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Trucos para automatizar tareas repetitivas con macros de Excel

Esta herramienta permite reducir considerablemente el tiempo de trabajo a las personas que usan la aplicación cotidianamente.

Los macros en Excel son una de las herramientas más elegidas por las personas que necesitan utilizar la aplicación cotidianamente y usan las mismas fórmulas para realizar su trabajo. Se trata de automatismos que son capaces de ejecutar acciones configuradas previamente, y que evitan tener que repetir las mismas tareas todos los días.

Los macros en Excel les permiten a las personas reducir considerablemente el tiempo de trabajo, sobre todo para aquellas personas que lo usan a diario. Se graban mediante una grabadora de macros de Microsoft, y pueden crearse en el formato que el usuario desee. Una vez guardado, puede usarse todos los días sin necesidad de repetir el proceso.

«Al grabar una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Estos pasos pueden incluir acciones como escribir texto o números, hacer clic en celdas o comandos de la cinta o de los menús, dar formato a celdas, filas o columnas, o incluso importar datos desde un origen externo, como Microsoft Access», detalla la web de Microsoft.

Cómo crear macros de Excel

«Aunque VBA le ofrece la capacidad de automatizar procesos dentro de las aplicaciones de Office y entre ellas, no es necesario conocer el código de VBA ni tener conocimientos de programación si la grabadora de macros hace lo que usted quiere», añade.

La grabadora de macro captura prácticamente todos los movimientos y sonidos que realiza el usuario al momento de grabar, por lo que, ante un error en la secuencia, habrá que volver a grabar todo desde cero, o modificar el código de VBA.

¿Cómo crear macros en Excel?

Los macros se ubican en la pestaña Desarrollador, que se encuentra oculta en las herramientas predeterminadas de la aplicación, por lo que el primer paso debe ser habilitarla desde el inicio. Asimismo, para grabar un proceso largo de tareas se recomienda crear macros más pequeños y no uno largo y continuo.

En tanto, esta herramienta no es única de Microsoft Excel, ya que se puede utilizar para cualquiera de los otros programas incluidos dentro del Pack Office, como también cualquier aplicación compatible con VBA.

Para crear una macro en Excel, hay que dirigirse al grupo Código que se ubica dentro de la pestaña Desarrollador. Luego, hay que hacer clic en la opción Grabar macro. No obstante, el proceso puede realizarse de forma más sencilla, simplemente presionando las teclas Alt+T+M+R.

El siguiente paso es introducir el nombre para la macro en la categoría Nombre de la macro. También se puede crear un método abreviado de teclado para ejecutar la macro mediante la categoría Tecla de método abreviado. Finalmente, hay que guardar el proceso a través de la opción Guardar macro.

Más información sobre cómo trabajar con macros en Excel

La web de Microsoft añade una serie de recomendaciones para las personas que deseen crear o modificar una macro dentro de Excel. Entre las más destacadas, se encuentran:

  • Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel: lea la información específica sobre la configuración de seguridad disponible para las macros, así como su significado.
  • Modificar una macro: use el Editor de Visual Basic para editar las macros adjuntadas a un libro.
  • Asignar una macro a un botón: puede asignar una macro a un icono de gráfico y agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido o a la cinta.
  • Asignar una macro a un control en una hoja de cálculo: puede asignar macros a formularios y a controles ActiveX en una hoja de cálculo.
  • Copiar un módulo de una macro en otro libro: si un libro contiene una macro de VBA que quiere usar en otro lugar, puede copiar el módulo que contiene esa macro en otro libro abierto mediante el Editor de Microsoft Visual Basic.
  • Ejecutar una macro: hay numerosos métodos para ejecutar una macro, por ejemplo, usando una tecla de método abreviado, un objeto de gráfico, la barra de herramientas de acceso rápido, un botón, o incluso al abrir un libro.

En Excelente idea somos especialistas en el desarrollo de soluciones automáticas basadas en Excel y Google Sheets.

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