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Etiqueta: procesos

«¿Estamos listos? Hoy lo van a despedir…»

Uno de mis primeros trabajos como Ingeniero Industrial fue como Analista de Procesos en una importante compañía de seguros.

Una tarde, mi jefe se reunió conmigo para comunicarme mi próximo trabajo: Debía hacer un levantamiento detallado del proceso de pago de comisiones a la fuerza de ventas.

No era sencillo. La fuerza de ventas la componían más de 300 personas y el proceso involucraba a varias áreas de la compañía: comercial, operaciones, recursos humanos, remuneraciones.

Trabajamos durante casi tres meses, junto al Jefe de Operaciones. Identificamos una serie de falencias de distinto tipo: desde necesidades de automatización, ajuste en los plazos, estandarización de cláusulas contractuales, contratación de más recursos para soportar un proceso altamente complejo.

Más de 20 iniciativas se generaron a partir de este levantamiento.

Al final de todo ese trabajo, las palabras de mi jefe me dejaron congelado. Despedirían a la persona que lideraba el área y este levantamiento buscaba asegurar la continuidad operacional.

El lo tomó muy bien y unos meses después, nos encontramos un par de veces. Siempre con la misma amabilidad y simpatía.

Esa experiencia me dejó una gran lección: o haces algo por arreglar el problema o la solución que encontrará tu jefe será despedirte.

Y mira las ironías de la vida. Años después, siendo jefe de un área administrativa, me tocó a mí recibir a los expertos de procesos que venían a «ayudarme» a arreglar las cosas… Un par de semanas después de eso, ya se imaginarán para qué me llamó mi jefe a su oficina.

Cuando hacemos proyectos con Excelente idea, logramos mejoras significativas de los procesos que intervenimos… Pero además de eso, también aportamos a mejorar tu propio valor dentro de la empresa.

No esperes a que lleguen a intervenir tu área. Toma la iniciativa y lidera tú mismo ese cambio. Queremos que te luzcas dentro de la organización. Si tú ganas, todos ganamos.

¿Necesitas inspiración? Revisa nuestros casos de éxito o mira alguno de los videos en nuestro canal. Sorpréndete de todo lo que podemos hacer juntos.

Trucos para automatizar tareas repetitivas con macros de Excel

Esta herramienta permite reducir considerablemente el tiempo de trabajo a las personas que usan la aplicación cotidianamente.

Los macros en Excel son una de las herramientas más elegidas por las personas que necesitan utilizar la aplicación cotidianamente y usan las mismas fórmulas para realizar su trabajo. Se trata de automatismos que son capaces de ejecutar acciones configuradas previamente, y que evitan tener que repetir las mismas tareas todos los días.

Los macros en Excel les permiten a las personas reducir considerablemente el tiempo de trabajo, sobre todo para aquellas personas que lo usan a diario. Se graban mediante una grabadora de macros de Microsoft, y pueden crearse en el formato que el usuario desee. Una vez guardado, puede usarse todos los días sin necesidad de repetir el proceso.

«Al grabar una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Estos pasos pueden incluir acciones como escribir texto o números, hacer clic en celdas o comandos de la cinta o de los menús, dar formato a celdas, filas o columnas, o incluso importar datos desde un origen externo, como Microsoft Access», detalla la web de Microsoft.

Cómo crear macros de Excel

«Aunque VBA le ofrece la capacidad de automatizar procesos dentro de las aplicaciones de Office y entre ellas, no es necesario conocer el código de VBA ni tener conocimientos de programación si la grabadora de macros hace lo que usted quiere», añade.

La grabadora de macro captura prácticamente todos los movimientos y sonidos que realiza el usuario al momento de grabar, por lo que, ante un error en la secuencia, habrá que volver a grabar todo desde cero, o modificar el código de VBA.

¿Cómo crear macros en Excel?

Los macros se ubican en la pestaña Desarrollador, que se encuentra oculta en las herramientas predeterminadas de la aplicación, por lo que el primer paso debe ser habilitarla desde el inicio. Asimismo, para grabar un proceso largo de tareas se recomienda crear macros más pequeños y no uno largo y continuo.

En tanto, esta herramienta no es única de Microsoft Excel, ya que se puede utilizar para cualquiera de los otros programas incluidos dentro del Pack Office, como también cualquier aplicación compatible con VBA.

Para crear una macro en Excel, hay que dirigirse al grupo Código que se ubica dentro de la pestaña Desarrollador. Luego, hay que hacer clic en la opción Grabar macro. No obstante, el proceso puede realizarse de forma más sencilla, simplemente presionando las teclas Alt+T+M+R.

El siguiente paso es introducir el nombre para la macro en la categoría Nombre de la macro. También se puede crear un método abreviado de teclado para ejecutar la macro mediante la categoría Tecla de método abreviado. Finalmente, hay que guardar el proceso a través de la opción Guardar macro.

Más información sobre cómo trabajar con macros en Excel

La web de Microsoft añade una serie de recomendaciones para las personas que deseen crear o modificar una macro dentro de Excel. Entre las más destacadas, se encuentran:

  • Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel: lea la información específica sobre la configuración de seguridad disponible para las macros, así como su significado.
  • Modificar una macro: use el Editor de Visual Basic para editar las macros adjuntadas a un libro.
  • Asignar una macro a un botón: puede asignar una macro a un icono de gráfico y agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido o a la cinta.
  • Asignar una macro a un control en una hoja de cálculo: puede asignar macros a formularios y a controles ActiveX en una hoja de cálculo.
  • Copiar un módulo de una macro en otro libro: si un libro contiene una macro de VBA que quiere usar en otro lugar, puede copiar el módulo que contiene esa macro en otro libro abierto mediante el Editor de Microsoft Visual Basic.
  • Ejecutar una macro: hay numerosos métodos para ejecutar una macro, por ejemplo, usando una tecla de método abreviado, un objeto de gráfico, la barra de herramientas de acceso rápido, un botón, o incluso al abrir un libro.

En Excelente idea somos especialistas en el desarrollo de soluciones automáticas basadas en Excel y Google Sheets.

Si necesitas ayuda para implementar un proyecto que tienes en mente, conversemos!

¿Cómo puedo automatizar procesos administrativos? Excelente idea!

La automatización de procesos administrativos se refiere a la implementación de tecnologías que permiten la realización de tareas repetitivas y tediosas de manera más eficiente y rápida.

En lugar de que los empleados deban realizar manualmente estas tareas, la automatización puede hacerlo de forma más precisa, confiable y en menos tiempo.

La automatización de procesos administrativos se puede lograr mediante el uso de diversas herramientas y tecnologías. Algunas de las opciones más comunes incluyen:

  1. Software de automatización: existen diversas soluciones de software que permiten la automatización de procesos administrativos. Estos programas pueden ser utilizados para automatizar tareas como la gestión de inventarios, la facturación, la contabilidad y otras tareas relacionadas con la administración.
  2. Inteligencia Artificial (IA): La IA puede ser utilizada para automatizar procesos más complejos, como la toma de decisiones y el análisis de datos. La IA puede ser entrenada para analizar grandes conjuntos de datos y proporcionar recomendaciones basadas en patrones y tendencias.
  3. Robótica: La robótica se utiliza para automatizar procesos físicos, como la fabricación y el ensamblaje. Los robots pueden ser programados para realizar tareas repetitivas de manera rápida y precisa.

TE PUEDE INTERESAR: ¿Quieres tener tu propio Robot Excel trabajando para ti?

Algunos de los beneficios de la automatización de procesos administrativos incluyen:

  1. Ahorro de tiempo: al automatizar tareas tediosas y repetitivas, los empleados pueden dedicar su tiempo a tareas más importantes y valiosas.
  2. Reducción de errores: la automatización de procesos puede reducir significativamente la posibilidad de errores humanos. Esto puede ser especialmente importante en áreas como la contabilidad y la facturación.
  3. Mejora de la eficiencia: la automatización puede ayudar a las empresas a ser más eficientes al reducir el tiempo necesario para completar tareas administrativas.
  4. Ahorro de costos: la automatización de procesos puede reducir los costos operativos al permitir que las empresas hagan más con menos empleados.

En conclusión, la automatización de procesos administrativos puede ser una herramienta valiosa para las empresas que buscan mejorar la eficiencia, reducir los costos y mejorar la precisión de sus procesos administrativos.

Al implementar soluciones de automatización, las empresas pueden liberar a sus empleados de tareas tediosas y repetitivas, permitiéndoles enfocarse en tareas más importantes y valiosas.

¿Tienes un proyecto de automatización en mente? Conversemos!

Que es RPA y para que sirve?

Una automatización robótica de procesos, o RPA (Robotic Process Automation), es una forma naciente de automatización de los procesos de negocio que replica las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático.

Por ejemplo, la ejecución de la entrada de datos en un sistema SAP -o, de hecho, un proceso completo de extremo a extremo- sería una actividad típica de un robot de software.

El robot de software opera en la interfaz de usuario (IU) de la misma manera que un ser humano.

Esto es una diferencia significativa con respecto a las formas tradicionales de integración de TI que históricamente se han basado en Interfaces de Programación de Aplicación (API), es decir, formas de comunicación máquina a máquina basadas en capas de datos que operan en una capa arquitectónica debajo de la IU.

Ejemplos de RPA

Es posible que te cueste imaginar aplicaciones prácticas para esta automatización de procesos, así que a continuación te presentamos 16 ejemplos concretos en los que una aplicación RPA puede hacerte ganar muchísimo tiempo (y dinero!)

Incorporación de nuevos empleados

Una empresa requiere dar de alta al empleado en la base de datos de la compañía y crear todas las cuentas necesarias (e-mail, imputación de horas, imputación de gastos, permisos, etcétera). 

Un sistema RPA puede recoger la información remitida por el nuevo empleado, crear las cuentas y además enviar mensajes personalizados en cuestión de minutos.

Guardar adjuntos masivamente

Darle un valor añadido a la gestión de adjuntos es todavía más fácil con los robots RPA. Cada día se reciben facturas, fichas de clientes o proveedores que pueden ser guardados automáticamente en las carpetas correspondientes, ya sea local o Sharepoint.

Recopilar datos web

El Web/Data Scraping es una herramienta cada vez más utilizada en nuestro entorno. Con RPA puedes automatizar las búsquedas, guardar los datos extraídos, compararlos y así poder tomar las decisiones oportunas.

Te puede interesar conocer nuestra soluciones de recopilación de información en la web: Prospector Inmobiliario

Actualizar documentos y formularios

No tendrás que rellenar documentos y formularios de forma manual, con posibilidad de error. Al usar RPA, el robot accederá a los diferentes orígenes de datos y lo hará sin que se necesite la intervención humana.

Servicio al cliente

Los clientes están acostumbrados a respuestas rápidas y soluciones efectivas, y hoy en día es posible entregar los resultados deseados con la ayuda de la automatización. Los sistemas automatizados de atención al cliente pueden ordenar las consultas y ofrecer respuestas iniciales a los clientes.

El sistema automatizado puede segregar las consultas en diferentes categorías, como departamento de tecnología, departamento de servicio y más. La clasificación garantiza que las consultas lleguen al agente de atención al cliente adecuado para una resolución rápida. No es necesario que la llamada del cliente se transfiera de un ejecutivo a otro. El servicio al cliente tiene varios procesos basados en reglas que pueden automatizarse y simplificarse, de hecho, más del 70% al 80% de los procesos basados en reglas se pueden automatizar con RPA y es una buena idea comenzar con el servicio al cliente.

Procesar facturas

Evita pagos demorados e incorrectos. Los pagos oportunos pueden entregar bienes o servicios de calidad del proveedor. RPA procesa automáticamente las facturas una vez recibidas.

El formato de factura en papel puede automatizarse mediante OCR. RPA puede automatizar la entrada de datos, el error de conciliación, e incluso puede procesar cierta toma de decisiones requerida para el procesamiento de facturas, lo que minimiza la necesidad de intervención humana.  RPA puede automatizar el proceso de extremo a extremo desde la recepción hasta el pago.

Órdenes de venta

La consistencia de los datos en los sistemas empresariales es una tarea muy pesada. El representante de ventas debe pasar su tiempo crítico para ingresar datos al sistema CRM, así como al sistema ERP. Los analistas financieros deben replicar los datos e ingresarlos en otro sistema o módulo. Esto puede resultar en duplicación, producir errores y afectar la productividad.

RPA puede realizar actividades de ventas de extremo a extremo mediante la automatización de tareas como la entrada de pedidos de ventas, la facturación, etc. Ayudará a mantener una base de datos eliminando datos duplicados, mejorando la experiencia del cliente y aumentando la satisfacción de sus empleados de ventas eliminando todas las tareas que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, pueden concentrarse en la prospección de sus tareas principales y generar más negocios.

Procesar Nóminas

Dependiendo de cómo se haga en tu empresa, la nómina será una tarea repetitiva que se hace quincenal o mensualmente. Generalmente consume mucho tiempo y esfuerzo debido a su gran cantidad de datos por ingresar, lo que puede resultar en una inexactitud en los pagos.

RPA puede verificar la consistencia de los datos de los empleados en múltiples sistemas, validar hojas de asistencia, generar ganancias y deducciones. También puede automatizar las creaciones de cheques de pago, administrar beneficios y reembolsos; y realizar la automatización de las transacciones relacionadas con la nómina de principio a fin para evitar imprecisiones y retrasos.

Comparar Precios

Muchas empresas realiazan compras de materia prima o productos que necesitan para fabricar otros o brindar servicios. Su costo puede afectar a los ingresos de la compañía, por eso es muy importante elegir el precio adecuado.

El proceso de investigación puede llevar mucho tiempo y ser complicado, por lo que muchas empresas ahora han comenzado a usar RPA. El sistema no solo compara precios de diferentes proveedores, sino que también puede comparar atributos y calidad del producto. Las empresas pueden comprar los mejores recursos al mejor precio posible.

Almacenar información del cliente

RPA puede ayudarte a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea de fácil acceso. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos como información de contacto, historial de compras, preferencias, información personal como cumpleaños o aniversarios.

El sistema puede mostrar toda la información a ejecutivos de atención al cliente, vendedores y empleados similares. No es necesario ingresar manualmente esta información o preocuparse por su precisión. La RPA es más precisa que las personas y tiene un margen de error más bajo. El almacenamiento de información es uno de los trabajos más intensivos en mano de obra y puede causar mucho estrés.

Procesar información de RRHH

Almacenar y procesar información de recursos humanos es una tarea difícil. Lleva mucho tiempo y puede ser un proceso tedioso. Un negocio exitoso genera enormes cantidades de datos de empleados, que pueden ser difíciles de ordenar y organizar.

El sistema RPA puede recopilar y organizar toda la información que requiere su departamento de recursos humanos. La información como el historial del empleado, la nómina, los reembolsos, el nivel de capacitación, se pueden clasificar y almacenar a través de RPA. Puede manejar todas las tareas del día a día y permitir que sus empleados de Recursos Humanos se centren en el aspecto humano. Pueden trabajar para mejorar la productividad de los empleados y la cultura de trabajo, que no puede ser manejada por la automatización.

Procesar reembolsos rápidos

La reputación de una empresa depende de la rapidez con la que puede procesar los reembolsos. Los clientes desean que este proceso sea rápido y continuo, pero es más fácil decirlo que hacerlo.

Las quejas y las solicitudes de devolución generan una gran cantidad de datos que pueden ser agotadores de ordenar. El sistema RPA se ocupa de la cuestión de manera efectiva y procesa el reembolso sin demora. Eso mejora la experiencia general del cliente y tiene un impacto positivo en su reputación.

Automatizar Reclutamiento

La automatización de procesos robóticos puede ayudar con el reclutamiento, lo que puede ayudar a agilizar el proceso considerablemente.

El sistema puede generar currículums de diferentes plataformas, acceder al valor, clasificar a través de correo no deseado o aplicaciones no deseadas, y otros factores similares. Esto puede agilizar el proceso de reclutamiento por un margen considerable. Puede reducir el estrés de los reclutadores y permitirles acceder a cada solicitante de manera más exhaustiva.

La RPA puede manejar alrededor del 90% al 95% de los procesos de reclutamiento vitales, como la selección, evaluación, medición, a bordo y administración.

Extracción y registro de datos usando OCR

Una de las tareas más densas de toda empresa es la relacionada con administración y contabilidad, debido al gran volumen de documentos, tanto digitales como físicos, que se acaban manejando.

RPA es una tecnología muy utilizada en tareas relacionadas con extraer datos de documentos digitalizados gracias a que entre sus mecanismos de extracción suelen contar con herramientas OCR (Optical Character Recognition), de forma que no haya que hacer un pase manual de datos; de esta forma conseguimos ahorrar tiempo al empleado y disminuir la probabilidad de error manual.

Alta de distribuidores, clientes y empleados

Dar de alta usuarios en diversos sistemas es uno de los puntos fuertes del RPA, ya que suele tratarse de tareas de cumplimentación de breves formularios de alta o registro.

En general, automatizar una lectura de datos estructurados (partiendo de un formulario web, un fichero excel o base de datos), algunos clics, y la inserción de datos en un formulario suele ser suficiente para llevar a cabo este tipo de tareas.

Actualización de datos en CRM, ERP u otros

A veces no es posible tener integrados todos los sistemas que se utilizan en la compañía, y la duplicidad de datos es difícil de evitar. Para prevenir tal duplicidad es común encontrar bots RPA cuya única finalidad es acceder a varios sistemas y actualizar algún dato o entrada (por ejemplo, actualizar un elemento en un inventario) cuando se produce un cambio en alguna de las aplicaciones core de la empresa.

Si crees que alguna de estas situaciones se adapta a tu empresa y quieres optimizar tu tiempo y el de tus trabajadores para enfocarse en tareas que realmente enfoquen valor, ponte en contacto con nosotros y cuéntanos tu necesidad.

Seguro podemos construir una gran solución para ti!

¿Cómo Excel puede mejorar la productividad de tu negocio?

Desde que Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985 esta hoja cálculo  se ha convertido en una herramienta de gran utilidad para todo tipo de usuarios, pero imprescindible para la gestión administrativa y financiera de las empresas.

Hoy es completamente común encontrar en las empresas hojas de cálculo con modelos de facturas, presupuestos, amortizaciones del inmovilizado, previsiones de tesorería, hojas de control de caja, cuadros de amortización de préstamos, hojas de control de líneas de financiación y un largo etcétera.

¿Por qué es tan importante Excel en los trabajos administrativos y financieros?

Existen una serie de ventajas que proporciona Excel en los trabajos administrativos y financieros, que son:

  1. Optimiza el tiempo de la manipulación y el procesamiento de datos. Excel permite mejorar la productividad al facilitar el tratamiento de los datos con funciones como la ordenación, los filtros, la búsqueda, etc.
  2. Es ampliamente utilizado en el reporting de datos para facilitar información de utilidad para la toma de decisiones.
  3. Facilita la presentación de los datos en tablas y gráficos. Además, las tablas y gráficos dinámicos permiten analizar los datos desde diferentes ópticas.
  4. Se pueden analizar grandes volúmenes de datos.
  5. La posibilidad de importar datos facilita el análisis de datos de los programas de gestión y contabilidad, así como de los extractos bancarios.
  6. Se puede trabajar en equipo, de manera que diferentes usuarios puede trabajar en una misma hoja de Excel.
  7. Es muy útil para verificar la corrección de los datos contables, facilitando por ejemplo el punteo de los mayores contables.
  8. El tratamiento en Excel de un balance de sumas y saldos facilita el estudio de la integridad contable de las diferentes cuentas que lo componen.
  9. Se suele utilizar para construir el pool bancario.
  10. Se puede conectar con otros programas de Office como Powerpoint, Access y Word.
  11. Permite el desarrollo de modelos financieros complejos en donde utilizar diferentes escenarios.
  12. Facilita la creación de modelos de estados financieros para la planificación presupuestaria integral, generando diferentes escenarios en función de las diferentes hipótesis del negocio.
  13. Se pueden utilizar todo tipo de funciones y formulas que facilitan el tratamiento de los datos.
  14. Simplifica y mecaniza las decisiones sobre valoración de proyectos de inversión, facilitando medidas de rentabilidad, liquidez, simulaciones, etc.
  15. Permite la creación de cuadros de mando, integrando diferentes hojas de cálculo.

Si tienes en mente la optimización de alguno de tus procesos de negocio, ponte en contacto con nosotros.

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