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Etiqueta: soluciones Excel

Ahorré dos millones de pesos mensuales con esta Planilla!

Una planilla automatizada puede llevarte a ahorrar mucho dinero. De hecho, la mayoría de los proyectos que desarrollamos terminan «pagándose solos» con el aumento de eficiencia que logramos generar en apenas algunas semanas.

El ahorro que puedes generar dependerá de una serie de factores, pero para que te hagas una idea, considera lo siguiente:

a) Evalúa cuántos de tus empleados pueden verse beneficiados con la planilla.

Haz un par de preguntas dentro del área. Puedes llegar a sorprenderte. Muchas planillas que se usan en tu área son compartidas por varios de tus colaboradores. Incluso en algunos casos hemos detectado hasta 4 ó 5 versiones de una planilla que están circulando dentro de la organización.

b) Determina cuánto tiempo dedican tus colaboradores a la tarea que soporta la planilla

Según una encuesta realizada por Harvard Business Review durante una década a varios cientos de empleados de la oficina, pasan 10% de la vida laboral en hojas de cálculo, y los que trabajan en investigación y desarrollo o finanzas pasan 30%, o 2,5 horas al día. (ver «Las 10 funciones Excel que todo profesional debe conocer, segun Harvard»)

Si a eso sumas que una macro de Excel, puede hacer en un par de segundos lo que manualmente te tardaría varias horas de trabajo, no es resulta descabellado pensar que la automatización de estos procesos te puede reportar una cantidad significativa de horas.

c) Considera los factores de oportunidad en el acceso a la información

Muchas veces, la falta de información oportuna significa la pérdida de importantes oportunidades de negocio. Disponer de un dato clave en el momento adecuado puede marcar la diferencia entre ganar o perder un negocio. La inmediatez es algo que es cada vez más valorado por los clientes.

Incluso lo ves en tí mismo! Cuando necesitas comprar un producto o servicio, envías un whatsapp a varios proveedores y ¿a quién le compras? Seguro que al primero que te contestó, ¿cierto?

d) Multas por incumplimiento

businesspeople talking

Muchos procesos de negocio responden a requerimientos normativos. Informes que deben ser enviados en fechas especificas o en plazos bien definidos. el incumplimiento de estos trae consigo desde multas hasta incluso el riesgo de descalificación o pérdida reputacional.

Probablemente estos procesos críticos están soportados por complejos sistemas, sin embargo, muchas veces, algunas partes del proceso no quedaron debidamente implementados y debemos recurrir al salvador «planilleo» para terminarlo. Si éste es el caso, la necesidad de reducir la intervención humana en esta etapa resulta vital.

Asigna un valor a cada una de estas variables y podrás determinar cuánto puedes llegar a ahorrar en un proceso de automatización de un proceso administrativo.

En Excelente idea tenemos amplia experiencia implementando proyectos de este tipo con resultados realmente fabulosos. Por eso nuestros clientes vuelven a llamarnos!

¿Necesitas apoyo para implementar esa idea? Ponte en contacto con nosotros y házla realidad!

«Quiero que te vayas…

… a casa más temprano para que disfrutes con tu familia»

Por eso, no dejo de insistir: Deja de planillar todo el día y asesórate con nosotros!!!

Revisa alguno de nuestros proyectos y nuestros casos de éxito y descubre todo lo que podemos hacer juntos.

Ponte en contacto con nosotros!

Controla los gastos de tu negocio con esta planilla gratuita!

Seguramente te pasa lo que a miles de emprendedores:

Eres experto(a) en la confección de obras de artesanía en crin, los pasteles más deliciosos o tienes obras de arte únicas, pero no sabes nada de Excel, asi que cada vez que intentas sacar cuentas de tu negocio, se vuelve un verdadero castigo!

No te preocupes más! La solución está aquí completamente gratis!

Te compartimos la planilla completamente gratis para que puedas llevar un registro de las finanzas de tu negocio

Planilla Finanzas-para-Emprendedores

En el siguiente video te enseñamos como utlizarla en breves pasos.

Excelente idea. Soluciones Excel para resolver los problemas de tu negocio!

Si te gustó este material, compártelo con tus amigos!

Si necesitas ayuda para implementar una solución complementaria, estaremos encantados de escuchar tus ideas!

Planilla Excel gratis para Administrar los gastos de tu negocio!

La señora Olga tiene un pequeño negocio de venta de sopaipillas.

Se ganó un fondo concursable de SERCOTEC y pudo comprar un horno, una revolvedora y una freidora, así que ve con optimismo cómo su negocio está creciendo!

Sin embargo, se siente estancada porque a pesar de todos sus esfuerzos y de que cada día vende más y más productos, le sigue faltando para llegar a fin de mes.

El caso de la Señora Olga no es aislado. Miles de emprendedores sufren este mismo problema, porque no tienen claridad de las finanzas de su negocio.

  • ¿Cuál es mi producto más rentable?
  • ¿Cuánto gano por cada unidad vendida?
  • ¿Como andan mis precios respecto de mi costos?
  • ¿Cómo haré para renovar mi maquinaria dentro de 5 años?

En el siguiente video respondemos esas preguntas y más.. Y no sólo eso! Porque además te compartimos la planilla completamente gratis para que puedas llevar un registro de las finanzas de tu negocio

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No hagas cursos de Excel!

He trabajado con Excel por más de 20 años… Disfruto cada vez que me enfrento a un nuevo desafío. Averiguo, busco tutoriales, pruebo una y otra vez hasta que consiguo resolverlo…

Pero sé que para muchas personas, Excel es sinónimo de frustración y dolores de cabeza

Se ven obligados a tomar cursos y tratar de dominar a este monstruo, porque deben entregar reportes y resolver problemas complejos.

A veces deben incluso invertir su tiempo libre, y no les queda tiempo para hacer lo que realmente les apasiona

Para ti, mi recomendación es: NO HAGAS CURSOS DE EXCEL!!!

EXCELENTE IDEA existe para ti. Somos expertos Excel que desarrollamos soluciones a tu medida.

Dedícate a lo importante y déjanos el planilleo a nosotros!

Batalla Naval En Excel!!!

En Excelente idea estamos siempre atentos a las novedosas aplicaciones de Excel, pero la de hoy sí que nos sorprendió! Anteriormente te habíamos mostrado como hacer un Pacman en Excel y como un verdadero Miguel Ángel creaba obras de arte con Microsoft Excel.

Ahora te presentamos  la hoja de Google Spreadsheets creada por el profesor Carlos Ortega para jugar a ‘Batalla Naval’.

Carlos ha publicado el juego/hoja en su cuenta de Twitter, explicando paso a paso cómo usar Google Sheets para jugar a destruir barquitos con un amigo online, con todo y chat incorporado.

Si bien no ha explicado las fórmulas detrás de su creación, si ha dejado la plantilla para que la copiemos y juguemos por nuestra cuenta.

Cómo se juega

Ortega además ha dejado instrucciones detalladas, tanto en Twitter como dentro de la misma hoja de cálculo de Google.

Lo más importante es hacer dos copias de la plantilla en cuestión que puedes obtener desde este enlace.

La hoja tiene dos pestañas, una con las instrucciones y una llamada «Juego» que es donde vas a jugar. Cada jugador necesita su propia copia de la hoja de cálculo, y debes enlazar esos dos documentos poniendo la URL del otro en el recuadro que dice URL rival dentro de la pestaña del juego.

Debes tener en cuenta que habrá que dar permisos de acceso al documento, y Carlos advierte que como ambos jugadores tiene permisos de edición, pues que algo se rompa en el camino.

En la hoja del juego hay una leyenda a la izquierda con los siete barcos clásicos de la «batalla naval», cada uno con sus longitudes diferentes como en el juego original. Los barcos están identificados por casillas de distintos colores con una letra en el centro.

Para poner un barco solo tienes que escribir la letra correspondiente en el cuadro de al lado. Los colores se ponen automáticamente. En el cuadro a la derecha es donde «disparas» a los barcos de tu oponente, y esto lo haces simplemente haciendo click en la casilla. Si se pone azul es agua y si se pone rojo le has dado.

Cuando destruyas un barco lo vas a ver marcado con el emoji 💥, y para gestionar los turnos puedes usar el menú desplegable que dice «Me toca», o el chat que ha puesto en la parte inferior.

El juego en general está muy bien logrado y es un fantástico ejemplo de las cosas que se pueden hacer con tiempo y creatividad, y obviamente un gran dominio de la herramienta.

Excelente idea! No crees? Si necesitas ayuda para concretar ese proyecto que tienes en mente, ponte en contacto con nosotros.

Excelente idea. Soluciones de bajo costo y tremendos resultados.

Robot dirige la orquesta en Concierto de Andrea Bocelli!

La voz del tenor italiano Andrea Bocelli resuena en la bóveda del teatro toscano, pero la atención está puesta en el director de orquesta: un robot que ama a Verdi!

El concierto ofrecido en Pisa fue su estreno mundial. Sus dos brazos mecánicos dirigieron música en vivo en el cierre del primer congreso mundial de robótica.

Diseñado en Suiza, el robot YuMi agita su batuta con una mano, mientras que la otra se mueve en el aire como una caricia, al son del aria “La Donna E’ Mobile” de Verdi.

Pero los amantes de la música deben saberlo: YuMi puede dirigir partituras pero no improvisar, reaccionar o interactuar con los músicos.

Fue muy difícil de entrenar“, explica Andrea Colombini, director de la orquesta filarmónica de Lucca, que acompañó a Bocelli y a la soprano Maria Luigia Borsi el martes de esta semana.

Otro sorprendente avance de la Tecnología! ¿Cuánto nos falta para ver una Orquesta Sinfónica completamente robotizada?

Excelente idea. Soluciones Excel de bajo costo y rápida implementación.

«Excel me salvó de cientos de pensionados reclamando en mi escritorio!»

Hace dos años atrás asumí como jefe de operaciones de rentas vitalicias en Penta Vida.

El área que tenía a cargo, venía de un complejo proyecto de cambio de sistema y la supervisora que tenía a cargo, había pasado por un periodo maternal que la tuvo alejada del proceso varios meses.

Si bien, cada miembro del equipo conocía sus funciones y responsabilidades bastante bien, mi percepción era que no existían herramientas de control que permitieran asegurar que las cosas se estaban haciendo a tiempo.

Y en rentas vitalicias eso es clave! Porque el pago de las pensiones no puede retrasarse por ningún motivo. Eso sería una catástrofe: portadas de diarios seguro y una larga fila de pensionados reclamando por su pago!

Pero para asegurar que el pago saliera en fecha, todos los demás procesos precedentes también tenían que suceder en fechas específicas.

La supervisora manejaba un «calendario de proceso» que distribuía a todo el equipo el primer día hábil del mes, con la lista de actividades y la fecha en que ésta debía ser completada.

La lista era bastante detallada: Alrededor de 80 tareas distribuidas en los miembros del equipo.

Pero, ¿cómo podíamos controlar su ejecución?

«Tranquilo, ellos saben lo que tienen que hacer!» era la respuesta de la supervisora. Para mí, no era suficiente. 

Entonces pensé en asignar las tareas en Outlook. La herramienta permite asignar una tarea,y además confirmar su ejecución

Era la solución perfecta!…pero enviar 80 tareas manualmente todos los meses!! 
La solución definitiva

No estaba dispuesto a asignar manualmente 80 tareas mensuales por Outlook, ni mucho menos a tener que llenar un checklist impreso…pero tampoco quería correr el riesgo de retrasar el proceso de pago y tener a cientos de pensionados reclamando en la ventanilla!!

La solución tenía que ser electrónica y automatizada!

Diseñé una macro de Excel que tomaba la lista de tareas y enviaba automáticamente las tareas por Outlook!

No tardaba ni dos minutos en hacerlo!

Presionaba un botón y la magia de Excel hacía todo el trabajo!

Y además, tenía en mi casilla de correo el control de todas las tareas de mi equipo: las que estaban terminadas, las que se encontraban a tiempo y especialmente, las retrasadas!

Nos ganamos una felicitación del Gerente por la mejora y otras áreas implementaron la misma solución.

Excelente idea! Soluciones en Excel de bajo costo y rápida implementación

Consulta! Seguro que podemos ayudarte a resolver tu problema.

Lo que nadie te contó del Caso La Polar

A mediados del año 2011 la opinión pública se enteraba de uno de los escándalos financieros más bullados de los últimos años.

La conocida casa comercial La Polar había efectuado reiteradas renegociaciones unilaterales de deuda, generando intereses abusivos que afectaron a un gran número de clientes.

Inmediatamente de conocida la noticia, los altos ejecutivos de la firma ofrecieron planes de pago a los clientes afectados con importantes descuentos en el interés, situación que muchos aprovecharon para liquidar sus deudas y deshacerse del problema.

Pero, ¿qué pasó con los clientes que no pudieron acogerse a estos planes de pago y siguieron manteniendo una deuda con La Polar? ¿Cómo se determinó el monto que efectivamente adeudaban estas personas, eliminando el efecto de la repactación unilateral?
La solución implementada por La Polar

La Polar contrató los servicios de un experto matemático que se encargó de definir el algoritmo mediante el cual debían recalcularse las deudas de los clientes afectados.

Una vez definido el algoritmo, el área de sistemas se encargó de aplicar el algoritmo a la base de clientes y corregir los montos.

Le pregunto: ¿Usted se habría quedado tranquilo sabiendo que La Polar fue quien hizo la corrección de las deudas? 

Probablemente su respuesta sea que no. Los ejecutivos de La Polar pensaron lo mismo, así que contrataron a una empresa consultora para que efectuara la revisión. 
La «sencilla» revisión

Para que se haga usted una idea, estamos hablando de una cartera de aproximadamente 100.000 clientes.

La base de datos que nos entregaron para efectuar la revisión, contenía la información histórica de todas las compras efectuadas por estos clientes: monto compra, fecha, tasa de interés, saldo insoluto, interés.

El cálculo del saldo insoluto e interés, para cada compra, mes a mes. ¿Se imagina la cantidad de información?

Afortunadamente las estadísticas nos permiten reducir el análisis a una «muestra representativa», así que debíamos revisar la información de sólo unos 15.000 clientes extraídos al azar.

¿Se imagina efectuando la revisión uno a uno? Imposible!


La solución no podía ser otra

Primero revisé manualmente un caso: desarrollé una planilla Excel que generaba la tabla de desarrollo de cada compra, es decir, indicando monto, tasa de interés y meses plazo, calculaba el que debía ser el saldo insoluto e interés de cada periodo.

Luego simplemente debía verificar que esos montos en cada mes fueran iguales a los registrados en la base de datos...pero para 15.000 clientes!!!

Construí una macro de Excel que se conectaba a la base de datos que contenía la información de deuda de los clientes (SQL Server), recorría los registros de cada uno de los clientes y pegaba en mi plantilla de cálculo el monto de deuda, tasa de interés y meses plazo.

Luego la misma macro comparaba uno a uno los valores calculados por la plantilla con los valores de la base de datos y generaba un archivo de salida (CSV, texto separado por comas) con el resultado de la revisión.

Dejé corriendo este proceso automático y como por arte de magia, en unos minutos ya tenía el resultado de los primeros 5000 clientes!

Revisé los archivos y encontré las primeras diferencias. Analicé los datos y empecé a encontrar ciertos patrones que fui reportando.

La historia dirá que finalmente nuestro informe validó la corrección de deudas aplicada por La Polar y que este proyecto no habría sido posible sin contar con esta poderosa herramienta de análisis que es Excel.

Hay cientos de aplicaciones que ni imaginas! Te puedo asegurar que en este momento tienes muchas oportunidades de optimización de tu trabajo pero no las ves porque estás sumergido en el día a día.

Déjame ayudarte! 

Soluciones en Excel de bajo costo y rápida implementación. EXCELente idea!

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