaniza las decisiones sobre valoración de proyectos de inversión, facilitando medidas de rentabilidad, liquidez, simulaciones, etc.
  15. Permite la creación de cuadros de mando, integrando diferentes hojas de cálculo.

Si tienes en mente la optimización de alguno de tus procesos de negocio, ponte en contacto con nosotros.

Excelente idea. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados!

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Batalla Naval En Excel!!!

En Excelente idea estamos siempre atentos a las novedosas aplicaciones de Excel, pero la de hoy sí que nos sorprendió! Anteriormente te habíamos mostrado como hacer un Pacman en Excel y como un verdadero Miguel Ángel creaba obras de arte con Microsoft Excel.

Ahora te presentamos  la hoja de Google Spreadsheets creada por el profesor Carlos Ortega para jugar a ‘Batalla Naval’.

Carlos ha publicado el juego/hoja en su cuenta de Twitter, explicando paso a paso cómo usar Google Sheets para jugar a destruir barquitos con un amigo online, con todo y chat incorporado.

Si bien no ha explicado las fórmulas detrás de su creación, si ha dejado la plantilla para que la copiemos y juguemos por nuestra cuenta.

Cómo se juega

Ortega además ha dejado instrucciones detalladas, tanto en Twitter como dentro de la misma hoja de cálculo de Google.

Lo más importante es hacer dos copias de la plantilla en cuestión que puedes obtener desde este enlace.

La hoja tiene dos pestañas, una con las instrucciones y una llamada «Juego» que es donde vas a jugar. Cada jugador necesita su propia copia de la hoja de cálculo, y debes enlazar esos dos documentos poniendo la URL del otro en el recuadro que dice URL rival dentro de la pestaña del juego.

Debes tener en cuenta que habrá que dar permisos de acceso al documento, y Carlos advierte que como ambos jugadores tiene permisos de edición, pues que algo se rompa en el camino.

En la hoja del juego hay una leyenda a la izquierda con los siete barcos clásicos de la «batalla naval», cada uno con sus longitudes diferentes como en el juego original. Los barcos están identificados por casillas de distintos colores con una letra en el centro.

Para poner un barco solo tienes que escribir la letra correspondiente en el cuadro de al lado. Los colores se ponen automáticamente. En el cuadro a la derecha es donde «disparas» a los barcos de tu oponente, y esto lo haces simplemente haciendo click en la casilla. Si se pone azul es agua y si se pone rojo le has dado.

Cuando destruyas un barco lo vas a ver marcado con el emoji 💥, y para gestionar los turnos puedes usar el menú desplegable que dice «Me toca», o el chat que ha puesto en la parte inferior.

El juego en general está muy bien logrado y es un fantástico ejemplo de las cosas que se pueden hacer con tiempo y creatividad, y obviamente un gran dominio de la herramienta.

Excelente idea! No crees? Si necesitas ayuda para concretar ese proyecto que tienes en mente, ponte en contacto con nosotros.

Excelente idea. Soluciones de bajo costo y tremendos resultados.

Un experto Excel no pudo resolverlo…

«Intentamos trabajar con un experto Excel, pero no funcionó. No entendía nuestro lenguaje…»

Así comenzó nuestra conversación con Rodrigo.

Él tenia un ambicioso proyecto en mente, pero para materializarlo necesitaba alguien que además de saber Excel, supiera de Abastecimiento Estratégico. (o Strategic Sourcing)

«Tú tienes el mix perfecto. Sabes Excel y conoces nuestro negocio. Conversemos»

Rodrigo trabaja en el mundo de compras estratégicas. Licitaciones. Pero de las grandes.

Procesos que involucran a muchos proveedores, muchos artículos, distintas áreas solicitantes. Alta complejidad.

«En algunos casos pasamos semanas planillando. No es eficiente. Necesitamos optimizar el proceso»

El proyecto

Abordamos el proyecto en tres etapas :

Fase 1: Estructurar el formato de cotización. Generar una planilla inteligente, que efectuara validaciones automáticas, para que los proveedores que participaran del proceso de licitación no cometieran errores en el envío de sus ofertas

Fase 2: Automatizar el proceso de generación de las bases de licitación. Una vez definido el universo de artículos que se licitará, la idea es generar el formato de cotización «con solo hacer un click en un botón»

Fase 3: Automatizar el proceso de consolidación de ofertas.

Imagínense lo que es recibir más de 40 ofertas de distintos proveedores.

¿Cómo determinar cuáles son los mejores oferentes? ¿Qué artículos se adjudicarán a cada proveedor?

Sin lugar a dudas, este fue el mayor desafío.

Luego de tres meses de trabajo y ciclos exigentes de pruebas, el producto final vió la luz.

Ayer recibí feedback del resultado:

El proceso de consolidación pasó de tardarse más de 4 horas de planilleo a apenas 5 minutos.

En 5 minutos la planilla arroja la lista de artículos adjudicados y el detalle.

Un verdadero éxito!

Incluso superó la estimación que habíamos hecho inicialmente.

Una planilla automática no sólo minimiza errores, sino que ademas te hace ganar muchísimo tiempo.

Tiempo improductivo planillando que puedes destinar a labores de análisis que generen mayor valor.

Deja de trabajar para Excel, planillando todo el día y empieza a hacer que Excel trabaje para ti.

Excelente idea. Desarrollamos soluciones de bajo costo y tremendos resultados.

¿Qué se puede hacer con macros de Excel?: Ganar mucho tiempo!!!

Un cliente necesitaba evaluar una serie de escenarios posibles para un proyecto de inversión.

Construyó una planilla Excel con fórmulas linkeadas, muy completa, donde podía modificar los parámetros relevantes (precio del dólar, % variación del precio del petróleo, año e partida del proyecto, etc) y evaluar el impacto sobre el valor final del proyecto.

Sin embargo, necesitaba evaluar cada uno de esos parámetros para finalmente tomar una decisión.

Modificaba una variable y se iba a la hoja de cálculo a ver el resultado… Modificaba otra, y volvía…

¿Se imaginan? Una pérdida de tiempo enorme!!

La solución: Un simulador con macros de Excel

¿Qué hicimos? Un simulador, que evalúa distintos escenarios y luego genera un gráfico donde se puede apreciar claramente el impacto de cada variable y la tendencia.

¿Cuánto tarda en evaluar 24 escenarios distintos?… Segundos!!!!

Mira el resultado :

https://youtu.be/TnkSljxH1FQ

EXCELente idea!

No te arrepentirás de llamarnos. Te arrepentirás de no haberlo hecho antes!!!!

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