Durante mucho tiempo, Excel ha sido el software principal para llevar a cabo cálculos, generar gráficos y analizar datos en el ámbito empresarial.
Sin embargo, es hora de abrir paso a nuevas tecnologías. Rows, una innovadora herramienta impulsada por inteligencia artificial (IA), ha surgido en escena y promete llevar la productividad a un nivel superior.
A diferencia de Excel, este programa no se basa en fórmulas para gestionar información y trabajar en múltiples páginas o tablas que comparten el mismo espacio, sino que aprovecha el poder de los datos generados a través de IA.
Para utilizar este programa, los usuarios simplemente deben acceder al sitio web www.rows.com y registrarse de forma gratuita. Luego, el entorno de trabajo se adaptará según el nivel de experiencia del usuario, utilizando programas de gestión de datos y hojas de cálculo.
Una vez dentro de Rows, la plataforma dividirá el espacio de trabajo en diferentes páginas, cada una de las cuales se llenará con elementos como tablas, texto y gráficos como plantillas. Este proceso se configura automáticamente según las preferencias indicadas inicialmente al sistema.
Uso de IA en Rows
En cada una de las tablas que recopilan información, se muestra un ícono en forma de estrella en la esquina superior derecha, indicando que dicha tabla puede ser analizada mediante inteligencia artificial.
Al hacer clic en el ícono, aparecerá una barra lateral emergente llamada «Analista IA» junto al nombre de la tabla. Los usuarios podrán ingresar instrucciones o preguntas en un cuadro de texto para realizar cálculos matemáticos complejos de forma automática.
Las respuestas y los datos adicionales derivados de las preguntas se mostrarán automáticamente en la sección «Informes rápidos», mientras que la sección «Análisis en profundidad» permitirá la creación automática de más tablas y gráficos mediante botones adicionales de análisis. Los usuarios podrán realizar más operaciones haciendo clic en los cuadros resultantes.
Evento I/O de Google
Por otro lado, durante el evento I/O de Google, se presentaron nuevas funciones de inteligencia artificial que se implementarán en Workspace. Entre ellas se encuentra la opción «Ayúdame a organizar» (Help me organize), una característica que se estrenará en Sheets, la versión de Google de las hojas de cálculo en la nube.
Además, otra de las novedades de esta nueva característica es su capacidad para crear automáticamente planes personalizados para tareas, proyectos y otras actividades, así como gestionar y analizar información. Al igual que Rows, también incorpora un ícono en forma de estrella para indicar la utilización de inteligencia artificial.
Los usuarios pueden unirse a estas pruebas registrándose en la página web labs.withgoogle.com desde sus computadoras o dispositivos móviles.
Esta herramienta permite reducir considerablemente el tiempo de trabajo a las personas que usan la aplicación cotidianamente.
Los macros en Excel son una de las herramientas más elegidas por las personas que necesitan utilizar la aplicación cotidianamente y usan las mismas fórmulas para realizar su trabajo. Se trata de automatismos que son capaces de ejecutar acciones configuradas previamente, y que evitan tener que repetir las mismas tareas todos los días.
Losmacros en Excel les permiten a las personas reducir considerablemente el tiempo de trabajo, sobre todo para aquellas personas que lo usan a diario. Se graban mediante una grabadora de macros de Microsoft, y pueden crearse en el formato que el usuario desee. Una vez guardado, puede usarse todos los días sin necesidad de repetir el proceso.
«Al grabar una macro, la grabadora de macros graba todos los pasos en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Estos pasos pueden incluir acciones como escribir texto o números, hacer clic en celdas o comandos de la cinta o de los menús, dar formato a celdas, filas o columnas, o incluso importar datos desde un origen externo, como Microsoft Access», detalla la web de Microsoft.
Cómo crear macros de Excel
«Aunque VBA le ofrece la capacidad de automatizar procesos dentro de las aplicaciones de Office y entre ellas, no es necesario conocer el código de VBA ni tener conocimientos de programación si la grabadora de macros hace lo que usted quiere», añade.
La grabadora de macro captura prácticamente todos los movimientos y sonidos que realiza el usuario al momento de grabar, por lo que, ante un error en la secuencia, habrá que volver a grabar todo desde cero, o modificar el código de VBA.
¿Cómo crear macros en Excel?
Los macros se ubican en la pestaña Desarrollador, que se encuentra oculta en las herramientas predeterminadas de la aplicación, por lo que el primer paso debe ser habilitarla desde el inicio. Asimismo, para grabar un proceso largo de tareas se recomienda crear macros más pequeños y no uno largo y continuo.
En tanto, esta herramienta no es única de Microsoft Excel, ya que se puede utilizar para cualquiera de los otros programas incluidos dentro del Pack Office, como también cualquier aplicación compatible con VBA.
Para crear una macro en Excel, hay que dirigirse al grupo Código que se ubica dentro de la pestaña Desarrollador. Luego, hay que hacer clic en la opción Grabar macro. No obstante, el proceso puede realizarse de forma más sencilla, simplemente presionando las teclas Alt+T+M+R.
El siguiente paso es introducir el nombre para la macro en la categoría Nombre de la macro. También se puede crear un método abreviado de teclado para ejecutar la macro mediante la categoría Tecla de método abreviado. Finalmente, hay que guardar el proceso a través de la opción Guardar macro.
Más información sobre cómo trabajar con macros en Excel
La web de Microsoft añade una serie de recomendaciones para las personas que deseen crear o modificar una macro dentro de Excel. Entre las más destacadas, se encuentran:
Cambiar la configuración de seguridad de macros en Excel: lea la información específica sobre la configuración de seguridad disponible para las macros, así como su significado.
Modificar una macro: use el Editor de Visual Basic para editar las macros adjuntadas a un libro.
Asignar una macro a un botón: puede asignar una macro a un icono de gráfico y agregarlo a la barra de herramientas de acceso rápido o a la cinta.
Asignar una macro a un control en una hoja de cálculo: puede asignar macros a formularios y a controles ActiveX en una hoja de cálculo.
Copiar un módulo de una macro en otro libro: si un libro contiene una macro de VBA que quiere usar en otro lugar, puede copiar el módulo que contiene esa macro en otro libro abierto mediante el Editor de Microsoft Visual Basic.
Ejecutar una macro: hay numerosos métodos para ejecutar una macro, por ejemplo, usando una tecla de método abreviado, un objeto de gráfico, la barra de herramientas de acceso rápido, un botón, o incluso al abrir un libro.
En Excelente idea somos especialistas en el desarrollo de soluciones automáticas basadas en Excel y Google Sheets.
Si necesitas ayuda para implementar un proyecto que tienes en mente, conversemos!
