• luis@excelenteidea.cl

Etiqueta: robot

Que es RPA y para que sirve?

Una automatización robótica de procesos, o RPA (Robotic Process Automation), es una forma naciente de automatización de los procesos de negocio que replica las acciones de un ser humano interactuando con la interfaz de usuario de un sistema informático.

Por ejemplo, la ejecución de la entrada de datos en un sistema SAP -o, de hecho, un proceso completo de extremo a extremo- sería una actividad típica de un robot de software.

El robot de software opera en la interfaz de usuario (IU) de la misma manera que un ser humano.

Esto es una diferencia significativa con respecto a las formas tradicionales de integración de TI que históricamente se han basado en Interfaces de Programación de Aplicación (API), es decir, formas de comunicación máquina a máquina basadas en capas de datos que operan en una capa arquitectónica debajo de la IU.

Ejemplos de RPA

Es posible que te cueste imaginar aplicaciones prácticas para esta automatización de procesos, así que a continuación te presentamos 16 ejemplos concretos en los que una aplicación RPA puede hacerte ganar muchísimo tiempo (y dinero!)

Incorporación de nuevos empleados

Una empresa requiere dar de alta al empleado en la base de datos de la compañía y crear todas las cuentas necesarias (e-mail, imputación de horas, imputación de gastos, permisos, etcétera). 

Un sistema RPA puede recoger la información remitida por el nuevo empleado, crear las cuentas y además enviar mensajes personalizados en cuestión de minutos.

Guardar adjuntos masivamente

Darle un valor añadido a la gestión de adjuntos es todavía más fácil con los robots RPA. Cada día se reciben facturas, fichas de clientes o proveedores que pueden ser guardados automáticamente en las carpetas correspondientes, ya sea local o Sharepoint.

Recopilar datos web

El Web/Data Scraping es una herramienta cada vez más utilizada en nuestro entorno. Con RPA puedes automatizar las búsquedas, guardar los datos extraídos, compararlos y así poder tomar las decisiones oportunas.

Te puede interesar conocer nuestra soluciones de recopilación de información en la web: Prospector Inmobiliario

Actualizar documentos y formularios

No tendrás que rellenar documentos y formularios de forma manual, con posibilidad de error. Al usar RPA, el robot accederá a los diferentes orígenes de datos y lo hará sin que se necesite la intervención humana.

Servicio al cliente

Los clientes están acostumbrados a respuestas rápidas y soluciones efectivas, y hoy en día es posible entregar los resultados deseados con la ayuda de la automatización. Los sistemas automatizados de atención al cliente pueden ordenar las consultas y ofrecer respuestas iniciales a los clientes.

El sistema automatizado puede segregar las consultas en diferentes categorías, como departamento de tecnología, departamento de servicio y más. La clasificación garantiza que las consultas lleguen al agente de atención al cliente adecuado para una resolución rápida. No es necesario que la llamada del cliente se transfiera de un ejecutivo a otro. El servicio al cliente tiene varios procesos basados en reglas que pueden automatizarse y simplificarse, de hecho, más del 70% al 80% de los procesos basados en reglas se pueden automatizar con RPA y es una buena idea comenzar con el servicio al cliente.

Procesar facturas

Evita pagos demorados e incorrectos. Los pagos oportunos pueden entregar bienes o servicios de calidad del proveedor. RPA procesa automáticamente las facturas una vez recibidas.

El formato de factura en papel puede automatizarse mediante OCR. RPA puede automatizar la entrada de datos, el error de conciliación, e incluso puede procesar cierta toma de decisiones requerida para el procesamiento de facturas, lo que minimiza la necesidad de intervención humana.  RPA puede automatizar el proceso de extremo a extremo desde la recepción hasta el pago.

Órdenes de venta

La consistencia de los datos en los sistemas empresariales es una tarea muy pesada. El representante de ventas debe pasar su tiempo crítico para ingresar datos al sistema CRM, así como al sistema ERP. Los analistas financieros deben replicar los datos e ingresarlos en otro sistema o módulo. Esto puede resultar en duplicación, producir errores y afectar la productividad.

RPA puede realizar actividades de ventas de extremo a extremo mediante la automatización de tareas como la entrada de pedidos de ventas, la facturación, etc. Ayudará a mantener una base de datos eliminando datos duplicados, mejorando la experiencia del cliente y aumentando la satisfacción de sus empleados de ventas eliminando todas las tareas que consumen mucho tiempo, como la entrada de datos, pueden concentrarse en la prospección de sus tareas principales y generar más negocios.

Procesar Nóminas

Dependiendo de cómo se haga en tu empresa, la nómina será una tarea repetitiva que se hace quincenal o mensualmente. Generalmente consume mucho tiempo y esfuerzo debido a su gran cantidad de datos por ingresar, lo que puede resultar en una inexactitud en los pagos.

RPA puede verificar la consistencia de los datos de los empleados en múltiples sistemas, validar hojas de asistencia, generar ganancias y deducciones. También puede automatizar las creaciones de cheques de pago, administrar beneficios y reembolsos; y realizar la automatización de las transacciones relacionadas con la nómina de principio a fin para evitar imprecisiones y retrasos.

Comparar Precios

Muchas empresas realiazan compras de materia prima o productos que necesitan para fabricar otros o brindar servicios. Su costo puede afectar a los ingresos de la compañía, por eso es muy importante elegir el precio adecuado.

El proceso de investigación puede llevar mucho tiempo y ser complicado, por lo que muchas empresas ahora han comenzado a usar RPA. El sistema no solo compara precios de diferentes proveedores, sino que también puede comparar atributos y calidad del producto. Las empresas pueden comprar los mejores recursos al mejor precio posible.

Almacenar información del cliente

RPA puede ayudarte a almacenar, clasificar y organizar todo tipo de información del cliente para garantizar que todo sea de fácil acceso. El sistema categorizará automáticamente diferentes datos como información de contacto, historial de compras, preferencias, información personal como cumpleaños o aniversarios.

El sistema puede mostrar toda la información a ejecutivos de atención al cliente, vendedores y empleados similares. No es necesario ingresar manualmente esta información o preocuparse por su precisión. La RPA es más precisa que las personas y tiene un margen de error más bajo. El almacenamiento de información es uno de los trabajos más intensivos en mano de obra y puede causar mucho estrés.

Procesar información de RRHH

Almacenar y procesar información de recursos humanos es una tarea difícil. Lleva mucho tiempo y puede ser un proceso tedioso. Un negocio exitoso genera enormes cantidades de datos de empleados, que pueden ser difíciles de ordenar y organizar.

El sistema RPA puede recopilar y organizar toda la información que requiere su departamento de recursos humanos. La información como el historial del empleado, la nómina, los reembolsos, el nivel de capacitación, se pueden clasificar y almacenar a través de RPA. Puede manejar todas las tareas del día a día y permitir que sus empleados de Recursos Humanos se centren en el aspecto humano. Pueden trabajar para mejorar la productividad de los empleados y la cultura de trabajo, que no puede ser manejada por la automatización.

Procesar reembolsos rápidos

La reputación de una empresa depende de la rapidez con la que puede procesar los reembolsos. Los clientes desean que este proceso sea rápido y continuo, pero es más fácil decirlo que hacerlo.

Las quejas y las solicitudes de devolución generan una gran cantidad de datos que pueden ser agotadores de ordenar. El sistema RPA se ocupa de la cuestión de manera efectiva y procesa el reembolso sin demora. Eso mejora la experiencia general del cliente y tiene un impacto positivo en su reputación.

Automatizar Reclutamiento

La automatización de procesos robóticos puede ayudar con el reclutamiento, lo que puede ayudar a agilizar el proceso considerablemente.

El sistema puede generar currículums de diferentes plataformas, acceder al valor, clasificar a través de correo no deseado o aplicaciones no deseadas, y otros factores similares. Esto puede agilizar el proceso de reclutamiento por un margen considerable. Puede reducir el estrés de los reclutadores y permitirles acceder a cada solicitante de manera más exhaustiva.

La RPA puede manejar alrededor del 90% al 95% de los procesos de reclutamiento vitales, como la selección, evaluación, medición, a bordo y administración.

Extracción y registro de datos usando OCR

Una de las tareas más densas de toda empresa es la relacionada con administración y contabilidad, debido al gran volumen de documentos, tanto digitales como físicos, que se acaban manejando.

RPA es una tecnología muy utilizada en tareas relacionadas con extraer datos de documentos digitalizados gracias a que entre sus mecanismos de extracción suelen contar con herramientas OCR (Optical Character Recognition), de forma que no haya que hacer un pase manual de datos; de esta forma conseguimos ahorrar tiempo al empleado y disminuir la probabilidad de error manual.

Alta de distribuidores, clientes y empleados

Dar de alta usuarios en diversos sistemas es uno de los puntos fuertes del RPA, ya que suele tratarse de tareas de cumplimentación de breves formularios de alta o registro.

En general, automatizar una lectura de datos estructurados (partiendo de un formulario web, un fichero excel o base de datos), algunos clics, y la inserción de datos en un formulario suele ser suficiente para llevar a cabo este tipo de tareas.

Actualización de datos en CRM, ERP u otros

A veces no es posible tener integrados todos los sistemas que se utilizan en la compañía, y la duplicidad de datos es difícil de evitar. Para prevenir tal duplicidad es común encontrar bots RPA cuya única finalidad es acceder a varios sistemas y actualizar algún dato o entrada (por ejemplo, actualizar un elemento en un inventario) cuando se produce un cambio en alguna de las aplicaciones core de la empresa.

Si crees que alguna de estas situaciones se adapta a tu empresa y quieres optimizar tu tiempo y el de tus trabajadores para enfocarse en tareas que realmente enfoquen valor, ponte en contacto con nosotros y cuéntanos tu necesidad.

Seguro podemos construir una gran solución para ti!

Se quedará trabajando todas las Fiestas Patrias… Y sin cobrar un peso!

Se acercan las celebraciones de fiestas Patrias y mientras todos están pensando en tomarse unos días de descanso, él se quedará trabajando todo el fin de semana!

Pero no te preocupes! Lo hace con gusto porque sabe que lo necesitas!

Se trata de nuestro robot Excel que trabaja para ti, sin descanso, 24 x 7 y más aún… GRATIS!!!

Mira el siguiente video y observa lo fácil que es configurarlo con un sencillo ejemplo.

Envía un correo y solicita tu versión de prueba o descárgala directamente aquí.

Configura tu robot y disfruta de estas Fiestas Patrias sin culpa, porque él hará el trabajo por ti!

Feliz 18!!!!🇨🇱🇨🇱🇨🇱🇨🇱🇨🇱

¿Qué son las macros de Excel y para qué sirven?

Seguramente habías oído hablar de las macros de Excel, pero en realidad no tienes mucha certeza acerca de que se trata y qué pueden hacer por ti.

En términos simples, una macro es un programa.

Excel provee un entorno de programación donde es posible escribir en código Visual Basic un programa que puede ejecutar tareas de forma automática sobre una planilla.

Cualquier cosa que un usuario pueda hacer sobre una planilla : editar una celda, cambiar el color, poner negritas, o incluso realizar algún cálculo, se puede realizar también mediante código Visual Basic y se puede programar en una macro para que se ejecute automáticamente al presionar un botón.

Incluso una macro de Excel podria ejecutar acciones sobre aplicaciones fuera de Excel, como por ejemplo, rescatar información desde un sitio web o generar automáticamente una presentación de Powerpoint.

Con el conocimiento necesario, podrias programar un sofisticado robot que hiciera todo el trabajo que hoy haces manualmente con una planilla básica de Excel, literalmente mientras te tomas un café.

Pero, ¿existe un riesgo? ¿Una macro podría fallar?

Todo programa automatizado es susceptible de fallas, y este no es la excepción.

No obstante, dentro del código de programación, también se pueden desarrollar funciones de control de errores que permitan alterar al usuario de que algo no anda bien.

Por lo mismo, lo recomendable es que si necesitas desarrollar una solución con macros, te pongas en manos de un experto que cuente con el conocimiento y experiencia necesarios

En Excelente idea hemos desarrollado varios proyectos con macros de distinta complejidad y los resultados han sido muy positivos.

La implementación de macros en procesos administrativos permite reducir hasta en un 80% el tiempo de trabajo asociado a estas labores improductivas.

¿Significa que me voy a quedar sin empleo?

No veas a las macros de Excel como el enemigo. Al contrario, son tus aliados!

Una macro de Excel puede hacer el «trabajo sucio» de copiar y pegar valores de aquí para allá, cambiar formatos, preparar el informe, pero no puede hacer el análisis y el aporte de valor intelectual que sólo pun profesional preparado como tú puede entregar.

Quítate de encima el trabajo administrativo aburrido con una macro y enfócate en lo realmente importante.

Dale una mirada a alguno de estos proyectos y echa a volar tu imaginación!

Si quieres más información sobre este tema, ponte en contacto con nosotros y estaremos felices de orientarte.

Proyección Excel: En Colombia llegarán a los 7.000 contagiados!

fines del mes de Marzo, cuando había menos de1.000 contagiados en Colombia, te compartí una proyección en Excel, desarrollada usando la Función de Gompertz.

TE PUEDE INTERESAR: ¿Cómo proyectar el fin de la pandemia en Excel?

Según esta proyección la gráfica, para los próximos 60 días se estimaba que Colombia no superaría los 4.000 contagiados en total.

Hoy, 25 de Abril, el número de contagiados total se eleva a los 5.142 casos! …y la situación lamentablemente seguirá empeorando.

Gráfico Real vs Proyectado COLOMBIA – Al 25 de Abril de 2020
Proyección a 60 días COLOMBIA – Actualizado 25 Abril 2020

Según la proyección actualizada, incorporando los datos reales al 25 de Abril, Colombia estaría llegando a los 7.000 contagiados en total.

Los datos alentadores son que durante el mes de mayo los contagiados activos (total, menos recuperados y fallecidos) va decayendo fuertemente, de tal forma que en Junio podrían estar «saliendo» de esta pandemia.

Todo esto, siempre y cuando la tendencia actual se mantenga.

Puedes RECALCULAR diariamente esta proyecciónactualizando tú mismo la planilla Excel que puedes descargar AQUI.

EXCELENTE IDEA. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados.

Exceso de información? Aquí está lo que necesitas!

En la era de la información, el problema no es el acceso a los datos, sino el exceso de ellos.

A cada segundo, estamos siendo bombardeados de información, por lo que pasamos gran parte de nuestro tiempo filtrando lo que nos interesa de lo que no.

Es por ello que en los últimos años ha adquirido cada vez más relevancia el uso de infografías.

Datos estructurados de forma organizada, con una gráfica atractiva, y que en pocos segundos me muestran la visión general de un problema.

En el video a continuación, te muestro un ejemplo de panel de control o dashboard desarrollado por Excelente idea para un área de recursos humanos que sufría precisamente del mal de nuestros tiempos : exceso de información.

Mira cómo una sencilla solución te permite navegar de una manera muy intuitiva desde lo general a lo particular.

Además, con un proceso automático de actualización que permite contar con la nueva versión cada mes, en cosa de segundos.

Excelente idea. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados!

Más de 5.300 casos en Chile..Descarga la planilla para ver hasta cuándo seguirá esto!

Hace unos días publiqué un articulo en el blog de Excelente idea, donde explico cómo es posible proyectar el avance de la pandemia utilizando la función de Gompertz.

Puedes revisar el siguiente video donde explico cómo funciona la proyección.

Puedes descargar la planilla y actualizar la proyección diariamente AQUI.

COMPARTE esta información con tus amigos y envíame tus comentarios!

EXCELENTE IDEA. Soluciones Excel de bajo costo y tremendos resultados.

Trabaja para ti mientras te tomas un café

Siempre quisiste tener un robot que trabaje para ti, sin descanso, 24 x 7 y más aún… Gratis!!!

Ahora es posible! Te presento el robot Excel que hará todo lo que le indiques.

Mira el siguiente video y observa lo fácil que es configurarlo con un sencillo ejemplo.

Envía un correo y solicita tu versión de prueba o descárgala directamente aquí.

Configura tu robot y disfruta tu café mientras él hace el trabajo por ti!

Abrir chat
1
Bienvenido! En qué podemos ayudarte?